「ご担当者様」という表現はいつ使う？二重敬語にならないよう注意しよう

「ご担当者様」という表現の基本的な使い方

「ご担当者様」もしくは「御担当者様」という表現は、メールの宛先が分かっているものの、実際に受け取る担当者の名前が分からない時に用いられます。「ご担当様」という表現を使うケースも稀にあるものの、より一般的とされているのは「ご担当者様」です。

名前の読みは知っているものの、漢字の表記がはっきりと分からないという時にも「ご担当者様」という宛名が用いられます。漢字の間違いはビジネスシーンにおいて大変失礼なことですから、無理せず「ご担当者様」という宛名を利用しましょう。

ただし、先方の担当者と名刺交換をしたことがあるものの、名刺を紛失してしまい漢字の表記が分からないというケースでは、「ご担当者様」という宛名でメールを送るのは大変な失礼に当たります。

また、正確な名字が分からないため、「サトウ様」というように相手の名前をカタカナで表記してメールを送信するケースも見られるものの、これもビジネスマナーとしては決してふさわしいことではありません。

こうしたケースでは、先方へ電話をして、名刺を紛失してしまったことに関するお詫びを伝える必要があります。その後、漢字の正しい表記について教えていただくようにしましょう。

社外向けのメールで「ご担当者様」を活用しよう

クライアントや取引先の担当者と連絡を取る必要があるものの、まだ直接挨拶をしたことがないというケースでは、「ご担当者様」という表現が重宝します。ただし、メールの宛先によって表現が変化することを覚えておきましょう。

また、担当者の名前を記載するか否かに関わりなく、宛先では必ず相手の企業名を記載することが必要です。この場合、「株式会社」や「有限会社」などを略号で表記するのはマナー違反となります。

1人の担当者へ宛てたメール

先方の担当者が1人の場合、会社名に続いて「総務部　ご担当者様」というように、必ず部署名と合わせて記載しましょう。部署名を記載していないと、社内で誰が確認すべきメールなのか分からず対応が遅れてしまう可能性があります。

特定の部署に宛てたメール

メールの宛先が個人ではなく取引先の部署名であり、直接の案件担当者が複数いる場合には「ご担当者様」ではなく、「ご担当者各位」という表現を用いるのが適切です。「総務部　ご担当者各位」もしくは「総務部　ご担当各位」と記載しましょう。

「各位」という表現は敬語の1つで、「皆様方」という意味が込められています。そのため、「ご担当者 様各位」と書いてしまうと、「様」を続けて2回使っていることになり、二重敬語としてマナー違反になるので注 意しておきましょう。

メールを送る部署名は分かっているものの、担当者について詳細を知らないというケースでは、「ご担当者様」の代わりに「御中」を用いるのも良いでしょう。会社名に続いて「総務部御中」や「営業部御中」という宛名を書きます。

「御中」は個人ではなく団体へ向けてメールや手紙を送るときに用いられる表現で、「様」とほぼ同義です。ですから、「ご担当者様御中」という表現は二重敬語となってしまうため不適切であるという点を念頭に置いておきましょう。

社内向けのメールでも「ご担当者様」は活用可能

社内の異なる部署で働く人へメールを送る場合にも「ご担当者様」という表現を活用することができます。ただし、すでに面識がある人や役職に就いている人へ送る際には、確認作業を行ってきちんと名前を記載する方がより望ましいでしょう。

1人の担当者へ宛てたメール

メールを受け取る担当者が1人と分かっている場合には、部署名と合わせて宛名を記載しましょう。「総務部　ご担当者様」という書き方で大丈夫です。ただし、同じ社内宛てのメールですから、部署名の前に会社名を記載する必要はありません。

複数の担当者や特定の部署へ宛てたメール

個人宛てではなく特定の部署で勤務している複数の人へ向けてメールを送りたいという時には、社外向けメールの場合と同様に「各位」という表現を用います。「総務部　担当各位」というように、部署名と合わせて書くのがビジネスマナーです。

その他に、「総務部各位」や「総務部の皆様」と記載しても基本的には問題ありません。ただし、会社によっては社内メールに関して書き方が統一されていることがありますから、他の部署から届いたメールをチェックして、その書式に倣うようにしましょう。

メール以外の場面でも活用しよう

「ご担当者様」という表現は、メールやファックスなど、文面でメッセージを送るときにだけ用いられるわけではありません。それ以外にも様々なビジネスシーンで活用することが可能です。

電話で問い合わせをする場合

クライアントや取引先へ電話で連絡をする必要があるものの、担当者の名前が分からない時には「ご担当者様」という表現を用います。「ご担当者様にお取次ぎいただけますか」「ご担当者様はお手すきでしょうか」といった話し方が適切でしょう。

取引先を訪問する場合

取引先企業を訪問したものの、先方の担当者とはまだ面識がないという時には「ご担当者様」という呼称を有効に活用しましょう。「ご担当者様からご連絡を頂き伺いました」といった表現が大変便利です。

ただし、大きな企業を訪問する場合、「ご担当者様をお願いいたします」と受付で伝えたとしても、該当する部署や適切な担当者がすぐに分からないため、スムーズに取次ができないということが起こり得ます。

こうした不要なトラブルを避けるためには、訪問のアポイントメントを取る際に、担当者のフルネームと所属している部署名を確認しておくのが無難でしょう。

まとめ

「ご担当者様」という表現は、クライアントや取引先の担当者名が不明、もしくは漢字の表記が分からない時に用いられます。企業名や部署名と合わせて記載する際には、二重敬語を避けるため「御中」や「各位」などの表現は使わないよう注意しましょう。

同じ企業内で働く人にメールを送る際にも、担当者の名前がはっきりとしない場合には「ご担当者様」という表現を用いて構いません。ただし、複数の担当者がいる場合には「ご担当者様」ではなく「担当各位」という表現を用いるのが望ましいでしょう。

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