ビジネスでアポイントのメールを送りたい！覚えておきたいマナーはこれ

初めて訪問する相手へのアポイント

「飛び込み営業」というスタイルで、アポイントを取らずに企業を訪問して商品やサービスの紹介をする人もいます。とはいえ、基本的には初めて訪問する企業であっても事前にメールでアポイントを取っておくのがビジネスにおけるマナーです。

件名で用件が伝わるように工夫しよう

まったく面識がない相手へアポイントのメールを送る際には、件名を見るだけで意図が伝わるように配慮します。「はじめまして」や「初めてメールさせていただきます」というタイトルを付けると、そのまま削除される可能性もあるので気を付けましょう。

件名の初めには「ご挨拶のお願い」あるいは「ご面会のお願い」といった表現を付けましょう。続いて、自社名および自分の名前を記載します。これにより、受け取った担当者は取引のない会社からアポイントの依頼が届いたとすぐに推測できるはずです。

情報を正確に記載することも大切

初めてアポイントを取るためにメールをする場合、送り先に関して記載する情報が正確であることは非常に大切です。会社名や部署名、担当者の氏名と肩書が正しいかどうか、送信ボタンを押す前に改めて確認しておきましょう。送信先の担当者名が分からない場合には「御担当者様」という表記で問題ありません。

本文の出だしは「初めてご連絡差し上げます」もしくは「初めてご連絡致します」という表現が適切でしょう。「突然のご連絡、失礼いたします」という書き出しでも問題ありません。一方、これまでまったく面識がない相手に対して「いつもお世話になっております」という表現はふさわしくないということを念頭に置いておきましょう。

個人情報保護の徹底が叫ばれる昨今において、メールを受け取る側としては、どのようにして個人の連絡先情報を入手したのか気になるところでしょう。そのため、序論の部分でどこの会社の誰からこの連絡先をもらったのかを簡潔に記載しておくのがマナーです。

面談をすることによるメリットを明示しよう

渉外担当者の元にはアポイントを希望するメールが毎日大量に届きます。それら数ある候補の中から面談の対象として選んでもらうためには、「自社と面談をすることにはこんなメリットがある」という点をメールの文中で際立たせなければなりません。

自社の商品やサービスを導入することでどんなシナジー効果が期待できるのか、短い文で効果的に表現できるよう文章を考えておきましょう。

具体的な訪問の日付を提示するのがポイント

基本的にすべてのビジネスパーソンは非常に忙しく働いています。そのため、アポイントを取る際に「いつでも御都合の良い日時をお教えください」「日時をご指定頂ければすぐにお伺いいたします」という表現はあまり適切とは言えません。

むしろ、3つないし4つの具体的な日時を提案して、相手に選んでもらうというのがビジネスマナーとなっています。続く文章で「これらの日程以外でも、喜んで調整をさせていただきます」と記載しておくことも忘れないようにしましょう。

面談に要する時間を書くことも大切なポイントです。顔見せを目的として挨拶をするだけであれば15分程度、カタログなどの紹介まで予定しているのであれば30分程度と記載しておきましょう。面談の当日にこの約束した時間を厳守することも重要です。

回答を希望する旨も合わせて伝えよう

アポイントの候補となる日付を決めたら、回答が欲しいという点も合わせて伝えましょう。「ご連絡をいただけますよう」という表現を書いていないと、先方の担当者は緊急度が低いと判断して後回しにしてしまうため、多くの場合回答が届くことはありません。

時候の挨拶と気遣いの言葉で締めくくる

メールの最後に時候の挨拶を含めたり、相手を気遣うような表現をプラスしたりすることで、他の営業メールとは異なるという点をアピールできるでしょう。

例えば、「暮れも押し詰まり、ご多忙中恐れ入りますが」「寒冷の候、お風邪など召しませぬよう」といった表現を用いることで、メールの印象や響きはフォーマルながらねぎらいを感じさせるものとなりますから、ぜひバリエーションを増やして活用しましょう。

すでに面識のある担当者へのアポイント

取引先の担当者ですでに親しい関係を築いている相手を訪問する場合にも、ビジネスマナーとして事前にメールを送りアポイントを取っておく必要があります。

訪問の目的を明確に伝えよう

アポイントのメールには、訪問の目的をはっきりと記載しておきましょう。「新年度の挨拶をしたい」「参考資料を届けたい」「納品の打ち合わせをしたい」といった点を明記しておくことで、相手も必要な準備をしやすくなるはずです。

回答の期限は指定しても大丈夫

訪問する日付の候補を提案してその回答を依頼する場合、すでにある程度の信頼関係ができているのであれば、具体的な回答の期限を設定しても問題ありません。ただし、「2日後」や「1週間後」ではなく、具体的な日付を記載するのがポイントです。

日程が確定したら必ず確認メールを送ること

アポイントを取るためのメールを送信して、先方の担当者から回答が届いたなら、日程を確定するために必ず再確認のメールを送りましょう。

訪問の詳細に関しては箇条書きで良い

回答に関する感謝の言葉を述べた後には、「訪問日時」「訪問場所」「訪問者」「目的」の4項目を記載します。これらの情報に関しては、箇条書きで構いません。

まとめ

多くの営業担当者にとって、アポイントメールはビジネスチャンスを手にするための重要なツールです。厳しい競合の中で契約を勝ち取っていくためには、初めて送るメールの段階からビジネスマナーにしっかりと根差した文面になっていなければなりません。

メールの内容は簡潔で読みやすく分かりやすいものにしましょう。同時に、相手の関心を引くような表現を織り込み、面談に向けて期待が高まるようなクオリティにすることも大切です。 こうした細かな努力を積み重ねられる人が新たな契約を手にできるということを忘れないようにしましょう。

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