二度目の利用でアプローチを変え、コンスタントに契約が取れるようになりました

―― 会社概要を教えてください

代表の廣澤が地元・北海道で創業して、今年で16期目になりました。インフラ整備、ホームページ制作、システム開発、歯科向け予約システムの4本柱でICTサービスをワンストップで提供しています。もともと北海道でビジネス展開した会社で、本社は札幌駅から徒歩3分ほどのところにあります。

今では東京・名古屋・福岡に事業所を持ち、ここ東京支店では、ホームページ制作の営業と歯科向け予約システムの提供を中心に行っています。東京支店では歯科向け予約システムを主力商材としていますが、近年はWeb制作にも力を入れており、比較ビズにもWeb制作案件の集客でお世話になっています。

―― 歯科向け予約システムとは、どんな代物ですか

歯科医院で一番困っていることは、無断キャンセルと言われています。

多いところだと、1日の予約のうち1割は無断キャンセルや日程の間違いということがあります。そうすると、1つの医院で保険の報酬が5,000円ほどと言われているので、例えば1日で50人~60人が来院している医院だと、報酬は1日当たり25万円~30万円となります。

そのうち1割のキャンセルだと2.5万~3万円がマイナスとなりますが、それが毎日重なっていくと大きな損失となります。

このキャンセル率を削減するために、メールやLINE、SMSで前日に「明日お気をつけてご来院ください」と予約確認連絡を送信したり、次回の定期健診を案内したりしています。定期健診のご案内などはスタッフがハガキで案内しているところもありますが、人件費がかかるため、IT化することによりミスが防げるだけでなく、人件費削減という形で医院経営に恩恵をもたらすことができます。

ちなみに当社調べですと、キャンセル率が10％→3％ほどに低下した、という結果がありました。無断キャンセルを減らすための投資として使っていただければ、とても効果的だと思います。

―― ホームページ制作はライバルが多いですが、御社の強みは何ですか

ドメインの取得から、データセンターやメールの設定などを全て行う「おまかせパック」を用意しているところですかね。「おまかせパック」では、できること・できないことが決まっているので、発注者さんとしてもどんなことをやってもらえるのかが予め分かります。

金額も決まっているため、予算も決めやすいと思いますよ。もし発注者さんが「おまかせパックでは足りない」と思う場合も、「おまかせパック」をベースにして欲しい機能・サポートをプラスαでカスタマイズできるので、様々なニーズに対応できます。

4月から比較ビズで3件成約しましたが、うち2件がこの「おまかせパック」でしたね。

また、弊社はホームページだけでなくバックエンドやインフラの設定もできるので、他の制作会社よりも対応できる範囲が広くなっています。納品して終わりという制作会社が結構多いように感じますが、そことは違い、弊社は継続的にお付き合いをさせて頂くことが多いです。

プッシュ営業からインバウンド営業へシフト

―― 比較ビズを使い始めたきっかけを教えてください

実は比較ビズの利用は2度目です。1度目は2015年で、当時はホームページ制作の案件だけでなく、インフラ整備やシステム開発の案件にも参加していました。しかし間口を広げすぎたせいか、発注者さんには何をやっている会社か伝わりにくかったようで、1年間で2件しか成約に繋がりませんでした。当時は会社としても歯科医向け予約システムに力を入れる方針だったこともあり、1年ほどで解約しています。

今年に入り、コロナ禍でホームページ制作の需要が伸びたこともあって、東京支店では本格的にホームページ制作事業を拡大することになりました。「おまかせパック」もリニューアルし、再び今年4月から比較ビズにお世話になっています。前回の反省を活かして、案件をホームページ制作のみに絞り、「おまかせパック」で発注者さんにアプローチしたところ、有難いことに好評です。

比較ビズを使い始めたきっかけですが、弊社はもともと商工会議所のチラシなどをメインに営業しておりました。ただ、どうしてもプッシュ型になってしまうので、見積もり比較サイトのような、お客様の方からお問い合わせをしてもらうインバウンド型をやってみようということになり、比較ビズに登録しました。

比較ビズ以外にも似たようなマッチングサービスはありましたが、トライアルで試す分にはとても敷居が低かったのが良かったです。他のサービスは月々の費用も高く、成功報酬もあったので、お試しで登録するには敷居が高かったですね。それに比べて比較ビズは安く始められるので、登録しました。

使っていて嬉しいのは比較ビズ側で発注者さんがどんな方なのかコメントに残している点です。例えば「気難しそう」といったような、性格もコメントしてくれています。こちらはお客様の顔が見えないので、代わりにファーストコンタクトをとってもらえるのはとても有難いです。

ライバルが多いなかで選んでもらうには関係性が大切

―― 受注に繋げる上で工夫していることはありますか

毎日10時と15時に新しい案件がアップされるので、その時間になるべく管理画面を見るようにしています。情報が更新されるタイミングでチェックし、ホームページ関係のお客様はなるべく逃さないようにしています。良いと思う発注者さんには「後ほどご連絡をさせていただきます」とまずはアプローチするようにしています。

また、案件にアプローチできる件数は限られているので、個人事業主様や風俗業種企業様の案件などは対応していません。案件を精査しながらもスピーディーに対応できるのもポイントですね。

案件の精査でいうと「おまかせパック」はドメインの取得からお手伝いするサービスなので、これから新規に事業を立ち上げるお客様にハマりやすいと思っています。また、「現在のホームページがスマホ対応していない」とか、「更新がほとんど出来てないので知恵を貸して欲しい」という会社さんにも最適なサービスです。そのため嗅覚を働かせて、できるだけそういったお客様にアプローチしていますね。

案件の一覧を見るときは「今月はあと何件残っているから、これいけそうだな」と自分の感覚で見ています。月初に多く案件に参加してしまうと「今月もつかな」と心配になったりもしますが（笑）。

しかし上限を超えてしまっても、1件につき追加料金を支払えば案件に参加できるようになるので、代表からは「参加上限を上回っても事前に言ってくれれば追加するから大丈夫」と言ってもらっています。

―― 発注者さんへのアプローチで気をつけていることはありますか

比較ビズで受注した最初の発注者さんは、定員オーバーで既に依頼先が決まっている、申込みができない案件でした。特別に追加申請をさせてもらって申込みをし「お困りのことがあればご連絡ください」とメッセージ機能を使ってやり取りしていました。すると契約予定だった会社の提案が想定していたものと違ったようで「高橋さんのところでできる？」とお話をいただき、運よくお仕事をいただきました。

売り込みを重視するのではなく、お客様の困りごとを伺いながら関係性を築いていくということが良かったのかもしれません。それはライバルが多い中で選んでいただくポイントだと思っています。

他には、あまり私が詳しくない業界の方から受注したこともあります。そのジャンルは全く分からなかったので、自分なりに勉強して簡単な資料を使ってどんなことができるかを提案しました。ただホームページ制作の提案をするのではなく、そこにプラスαの工夫をしています。

比較ビズの今後の活用法

―― 今後どのように「比較ビズ」を使っていきたいですか

東京支店の話になりますが、今後も比較ビズで受注を増やしていきたいと思っています。今は首都圏だけですが、今後は本社の札幌や名古屋、福岡といったような、弊社の拠点があるエリアでも案件を受注していきたいですね。

中小企業の集客は今後もネットが主流となってくると思うので、我々にとって今は追い風です。ホームページ制作の案件で法人のクライアントを増やしていき、インフラ設備、システム開発など他の事業でもサポートを行い、クライアント様と太く長くお付き合いさせていただきたいと思います。

取材先

株式会社ヴァンガードネットワークス 高橋 克行

東京都 千代田区神田佐久間町1-11 産報佐久間ビル５F

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