「下記の通り」は使うタイミングでルールが変わることを覚えておこう！

「下記の通り」が持つ意味とは

「下記の通り」という表現は、「【記】という見出しの下部に記載されている通り」という意味があります。ですから、続く文章の中で必ず「記」という見出しがなければなりません。この見出しがない場合、「下記の通り」という表現を用いるのは不適切です。

「下記の通り」と「下記のとおり」のどちらが正しいのか

文化庁の規定によれば、常用漢字として用いる場合には「下記の通り」ではなく、平仮名を用いた「下記のとおり」という書き方が適切であるとされています。とはいえ、これは国や自治体などが作成する各種文書に関して主に適用されるルールです。

ビジネスシーンにおいてこの表記ルールは厳密に適用されてはいません。実際、どちらの表記方法を採用したとしても誤りとはみなされないため、多くのビジネス文書やメールでは、漢字表記による「下記の通り」という表現が採用されています。

「下記の通り」と「以下の通り」では何が違うのか

「下記の通り」という表現を使う場合は、先述の通り「記」という見出しの存在がカギとなります。一方、「以下の通り」という表現では、「これ以降に記載する内容の通り」という意味になるため、特定の見出しを付ける必要がありません。

「以下の通り」を用いる場合、重要なポイントは箇条書きでまとめられており、記述する情報や行数はそれほど多くなることはありません。一般的には書類一枚で収まる時に用いられます。

一方、「以下の通り」という表現は、続く説明文が非常に多く書類数枚に渡っているというケースに用いられます。ですから、読み手はこの表現を見ることで「文章はかなり長い」とすぐに推測できるわけです。

ビジネス文書で使用する時のルール

ビジネス文書で「下記の通り」という表現を使用する場合、それがクライアントや取引先など社外宛てに作成されるものか、それとも社内向けの文書なのかによってルールが変化するということを覚えておきましょう。

社外宛て文書の場合

社外宛ての文書では、冒頭から通知したい内容へ直接言及することはマナー違反とみなされます。ですから、件名の後には必ず「拝啓」や「謹啓」などの頭語と時候の挨拶で文章をスタートさせるように心がけましょう。「拝啓」と書いた場合には「敬具」、「謹啓」で始めた場合には「謹白」という結語で文章を閉じることが必要です。

頭語と時候の挨拶に加えて、「平素は格別のご高配を賜り、心より御礼申し上げます」といった感謝を伝える表現を記載するのもマナーです。

「下記の通り」という表現を記載したなら、その文章に続いて「記」という見出しを書く必要があります。この見出しは中央寄せとするのがルールです。

見出しに続いて通知したい内容をすべて書き終わったなら、一行開けてから右寄せで「以上」という表現を必ず入れましょう。「記」と「以上」は常にセットとなります。

文書の末尾には右寄せで担当者名と連絡先を記載しておきます。これにより、取引先の担当者が文書の内容に関して問い合わせをしたい時、どこへ連絡したらよいのかすぐに分かるはずです。

社内宛て文書の場合

社内宛ての文書を作る際にも「記」と「以上」の組み合わせは常に必要です。ただし、頭語や時候の挨拶、感謝の言葉などは不要という点を銘記しておきましょう。また、「以上」の後に連絡先として電話番号などを記載する必要も基本的にありません。

文書が横書きの場合

宛先が社内か社外かに関わりなく、作成する文書が横書きの際には「下記の通り」の代わりに「左記の通り」という書き方をする必要があります。文書の向きが変わったとしても「記」と「以上」の組み合わせは必ず必要となることを覚えておきましょう。

メールで使用する時のルール

クライアントや取引先へ送るビジネスメールにおいても「下記の通り」という表現を使用することができます。ただし、ビジネス文書の場合とはややルールが異なり、社外向けに作成する場合であっても幾つかのポイントを省略することが可能となります。

社外宛てメールの場合

メールの場合、「拝啓」や「謹啓」などの頭語や時候の挨拶は基本的に不要です。ただし、感謝の言葉は省略せず、簡潔に記載するようにしましょう。「いつも大変お世話になっております」「先日来お世話になっております」といった表現が一般的です。

文書を作成する場合と同様に、「以下の通り」に続いて「記」と「以上」の組み合わせを使用することは可能です。ただ、一般的には「記」の見出しを使用せず、重要なポイントを仕切り線で区切って見やすくするというケースが多くなっています。

また、右寄せで「以上」という書き方をするのではなく、左寄せで「以上、ご検討のほどよろしくお願いします」という文章でまとめるのがより一般的です。仕切り線を使う場合には、「以上」という表現そのものを割愛することも珍しくありません。

社内宛てメールの場合

メールの宛先が同じ社内の場合、頭語や事項に挨拶に加えて、感謝の言葉なども一切不要です。「お疲れ様です」という簡潔な導入の言葉でスタートして問題ないでしょう。上長から同じ部署の各社員へ通達を行う場合には、直接本題に入るケースも見られます。

社内宛ての場合には、「下記の通り」という表現に続いて、仕切り線で重要な事項を箇条書きにして伝えるというのが一般的なスタイルです。文末には連絡先として担当者の名前と内線番号を記載しておきましょう。これらの情報は右寄せにする必要はありません。

まとめ

「下記の通り」という表現は、さまざまなビジネスシーンにおいて日時や連絡先の情報を箇条書きで伝える際に用いられています。ただし、ビジネス文書とメールでは、「記」や「以上」といった表現の有無に関して明確な違いがありますから注意が必要です。

「下記の通り」とよく似た表現として、「左記の通り」や「以下の通り」といった表現もあります。それぞれの特徴や使用すべきシーンを正しく理解しておくことで、作成するビジネス文書やメールの書式をいつもルールに則ったものとすることができるでしょう。

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