取引先に会食をセッティングしてもらった時のお礼メールの書き方

会食のお礼のメールでの注意点

会食について、そのお礼をメールで送信する際に気をつけておきたいポイントをいくつかお伝えします。

メールでのお礼は略式

伝えたいことを相手にすぐ伝えられるメールという手段は非常に便利で、今やビジネスでも欠かせないツールです。しかし、メールでお礼を伝えることは、略式のお礼の伝え方であることをしっかり認識しておく必要があります。

特に、取引先など礼儀と関係性を重んじなければならない相手に送る際は注意が必要です。メールだけでお礼として済ませてしまうと、ともすれば相手に不快感を与えることにもなりかねません。会食のお礼は自筆の手紙で送るのが正式なマナーです。メールはあくまでその略式と覚えておきましょう。

では、メールは送らずに手紙だけでよいのではないかと思ってしまいそうですが、そう考えるのも早計です。メールはすぐに伝えたいことを相手に伝えられるというその性質上、お礼を述べたい時にその気持ちをすかさず相手に伝えることができます。

ですので、まずメールでお礼を述べ、その後、改めてお礼状を送るのがマナーとしてふさわしいのではないでしょうか。

お礼メールは必ず送る

会食をセッティングしてもらったら、必ずお礼メールを送りましょう。時には、メールどころか手紙も送らないという人もいますが、それは相手に対して非常に失礼です。

相手はこちらをもてなそうと会食をセッティングしてくれたわけですから、それに対して何の反応もないということは、相手に「何かミスしたのではないか」と余計な気遣いをさせてしまうことにもなりかねません。

繰り返しになりますが、会食をセッティングしてもらった場合は、まずメールを差し上げ、後日改めてお礼状を送るとよいでしょう。

メールは可能な限り早く送る

お礼のメールは、会食の後、可能な限り早い段階で送るべきです。可能であれば、会食が終わり、相手と別れたその帰路に送りましょう。それが無理だとしても、遅くとも翌日までには送信するべきです。相手が翌日出勤してきてメールを確認した時に、すでにあなたからのお礼メールが届いているというのが理想でしょう。

スマホからのメールの際は一言添える

お礼メールはパソコンからきっちりした書式で送るべきですが、会食の帰りなど、とりあえずお礼を伝えたい場合は、スマホから送信する場合もあるでしょう。そのような場合、パソコンのメールと違って文章が短くなる傾向にあります。もちろん文章が短くても、真心がこもっていればメールを受け取る相手には伝わるはずです。

ただし、スマホから送る場合は、それを断る文句を添えておくのが礼儀です。「簡単ではありますが、メールにてお礼を差し上げます」のような一言を末尾につけておくとよいでしょう。

お礼メールの内容

では、具体的にどのようなお礼の内容のメールを送ればよいのでしょうか。

会場となったお店や出された料理を褒める

お礼メールには、時候の挨拶などかしこまった文言は必要ありません。感謝していることを伝えるのが目的ですので、何について感謝しているのか、そのポイントを簡潔にまとめるとよいでしょう。

会食の場合は、その会場となったお店の雰囲気や出された料理の味などについてが適切です。相手が招待して良かったと思えるような感想にまとめることを意識しましょう。

感情が伝わる表現を使う

具体的には、こちらの感情が伝わる表現を使うことです。会食のお礼メールとはいえ、ビジネスメールということでつい形式的な表現になりがちですが、それでは相手に冷たい印象を与えてしまいかねません。

場合によっては、ネットにあるテンプレートをコピペして送っているだけとも捉えられかねないので、あまり形式的な文面にはしないように注意してください。お礼メールで好印象を与えるには、こちらの感情が伝わる表現を使うことがポイントです。

• 「楽しくて飲み過ぎてしまったかもしれません。」
• 「相談に乗っていただいて嬉しかったです。」
• 「とてもよい雰囲気のお店で、プライベートでも利用させていただきたいと思いました。」

などのような、自分の個人的な感情が伝わるような表現を意識してみましょう。少々カジュアルになることもありますが、それでも大丈夫です。最後にお礼の言葉でしっかり締めくくるなら、カジュアルでも全体的に好印象を与えるお礼メールになります。

ご馳走になった時は別途そのお礼も伝える

相手に会食をセッティングしてもらった場合、相手にすべてご馳走になるというケースも少なくはないでしょう。その場合は、「ご馳走になってありがたかった」という点も強調しておきます。

「ありがとうございました」の言葉の前に、「すっかりごちそういただきまして」などと加えるとよいでしょう。

具体的な例文としては「ご馳走になってしまい、恐縮です。とても楽しい時間と美味しいお料理の数々をどうもありがとうございました。」などがあります。

お店について褒めることも忘れない

相手にお店を選んでもらった場合は、そのことについてもお礼メールで触れるべきです。実際にやってみればわかりますが、会食の場にふさわしいお店を選ぶことはそう簡単なことではありません。

お店の雰囲気、食事の内容はもちろん、予算にも適う場所である必要があります。お店を選んだ側としては、「この店で満足してもらえるかな」と不安な気持ちは常にあるものです。

お礼メールでは、その不安を解消するような、「とても素敵なお店でした」「プライベートでも今度利用させて頂きたいと思います」など、褒める言葉を盛り込んでおくとよいでしょう。

次の機会につながる言葉を添える

ビジネスでの会食は、単に食事をともにするだけでなく、今後の関係をより良くするために開催されるものでしょう。

そうであれば、単にご馳走になったとお礼を述べるだけでなく、次の機会に繋がるような言葉を添えて、お互いの関係性がさらに良くなることを予感させるようなメールにするとベストです。

つまり、締めの言葉として、「今度はこちらがお返しできるような機会をいただけると嬉しいです」「ご一緒にまた食事をさせていただけると幸いです」のような文章を締めの文句として使うとよいでしょう。

まとめ

会食をセッティングしてもらったら、そのお礼をメールで述べるのはビジネスでの最低限のマナーです。単なる形式的なメールではなく、こちらの感情が伝わるような気持ちを込めた内容になるように注意しましょう。

待っているだけで仕事が獲得できる「比較ビズ」とは

最後に「比較ビズ」の告知をさせて頂きます。

• 忙しくて新規開拓できない
• 営業せずに案件を増やしたい
• 月額数万で集客できるツールが欲しい

比較ビズはこんな悩みを抱えた経営者・営業マンにピッタリなサービスです。 多種多様な業界でお仕事の発注・見積依頼が日々大量に行われているので、比較ビズに掲載するだけで、 新規開拓をすることができます。

まずは下記のボタンより、お気軽に資料のご請求を頂ければと思います。しつこい営業等は一切ございません。