ビジネスシーンにおいて初めてメールを送る際には何を念頭に置くべき？

開封してもらうためには簡潔さを意識するのがポイント

ビジネスにおいてメールは非常に便利かつ重要なツールです。人によっては毎日数百件のメールをチェックしなければなりません。そのため、多くのビジネスパーソンはすべてのメールをじっくりチェックすることはほぼなく、ある程度取捨選択をしています。

そのため、初めて送ったメールを開封して内容を精査してもらうためには、ビジネスマナーに沿って簡潔に作成されていることが不可欠です。

件名は一見して内容が分かるように工夫しよう

多くのビジネスパーソンは、見覚えのないアドレスから届いたメールを開封するか否かを判断するうえで件名を重要視しています。タイトルを見て送り主が分からない場合には、スパムメールと判断して開封せず破棄する人もいることを覚えておきましょう。

例えば、件名に「初めまして」や「ご挨拶差し上げます」といった短文のみを記載するのはふさわしくありません。マナーとして、件名には「目的」と「送信者」の2つを必ず記載しましょう。目的の部分には「見積もりご送付のお願い」や「ご挨拶のお願い」、「新任のご挨拶」などが該当します。それに続いて送信者の会社名および氏名を記入すれば完了です。

序文は正確な情報の記載がカギとなる

メールの序文ですぐにこちらの要件を書くことはまずありません。最初は先方の会社名および担当者の名前を書く必要があります。可能であれば担当者名はフルネームで書いておきましょう。担当者名が分からないなら「御担当者様」としておけば問題ありません。

書き出しの文章で「初めまして」という表現を使うのはビジネスシーンに適さないので避けるのが賢明です。むしろ、「突然のメール、失礼いたします」あるいは「突然のご連絡失礼致します」といった表現を用いるのがふさわしいでしょう。

メールの宛先が取引先の経営者など目上の存在であるなら、「突然メールを差し上げるご無礼をお許しください」というように、かなりへりくだった表現を用いても構いません。

自己紹介と合わせてメールを送った理由をしっかり説明しよう

初めてのメールでは、序論の部分で自己紹介を丁寧に行いましょう。会社名に加えて、所属している部署および氏名を同じ文章内で書きます。所属部署と合わせて主に担当している業務を書き添えるのも良いでしょう。続いて、メールを送った経緯を分かりやすくまとめて書きます。

営業のアポイントを取りたい場合

営業担当者として会社の訪問のアポイントを取りたい場合は、自社の製品やサービスを紹介する機会を頂きたいとはっきり述べましょう。その際に、自社の製品がどれほど評価されているのかをさり気なく含めておきます。

メールの宛先を他社の担当者からもらった場合には、そのこともきちんと書き添えておきましょう。これにより、「どこからアドレスを入手したのか」という読み手の不安を払しょくすると同時に、他の企業との繋がりもアピールすることができます。

アポイントの日時に関しては、3つほどの候補を挙げて、そこから先方に選んでもらうようにしましょう。「御都合の良い日時をお知らせください」と書いてしまうと、相手は「それほど積極的な営業ではない」と判断してしまい、回答を得ることはまずできません。

初めてのメールでアポイントを取る場合には、回答の期限を明示しないのがマナーです。「ご検討いただければ幸いです」「遠慮なくお申し付けください」といった表現でとどめておきましょう。

日取りを提示するタイミングに合わせて、面談に要する時間を記載しておくのも大切です。自社の製品やカタログの説明をする予定であれば、30分ほどお時間を頂きたいと伝えましょう。

見積もりの依頼をしたい場合

何らかの商品やサービスに関して見積もりを依頼したい場合には、自己紹介の後にすぐその旨を記載しましょう。見積もり依頼に関しては、初めてのメールであっても3日後や1週間後など、回答の期限を指定して問題ありません。

見積もりの作成には「商品名」「数量」「仕様」「納期」という4つの情報が必要となりますから、これらを箇条書きのリストにして送ります。

担当者が変更になった挨拶をしたい場合

退職や異動などで取引先の担当者が変更になることがあります。その場合、基本的には先方のオフィスへ行って挨拶をするのがマナーです。とはいえ、近日中に訪問する予定が立たない場合には、メールで挨拶をしておくのが無難でしょう。

新任者として経験がまだ浅いことを正直に認めつつ、「一日も早くお役に立てますよう努めさせていただきます」「ご指導を賜りますようお願い申し上げます」といったへりくだった表現を用いることで、相手の印象は非常に良くなることでしょう。

「メールで着任の挨拶を済ませている」という印象を与えないよう、後日オフィスを訪問して着任の挨拶をしたい旨も書き添えておくのがポイントです。

結びは丁寧なあいさつでまとめよう

メールの結論に記載する内容は、読み手に与える印象を大きく左右する重要なファクターです。そのため、相手を気遣う表現と丁寧なあいさつの言葉で締めくくるようにしましょう。急にメールが終わったという印象を与えないことが大切です。

アポイントを取るためのメールや見積もりを依頼するメールであれば「ご多用のところ恐れ入りますが」「お手数をお掛けして誠に恐縮ではございますが」といった表現を用いるのが一般的です。

担当者の変更に関する挨拶であれば「変わらぬお引き立てのほど、何卒宜しくお願い致します」という表現でまとめるケースが少なくありません。季語と合わせて「ご自愛くださいませ」「穏やかにお過ごしください」「ご多幸をお祈り申し上げます」といった文章を最後にプラスするのも良いでしょう。

まとめ

ビジネスシーンにおいて初めてメールを送るのはやや緊張する場面となることでしょう。とはいえ、メールのやり取りによって新たな繋がりが生まれることにより、ビジネスチャンスがもたらされるということも十分にあり得ます。そのため、簡潔さを意識しつつ、ビジネスマナーを念頭に置いて丁寧にメールを作っていきましょう。

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