株式会社セットジャパンコーポレーション

【導入前の課題】
児童福祉施設の職員シフトは、施設長が毎月手作業で作成していました。自治体が独自に定める保育士の配置基準や、職員の休暇希望、正社員とパートのバランスなど、シフト作成には考慮すべき事項が多く、完成までに毎月2週間ほどかかっていました。

その結果、シフト作成が大きな業務負担となり、施設長が本来注力すべき業務に十分な時間を割けない状況でした。

【導入したシステムの特徴】
・必要データを入力すると1クリックでシフトが自動で出来上がるシフト自動作成システム
・保護者は登園予定をスマホからいつでもどこでも簡単に入力して登録できる
・登園予定を登録後に、スマホから登録データを確認できる(変更の場合は園へ直接連絡)
・職員の勤務条件・業務レベルをあらかじめ設定することができる
・曜日ごとで予めデフォルトの時間帯を設定できる曜日テンプレート機能(日ごとに編集も可能)
・条件と優先順位をあらかじめ設定し、満たさない場合はペナルティをつける減点方式で最もスコアが高かったシフトを導き出す
・管理者は状況に合わせて条件と優先順位設定の変更もできる
・元々シフト共有で運用していたExcelの書式でシフトデータをダウンロード可能

【導入による効果】
・施設長のシフト作成にかける時間が大幅に削減されたことで、保育業務に専念できるようになり、サービス向上へ繋がった
・保育業務だけでなく、施設運営に関する戦略立案へ時間と頭を使えるようになったことで、安心してお子様を預けていただける園、働きやすい職場づくりへ注力できるようになった
・スマホからいつでもどこでも登園予定を簡単に登録できることで、期限内に登園予定情報が集まりやすくなり、スムーズにシフト作成へ取り掛かれるようになった
・できる限りバランスのとれたシフトをシステムが自動作成することで、シフトの公平性に関する職員の満足度向上へ繋がった
・バランス良くシフトを組むことで、残業代の抑制に繋がった
・保護者のメリットとして、登録した登園予定をいつでもスマホから確認できるので、
保育園へ問い合わせる手間やストレスがなくなった

【導入の決め手（経営者様談）】
配送指示や発着時刻の管理を口頭や手書きのメモを使って行っていたため、日々のやりとりやトータルでどれだけの量を配送したかを集計する月末処理に手間と時間がかかっていた。もっと楽にできないかと困っていたところ、今回のお話をいただけた。

実非常に業務の負担となり本来の業務に専念できていなかったため、自動でシフト作成できるツールはないか探していたところ、今回の提案があった。

他にも複数社に相談したが、実現が難しいであったり、予算を大幅に上回る見積金額の提示ばかりで途方に暮れていた中、どうしたら予算内で実現できるかを積極的かつ親身になって考えて提案をしてくれたため、実現できるかもしれないと感じて依頼を決めた。

【今後の展望】
これまでシフト作成に充てていた時間を有効活用し、今後はより安心してお子様を預けていただける園、働きやすい職場としていくために、職員の教育に力を入れていきたい。

【導入作業での工夫、直面した問題とその解決】
シフト作成の精度をどれだけ高められるか、そして施設長様や保護者の方々が1か月分の予定をいかに簡単に入力できるようにするかが、大きな課題でした。

そこで、シフト作成においては条件と優先順位を設定し、条件を満たさない場合はペナルティをつける減点方式を採用。最も点数が高いシフトを導き出す仕組みを導入しました。また、条件のチューニングを重ねることで、お客様の要望にできるだけ沿ったシフトが作成できるよう工夫しました。

さらに、予定入力に関しては、日ごとに時間帯を設定できる機能を提供しましたが、日ごとに入力するのは負担が大きいため、曜日ごとに時間帯を設定できる「曜日テンプレート機能」を追加し、入力の簡略化を図りました。

今回のプロジェクトでは、効率性と使いやすさを両立させることの難しさを実感しましたが、その分お客様の満足度の高さにやりがいを感じました。今後も現場で役立つシステムを提供していきたいと思います。