ビジネスシーンでお礼のメールを書く時に忘れてはいけないポイントは？

クライアントへのお礼メールは必須

クライアントや取引先との良好な関係を維持するうえで、感謝の気持ちを記したお礼メールは非常に有効なツールとなります。実際、ビジネスにおける営業活動は営業担当者だけではなく、社員全員によるチームプレイなのです。

そのため、何らかの場面でクライアントに気を使っていただいたと感じる場面があるなら、必ずお礼メールを作成して送ることを意識しておきましょう。

可能な限り早く送るのがポイント

お礼のメールは可能な限り早く送信しましょう。午前中やお昼のタイミングでお世話になったのであれば、同じ日の午後にはメールを必ず送信するのがマナーです。午後や夜の時間帯で感謝したい出来事が起こったのであれば、翌日の午前中に送ります。

文面をよく考えて内容をじっくり推敲してからメールを送りたいという人は少なくありません。確かにメールの体裁が整っているのは重要です。とはいえ、お礼のメールに関しては、送信するスピードがより重要なファクターとなっていることを覚えておきましょう。

例えば、開催されたイベントに複数の企業から担当者が招かれていた場合、主催者にとってお礼のメールが届いた順番というのは気になるポイントです。そのため、「他の企業よりも遅く届いた」という印象を持たれないよう、すぐにお礼を伝える必要があります。

クライアントの中には、様々な企業の担当者と毎日のように打ち合わせや会食をしているという人が少なくありません。そのため、「この人と会ったのは結構前のイベントだったな」と思われないためにも、可能な限り早くお礼のメールを送ることが重要となります。

タイトルでお礼と分かるようにしよう

多くのビジネスパーソンにとって、メールのチェックはできるだけスピーディーに済ませたいプロセスの1つです。そのため、お礼のメールを作成する際には、受け取った相手がタイトルもしくは件名を見ただけで内容が伝わるように注意しておきましょう。

タイトルには自社名と自分の名前を記した後に、お世話になった出来事と「お礼」という表現を付け加えておきましょう。「昼食会のお礼」や「打ち合わせのお礼」といった表現を使うことで、相手はすぐに送り主と内容を判別できるはずです。

「ありがとうございました」「先ほどはお世話になりました」という表現は、お礼のメールということは分かるものの、誰が何に関して感謝しているのか判断することができません。そのため、こうした表現は件名ではなく本文中へ記載するようにしましょう。

自然な言葉遣いで作成すること

スピードを重視するあまり、メールの本文は定型文の貼り付けで済ませてしまおうとする人は少なくありません。とはいえ、大切なクライアントの印象に残る効果的なメールを作りたいのであれば、本文において定型文のコピペは避けるのが賢明です。

むしろ、簡潔ながらも自然な言葉遣いで文章を作成するようにしましょう。会食や打ち合わせをしたのであれば、その中で受けた提案に関する感謝や、相手が語ったエピソードからどんな教訓を学んだかといった点などにさりげなく触れておくのが効果的です。

こうしたポイントを含めておくことで、メールの内容をユニークなものとすることができ、他の企業から送られるであろうお礼メールとの差別化を図ることが可能となるでしょう。

「取り急ぎ」という表現は不適切

「取り急ぎ」というのはビジネスメールでよく用いられている表現です。スピーディーさをアピールする目的でこの表現をお礼メールに使いたいと考える人もいます。

ただ、この言葉の直接的な意味は「急いで作りました」ではなく、「準備が十分にできていない状態にあります」という意味が込められています。そのため、お礼メールに記載する表現としては適切ではないということを銘記しておきましょう。

相手との関係性を念頭に置いてフレーズ選びをしよう

メールを送る相手と自分の関係性を考慮して、記載する表現を調整するのは大切なことです。ある程度親しくしており信頼関係ができている相手へ送る場合には「ありがとうございました」という表現でも構いません。一方、取引先の経営者など明らかに目上の人へメールを送る場合には「御礼申し上げます」といった畏まった表現がより適切でしょう。

社内でもお礼メールを送るシーンは多い

会社の上層部が主催した懇親会に参加した時や上司からサポートやアドバイスをもらった時など、社内においてもお礼メールを作成するのが妥当なシーンは数多くあります。そうした場面では、感謝の言葉を簡潔に記載して送信するようにしましょう。

メールと合わせて直接お礼をしよう

取引先やクライアントと同じように、お礼のメールは可能な限りスピーディーに送信するのが適切です。ただし、送り先は社内にいるわけですから、メールを送るだけでなく直接顔を合わせて感謝の気持ちを伝えるということも忘れないようにしましょう。

具体的なポイントを記載するのが大切

具体的にどんな点を感謝しているのか、メールの中で表現するのはとても大切です。同じ社内のPCを使っているわけですから、定型文を送るとすぐに気づかれてしまうでしょう。そのため、オリジナリティのある文面を意識して作成していきます。

上司から懇親会や食事会に誘われたのであれば、声をかけてもらったことに対する感謝とともに、会合の中で個人的に学んだ点や、今度の仕事に役立てたいと感じた点などを本文中へ含めておくのがポイントです。

ただし、贈り物をもらった場合には、その中身などに詳しく触れる必要はありません。むしろ、「結構なものを頂戴いたしました」という表現にとどめておけば十分です。

まとめ

適切なタイミングでふさわしい表現を用いたお礼メールを送ることにより、取引先やクライアント、あるいは職場の上司との良好な関係を維持することができます。相手との距離感を考えつつ、しっかりと感謝の気持ちが伝わる表現を選ぶことがポイントとなるでしょう。

記載する内容をよくある定型文ではなくユニークなものとすることで、相手の印象に残りやすくなります。そのため、「面倒な事務作業」ではなく、「相手に対して自分をアピールできるチャンス」とポジティブに考えて、お礼メールを活用していきましょう。

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