ビジネスメールで催促する際に注意すべきポイントを知ろう！

メールを送信する前にチェックすべきこと

約束の期日になっても返事が来なかったり、注文していたものが届かなかったりすると気持ちが焦ってしまうものでしょう。とはいえ、しっかりと確認をせず慌てて催促のメールを作成したために失敗をしてしまったというケースは少なくありません。

メールボックスのチェックをしよう

メールの返信が来ないために催促が必要と感じる場合には、送信をする前に必ずメールの受信ボックスを確認しましょう。メールが届いているのに催促のメールを送ってしまうと、先方へ与える印象は非常に悪くなってしまい、フォローも難しくなります。

自分の送信済ボックスもしくは送信履歴をチェックすることも大切です。すでにメールを送ったつもりでいたものの、実際には送信が完了していなかったり、送信エラーで先方へ届いていなかったりというケースは意外と多いことを覚えておきましょう。

配送状況の確認をしよう

取引先へ発注した商品やアイテムが届かない場合、担当者へ催促のメールを送る前に配送状況を確認するのが賢明です。先方はこちらの注文を受けてすぐに発送したものの、運送会社のトラブルで届いていないということがしばしば起こるので注意しておきましょう。

メールを送る時のポイント

催促のメールが必要と判断される場合、問い合わせる内容によって文面の構成や使用する言い回しは少しずつ異なるということを覚えておきましょう。メールを送る目的は相手に非があることを認めさせることではなく、手続きを円滑に進めることにあります。

入金が確認できていない場合

クライアントや顧客からの入金や振り込みが期日までに確認できない場合、リマインドのメールを送るのは適切なことです。ただし、タイミングが入れ違いにならないよう、該当する口座の情報を直前までしっかりと確認しておきましょう。

お金に関するトラブルはいったん起こってしまうと尾を引きやすいですから、事前のチェックを徹底することに加えて、メールで使用する表現なども高圧的と感じさせるものにならないよう注意する必要があるでしょう。

未入金に関する事案はほとんどの場合、あえて支払いを避けていたわけではなく、仕事が忙しくて振り込みを忘れていたというのが原因です。この点を銘記しておくと、率直ながら親切な文章を作ることができるでしょう。

督促のメールで含めるべきポイントとしては「請求書を送付した日付」「支払いの期日」および「入金が確認できていない」という点です。入金に関して最終確認した日付と時刻を記載しておくことで、こちらが適宜確認を行っているという点が伝わるでしょう。

相手に促したいアクションは明確であるとはいえ、「早く振り込んでください」と書くのはマナー違反です。むしろ、「現在の状況についてお知らせいただけますでしょうか」という表現を用いることで、相手にさりげなく行動を促すことができるでしょう。

注文した物品が届かない場合

企業間の取引において、依頼したアイテムが届かないというのは会社の信用にかかわる大きな問題です。ですから、会社内の受け取りを担当する部署及び配送会社へ確認をして何も確認ができない場合には速やかに先方へ連絡を行いましょう。

催促のメールに含めるべきポイントは「依頼したものが未着であること」「現状の確認」および「新しい送付期日の設定」の3つです。注文したアイテム数が多く、種類も多岐に渡る場合には、先回のメールで送付した注文書の写しを添付すると良いでしょう。

注文した物品が届かないことで社内のプロジェクトが滞ってしまっている場合には、本文の中でその点にさりげなく触れても問題ありません。こうした記述により、緊急事態が発生していることを先方の担当者が理解できるようになることでしょう。

ストップしてしまったプロジェクトに他の企業やクライアントが関係している場合には、現在部品やアイテムの発注先へ確認を依頼していることを説明しつつお詫びの連絡をしておく必要も生じます。これを怠ると、信頼関係が損なわれてしまうので注意しましょう。

メールの返信が確認できない場合

ビジネスの基本的なマナーとして、休日や祝日を挟まない限り、受信してから丸1日以内に返信を送ることが求められています。ですから、24時間が経過しても返信が届かない場合には、催促の連絡をしてもマナー違反とみなされる心配はありません。

ただし、それほど緊急度の高い内容でなかったり、問い合わせの内容が複雑で返信を作成するまでにある程度時間を要することが予想されていたりする場合には、2日ないし3日程度待ってからメールの到着を確認しても良いでしょう。

サーバーのエラーなどによりメールそのものが先方に届いていない可能性もあります。ですから、催促のメールを送る際には1通目のメールと同じ内容で、タイトルに「再送」と付け加えてから送ると良いでしょう。

催促のメールに含めるべきポイントは「メールの返信が未着であること」と「新しい期日の設定」の2つです。「不明な点があればお問い合わせください」という一文を添えることで、相手に対する気遣いを伝えることができるでしょう。

催促メールの末尾に記載する表現が大切

ビジネスマナーとして、こちらに一切非がない場合でも、丁寧な表現を選び、相手に対する感謝を述べることは重要です。ですから、催促する内容に関わらず、メールの最後は「よろしくお願いいたします」という表現を用いましょう。

また、「ご多忙中と存じますが」「何かの手違いかとも存じますが」「誠に恐れ入りますが」といった表現でメールを締めくくることにより、一方的に責められているという印象を与えないことも大切です。

まとめ

見積もりの回答や入金などに関して期日が守られない時、催促のメールを送るというアクションは決してマナー違反ではありません。とはいえ、相手の立場になって考えるなら、より適切な表現を選んで行動を促すためのメールを作ることができるでしょう。

「なぜ期日を守らなかったのですか」「大変迷惑しています」といった感情的な表現は避けるのが賢明です。むしろ、「催促のメールは先方の状況を確認するためのツールである」ということを踏まえて、現状と相手に期待していることを冷静に伝えましょう。

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