ZOOMアプリを用いたオンライン会議や研修

ZOOMアプリの使い方

ZOOMは、ビデオ会議システムアプリとしては最もポピュラーなアプリと言えます。インターネット接続を利用して、パソコンやスマートホンを用い、参加者はお互いの顔を見ながらビデオ会議を行うことができます。

このアプリの特徴は通信量が比較的軽いことです。また、使い方などの情報が多くネットに載っているため、参加者だけでなく、主催者も簡単に使用方法を学ぶことができます。

セキュリティ面においても安心できるアプリです。参加するためには認証のためのシステムが備えられていますし、アプリの改良によってセキュリティが大きく向上しています。もちろん、ZOOM以外にもビデオ会議システムはいくつかありますが、ZOOMは非常に使いやすいアプリでしょう。

ZOOMアプリのメリットとデメリット

ZOOMはとても便利で使いやすいビデオ会議システムアプリですが、メリットとデメリットにはどのようなものがあるでしょうか。

メリット

機能が充実している

ZOOMアプリのメリットの一つは、機能が充実していることです。例えば、大人数でも会議を行うことができるように設計されています。会議形式も主催者が一方的に話すだけでなく、参加者も発言したり手を挙げたりとのアクションを起こすことが簡単にできるようになっています。

画面共有の機能があるため、参加者全員で同じ資料を画面上で共有したり、動画などを一緒に見たりできます。

挙手機能があるため、画面上で手を挙げなくても、発言したいときにそのことをスムーズに伝えることが可能です。投票機能もあるため、多数決やアンケートの実施においても簡単に行うことができます。

使いやすい

オンラインで会議や研修を行うためには参加者側にもビデオ会議システムの使い方を周知してもらうことが必要ですが、操作が比較的簡単なのもZOOMアプリのメリットです。ネットに使用方法もたくさん出ているため検索もしやすいです。

また、外部接続できるカメラやマイクを利用することで、画像や音声の品質も向上させることができます。

ブレイクアウトセッション

ZOOMにはブレイクアウトセッションという機能があります。これは参加者を少人数ごとに振り分けて、それぞれ個別のルームで会議を行うことができるというシステムです。

ブレイクアウトセッションを上手に活用することで、大人数の会議や研修であっても個人個人に注意を向けることが簡単にできます。

例えば、ブレイクアウトセッションで少人数のグループごとに振り分けて研修で学んだことを練習してみる場を作ったり、少人数のグループごとのアイディアをディスカッションしてから後に発表してもらったりと、様々な用途で活用することができます。

ZOOMアプリのメリットは、使いやすいことと、参加者同士のコミュニケーションが取りやすいことです。オンラインでの会議や研修は主催者側が一方的に発信して、それを参加者が視聴するという形になりがちですが、ZOOMでは参加者が発言したり、参加者同士でコミュニケーションを取ったりすることが簡単に行えます。

デメリット

無料プランでは限界がある

ZOOMアプリの無料プランにはいくつかの制限があります。

一つ目の制限は使用時間の制限です。一対一でZOOMを使用する場合にはこの制限はありませんが、3端末以上でZOOMを使用すると、40分間の時間制限が発生します。

会議や研修で利用する場合は最低でも3端末以上の参加になると思われるため、主催者は有料のアカウントを購入しなければ大変不便になってしまいます。

人数制限

ZOOMの無料プランには人数の制限もあります。そのため、大きな規模で行われる会議についても無料プランだと限界があるでしょう。

ZOOMそのもので連絡を取りあえない

ZOOMでは、参加者がログインした後であればオンラインの会議室で自由にコミュニケーションを取ることができますが、ログインの前にZOOMアプリで連絡を取り合うことができません。

そのため、ZOOMにログインするためのID情報や主催者側の準備などに際しては、メールやLINEなどの別のアプリを用いて連絡を取らなければなりません。実際の会議と同じように、事前に会議の日時をしっかりと周知しておくことが大切です。

ZOOMアプリのデメリットは、無料のプランでは時間制限や人数制限があるため、ほとんどの場合において主催者側が有料プランを購入しなければならないことです。また、会議以外での連絡をスムーズに行うためには、別のツールを利用して、事前にきちんと準備をしておくことも求められます。

ZOOMを使う際に他にも気をつけたいこと

ZOOMを有効に使いこなすために、以下のことに気をつけましょう。

参加者が画面に写ることについて考える

ZOOMでは、画面のオン・オフを自分で行うことができます。そのため、ビデオをオンにして参加していないと、参加者の状態を確認することが難しくなります。主催者が一生懸命話していても、参加者のリアクションが見えないと進行が難しくなります。そうすると、会議全体のモチベーションは下がり、クオリティも下がってしまうでしょう。

そのようなことを避けるために、会議中は原則として、画面をオンの状態にしておくことが望ましいです。しかし、会議が始まっていきなりそのことを要求しても難しいため、事前に伝えておくことが大切です。

ZOOMを使用する場所が自宅などの場合に、プライベートが守られることも念頭におかなければなりません。画面をオンにすることを強要するとモラハラやパワハラになりかねないため、注意が必要です。

事前に良い準備をする

これはオンライン会議に限りませんが、良い準備をしておくことは大切です。特に会議経験は豊富なものの、オンライン会議経験がほとんどない人はしっかりと準備するようにしましょう。タイムラグやフリーズした時の対策など、オンライン特有の問題などに通じておくことは大切です。

まとめ

オンライン会議や研修が多く行われるようになっている現在、ZOOMなどのビデオ会議システムを利用することに精通しておくことは重要です。

メリットだけでなくデメリットもよく理解しておくことで、効果的に活用することができるでしょう。コロナウイルス感染症対策で始めたオンライン会議かもしれませんが、この機会に新たな分野でのノウハウを身につけておくことは今後も役に立つかもしれません。

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