日程調整ツール『調整アポ』を6か月間使ってみた

調整アポは業務の効率化に効果的

調整アポとは、法人向けの日程調整ツールです。スケジュール調整を簡略化するためのサービスは一般向けの無料ツールもありますが、ビジネス向けの調整アポでは目的に合わせて外部サービスと連携ができ、日程調整にまつわる業務の効率化がはかれます。

弊社では営業にWEB会議を取り入れるにあたって、予約を頂く際の手間やダブルブッキングを防ぐために調整アポを導入しました。

弊社の営業部に調整アポを導入し半年以上が経ちましたが、率直な感想としては導入してよかったと思います。

日程調整ツールの導入自体が初めてでしたが、操作方法がわかりやすいため導入に関してストレスに感じる部分がありませんでしたし、GoogleカレンダーやZOOMなど既に使っていたツールとの連携もスムーズで、日程調整にまつわる業務は確実に効率化できたと感じています。

一方でトラブルが生じた際に連絡が繋がりにくく、使いづらいと感じた場面もありました。料金体系もいくつかプランがあるため、利用シーンに応じてどのプランがふさわしいのか悩む人も多いでしょう。

日程調整ツール『調整アポ』

調整アポとは、RESEPTIONISTが運営をする法人向けの日程調整ツールです。

指定のURLをクライアントに送ることで、クライアントはリンクより空いている日にちを選択してアポイントの予約が取れます。スケジュール調整や当日のフォローアップがURLの送付だけで完了するため、大幅に業務効率をあげられるメリットがあります。

アポイント予約を取るまでの流れ

調整アポでクライアントにアポイントを予約してもらうまでの流れは下記です。

調整アポ内に自分のアカウントを作る

まずは調整アポ内に自分のアカウントを作ります。

googleかMicrosoftのアカウントで登録をし、業務で使っているカレンダーと連携をすることで空き時間の抽出された予約ページが発行されます。予約ページが発行されたら、マイページにて細かい設定を行いましょう。

調整アポでは、下記の内容を随時変更できます。

予約ページのタイトルや本文は、アポを予約しようとしているクライアントへの説明文です。なんのためのアポイント予約なのか、詳細が分かるように記載をすることで安心して予約をしてもらえます。

アポイント予約が入ると前後何分時間をあけるべきなのかを設定する時間枠、何曜日の何時から何時まで予約を受け付けられるのかを定める営業時間などを入力し、自分が絶対に対応できる時間だけがカレンダーに表示されるようにカスタマイズをしましょう。

会議形態がWEB会議の場合は、WEB会議ツールも設定できます。自身の使用するWEB会議ツールと連携をしておくことで、アポイントが取れると同時にWEB会議のURLが自動生成されるのです。システムからメールでクライアントに送られるため、自身で個別にWEB会議を設定する必要がありません。

自分の予約用URLをクライアントに送る

設定が終われば自分の専用URLをクライアントに送れます。URLをコピーしメール本文に貼り付けて共有をしましょう。

メール本文には、アポ予約のためのURLであることや、中に入ってカレンダーから空いてる日付を選択してほしいことなどを添えると丁寧です。

予約が入るため、当日にアポを行う。

クライアントがURLからアポイント予約を行うと、お知らせメールが設定していた自分のアドレスに届き、同時に連携しているカレンダーに予定が入ります。

メールの中に予約者の会社名・指名と予約日時が記載されており、連携しているWEB会議ツールやカレンダーからは下記の情報が確認できます。

予約が入った顧客情報は自身で管理をし、日時になったら指定の方法やアポを行う、もしくはURLから会議に入室をしましょう。

クライアントが予約を行うまでの流れ

一方で、クライアントが調整アポのリンクを受け取ってから予約を行うまでの流れは下記のとおりです。

共有されたリンクから予定を入れる

クライアントが予約を入れる際は、まずメールなどで共有をされた指定リンクを開きます。カレンダーが出てくるため、その中から都合のいい日時を選択すると、情報の入力フォームが出てきます。

情報を入力すると予約が完了でき、予約完了メールが指定のアドレスに届きます。

予約した日時にアポを行う

訪問や来社などのアポイントであれば、指定の日時に所定の方法でアポイントを行うだけです。

WEB会議の場合は、予約完了メールにWEB会議のURLが記載されているため、そこから参加ができます。いずれにしても調整アポを使えば、指定のリンクから予約をし当日に対応するだけなのでアポイント予約に必要な手間を大幅に減らせるでしょう。

連携先の多さが魅力の調整アポ

調整アポは日程調整ツールの中でも特に、下記の2点が特徴的です。

連携できる外部サービスの種類が多い

調整アポは様々な外部サービスとの連携が可能です。

連携可能な外部サービスは、下記を参考にしてください。

カレンダーとの連携が必須なため、googleWorkspace・Microsoft 365・クラウド版Garoonのいずれかのカレンダーを使う必要があります。その他現状使っているサービスがあれば、必要に応じて連携をしましょう。

WEB会議ツールやチャットツールが幅広く対応しているのも魅力的です。もし現在使っているツールが上記の中にない場合は、対応していない可能性があるため事前に問い合わせたほうがいいかもしれません。

個人用とチーム用の使い分けができる

調整アポでは、個人用のページとチーム用のページをそれぞれ持つことができます。ページごとに細かい設定ができ、予約用URLも変わるため状況に応じて使い分けがしやすいのが特徴です。

料金体系はチーム用のページ数によって変わり、個人ページは無制限に作れます。1対1の営業が主であれば、営業の人数に関わらずチームページ数は最小限のプランで契約ができるため非常に経済的でしょう。

3つのプランから選べる料金体系

調整アポは、チーム用ページの数と3つのプランとの掛け合わせにて料金が変わります。プランはスタンダード・エンタープライズ・プレミアムの3つがあるようです。

それぞれの特徴は下記をご覧ください。

最も安いプランも個人ページは無制限に作れるため、何人で利用をしても同じ金額というのは使い方によってはお得に感じられますが、スタンダートでは何か不具合が起きたときにメールでしか問い合わせができないといったデメリットもあります。心配な場合は、エンタープライズ以上のプランで契約をすると、安心して使えるでしょう。

チームページを200ページ以上作る場合は、個別に問い合わせが必要なようです。作りたいページ数で相談をすることで、対応してもらえるようなので、必要なチームページ数を想定してから、プランを選ぶことをお勧めします。

実際に弊社の法人営業部で使ってみた

弊社では、比較ビズの法人営業を行う上で現在調整アポを導入しています。

導入のきっかけはWEB会議の増加

弊社が調整アポの導入を検討した背景には、WEB会議の増加があります。

比較ビズの法人営業は電話が基本ですが、必要があれば訪問、もしくは来社をしてもらい営業を行うこともあります。リモートワークが普及する中で、他に営業方法が無いかと模索し、WEB会議を活用するようになりました。

来社や訪問はそれほど数が多くないため、日程調整の際にはメールで日時候補を送り、クライアントから返信を頂いた日時で対応するという方法を行っていました。WEB会議の普及でアポイント件数が増えるにあたり、いくつかの不具合が生じるようになりました。

上記の不具合を解消をするために、日程調整ツールを検討し始めたのが背景です。

弊社ではgoogleカレンダーで管理をし、zoom会議の予約に利用しています。資料請求を頂いた後に資料を送付する際、メールに調整アポのURLを送ることでWEB会議へと促すという使い方です。

また電話で説明している最中にわかりにくい箇所があれば、その場でWEB会議に誘い、日程調整ツールから直接クライアントの予約を取ることもあります。指定いただいた日程でカレンダーをクリックし、クライアント情報を入力することですぐにクライアントにWEB会議のリンクが入ったメールが届くため、口頭でも操作がしやすく助かっています。

調整アポの魅力はデザインのわかりやすさ

調整アポを使って感じたメリット

導入して最初に感じたメリットは、やはり日程調整業務が効率化された点です。zoomやカレンダーと連携できるため、メールで日程候補を送り、返信がきたらzoomを設定しメールでリンクを共有、カレンダーに予定を入れて管理、とそれぞれに行っていた手間がなくなりました。

調整アポではクライアントがカレンダーから予約を入れたら、同時にzoomのミーティングが作られ、リンクの共有がされます。カレンダーへも自動で予定を反映してくれるため、気が付いたら全ての作業が終わっているのは非常に助かります。

またカレンダーは即時反映のため、時差によるダブルブッキングも防げます。せっかく日程をもらったのに既に予定が入っていた、となると貴重なアポイント機会を失いかねません。

調整アポはデザインがわかりやすいため、操作に説明がほとんどいらない点も魅力的でしょう。クライアントからも操作方法がわからない等の指摘を頂いたことはありません。簡単操作で予約が取れるため、少し時間が空いたからとWEB会議を行ってくれるクライアントも増えています。

調整アポを使って感じたデメリット

調整アポは、不具合が生じた際の連絡がつながりにくかったです。今までにリマインドメールが届かなかったり、設定と異なる内容で予約が取れてしまっているという不具合がありましたが、対応には時間がかかりました。

スタンダードプランでは電話での問い合わせができないため、コストを抑えて使いたい方は注意が必要です。不具合の発生回数はそれほど多くありませんが、契約の際はトラブル時の対応を確認しておくといいでしょう。

導入した結果、契約率アップにつながった調整アポ

調整アポを利用した結果、使ってよかったと感じています。理由は下記の2点です。

クライアントにとっても、日程調整のメールを返信するのは手間がかかります。調整アポは簡単な操作で予約ができるため、WEB会議のハードルを下げてくれた印象があります。

それまで連絡のつながりにくかったクライアントが、たまたま時間が空いていたからとWEB会議の予定を入れてくれた結果、契約につながるケースも増えました。メールを打つ、電話をするといった手間が、想像以上にクライアントのネックになっていたようです。

手間の多かったWEB会議にまつわる業務負担が減ることで、空き時間ができ違う動きができるようになった点も助かっています。低価格で選択肢の多い料金体系は、状況に合わせた契約がしやすく、日程調整に悩んでいる際は検討してみる価値があると思います。

調整アポの類似サービス紹介

日程調整サービスは、調整アポ以外にもあります。今回は類似サービスの中でも下記の3つに絞り比較をしていきたいと思います。

スピア

個人プランが無料のため、フリーランスや個人事業主など1人で利用する場合はコストを抑えられます。チームプランは1人あたりで月額がかかるため、人数が多い場合は毎月の料金がいくらになるかを事前に確認しておきましょう。

カレンダーとの連携を行うことで、カレンダー上での日程候補抽出が行えます。予定を見ながら空いている時間をそれぞれ抽出できるため、予定の合間にアポイントを入れたい場合、管理がしやすいでしょう。WEB会議ツールとの連携も問題なく行えます。

タイムレックス

無料のフリープランでも、1対1の日程調整やWEB会議との連携は問題なく使えます。チームで使うのであれば、3人以上の予定を考慮して調整ができるベーシックプラン。日程調整時の設問を変えたり、設問への入力情報やWEB会議リンクを別のサービスに連携させたい場合は、プレミアムプランにする必要があるでしょう。

タイムレックス最大の特徴は、セキュリティ面がしっかりしている点です。運営会社が情報セキュリティマネジメントシステムの国際標準規格「ISO27001」の認証を取得していたり、SSL/TLSによる暗号化通信が整備されているため、安心してサービスを利用できます。

クライアントの設定画面にキャンセル機能があるため、クライアントが急用で参加できなくなった場合に事前キャンセルができます。アポイント時にクライアントが参加しないトラブルが減らせる反面、直前でのキャンセルが多発しアポイント機会が減ってしまう可能性もあるため、導入時には注意が必要です。

eeasy

eeasyは料金体系が複雑です。月の利用回数によりアカウントの月額が掛かるかどうかが変わるため、予算を出す際には注意が必要でしょう。またグループ利用はオプションのため、個人の月額+グループの月額がかかります。

多数の特許を取得しているのが最大の特徴で、会社の利用方法によっては他社サービスよりも細かいサービスが期待できます。例えば、採用面接で利用予定の場合、会社説明会や集団面接の予約にも対応ができたり、人材紹介会社であれば日程調整と同時に会議室の確保ができます。基本的な日程調整やカレンダー・WEB会議ツールとの連携だけでない、プラスαのサービスを求める企業に向いています。

まとめ

WEB会議が普及している中で、効率的にアポイントを獲得するためには日程調整ツールが必要不可欠です。調整アポはクライアントが予定を入れる際の操作がわかりやすく、感覚的に日程調整ができるのが強みでしょう。

初めての人でも簡単にアポイント予約ができるため、アポイント機会を逃さずに獲得できます。利用人数の増減による料金の変動が少ないのもポイントです。入退社の度に月額契約数が変わることがないため、一度契約をすれば継続的に同じ金額で使えます。

一方で、スピアやタイムレックスの方が無料で使える範囲が広かったり、eeasyはサービスの種類が多くあらゆる使い方に対応できるといったメリットがあります。導入を検討する際は、下記のポイントを考慮して検討しましょう。

どのサービスにも、カレンダーやWEB会議ツールとの連携はついているため、最低限のサービスでも構わない場合は、料金や画面操作のわかりやすさで選ぶことをお勧めします。

会社説明会の予約で使いたい、会議室も一緒に確保したい、セキュリティを重視したい等の希望がある場合は、利用シーンにあったサービスが備わっているかが検討基準となります。

日程調整ツールをどのように導入したいのかを明確にし、自社にとってふさわしいサービスを選びましょう。各サービスには無料トライアルがあるため、気になるサービスがあった場合はまずトライアルで試してみてください。

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