発注書と注文書の違いとは？

注文書の発注書の違いについて

まず、注文書と発注書には違いがあるのか、あるとすればどんな差があるのかをチェックしてみましょう。同時に、これらの書類はどうして必要なのかなどの、基本的な点についておさらいすることができます。

法的な違いはないが使い分けがされることも

結論から言うと、注文書と発注書の間には法的な意味での違いはありません。税制上の区分はなされていませんので、どちらの言葉を使っても通じますし、区別する必要はありません。

ただし、実際の取引の現場、商習慣という意味で考えると使い分けがなされていることもあります。その区別とは、モノであるかどうかという点です。

つまり、パソコンやプリンターなどのモノとしての製品を購入する場合は注文書を発行します。しかし、業務に使うシステムというソフトウェアの開発を依頼する時には、発注書ということがあります。

同じように、購入金額によって差が設けられることもあります。一定の金額以下であれば注文書と言いますが、高額の商品になると発注書と言うルールです。

こうした区別は公的なものでも法律で定められているものでもありません。あくまでも、会社の中でのルールであったり、業界における独特の習慣であったりします。

そのため、関係する業務や相手先、自分の会社の中の習慣を確認して使い分けをするようにしましょう。場合によっては、取引先から書類の名前をどちらにするか指定されることもありますので、その際には相手に合わせてあげると良いでしょう。

発行される目的とは？

発注書にしても注文書にしても、取引が実際に行われる前に発行されます。購入する製品、依頼する業務について双方の間に行き違いが生じないようにするのが主な目的です。

やはりたとえ繰り返し行われる取引であっても、関係者同士の口頭での確認だけではミスが生じる可能性があります。そのため、確実に依頼した内容通りのサービスが提供されるために欠かせない書類となっています。

さらに、万が一発注者が思っていなかった状態で納品が行われた時に、トラブルを防止する役割もあります。言った言わないという問題を避けて、確実に合意した内容を文書で確かめられるからです。

こうしたことから、注文書もしくは発注書は下請法という法律で発行が義務付けられています。すべての取引ではなく特定の業務に限定されていますし、事業規模による指定もありますが、基本的にはトラブルを避けるために発行しておいた方が良いです。

取引に関連した他の書類との違い

取引においては、他の種類の書類も発行されます。たとえば、見積書です。これは発注書の次に作られることが多く、発注者の要望に応じて金額を提示するために行われます。

その後、契約書が作成されます。発注書と見積書の中身について、双方が合意した内容を盛り込んで、実際のサービスの中身や引き渡しの期日、金額などを記載しておきます。

このように、一連の取引の流れの中でも注文書は最初期の段階で発行されるもので、注文者の意思を明確にするものです。これをベースとして見積書や契約書が作られますので、きちんと要望をあきらかにしておくことが重要です。

注文書に関する法的なルール

発注書や注文書は法的にいくつかのルールが定められています。取引をする際にはこうした法律上の規則についても理解しておくことが大事です。

発行義務

発注書や注文書は、前述の通り下請法によって発行が義務付けられています。事業規模や業務内容によって発行義務の有無が変わりますが、基本的にはいつでも発行した方が良いです。

特に中規模以上の企業が、下請けとなる個人事業主や小規模企業に対して発注をする場合には、必ず必要となります。これは、下請けの立場が弱いことから、業務発注が正式になされた後に、元請けから契約にない要求が不当になされないようにする目的があります。不正な取引を防止するためにも重要な書類なのです。

保管義務

いくつかの法律によって、発行するだけでなく保管する義務も課せられています。特に税法上7年間の保管義務が設けられていますので、最低でもこの期間は保管しなければなりません。

そして、契約書などと同じように赤字繰越の処理をする場合には、その発生年度に応じて9年間から10年間の保管期間が設定されています。赤字が出た翌年から、黒字の相殺処理をするという場合には、かなり長期の保管となりますので注意しましょう。

保管に関する注意点

一つの取引の中で複数の書類が発行され、それぞれに保管期間が異なることもあります。そのため、他の書類を破棄することになった時に、まとめて保管期間が過ぎていないものまで処分しないように注意しましょう。それを避けるためにも、取引との紐付けをしながらも、書類種別で分類保管しておくという手もあります。

保管スペースを省くために、電子データでの保管ができることになっています。しかし、紙の書類をスキャンして保管する時などは、タイムスタンプの実行などいくつかの条件がありますし、税務署長の承認が必要です。こうした点にも注意して、電子保管のシステムを導入しましょう。

データ保存のメリット

電子データで注文書や発注書を保管しておくことにはいくつものメリットがあります。紙の書類と違って、パソコン上で簡単に検索できますので、必要な時にすぐに参照できて効率が良いです。

また、セキュリティ対策にもなります。きちんとクラウド上のセキュリティ設定をしておけば、関係者以外に閲覧されることも持ち出されることもありません。災害などによって失われてしまうリスクもかなり低いので、安全に保管する上でメリットが大きいのです。

まとめ

注文書と発注書の間には、明確な違いというのはなく法律上も同じ扱いを受けています。ただし、会社や業界によっては使い分けがなされていることもあります。

注文書は当事者間のトラブルを防止したり、下請け業者を保護したりする目的で発行義務がありますし、その後も7年間以上保管しておく必要があります。書類の管理や分類を効率的にするためにも、電子保管の手法を採り入れることを検討してみると良いでしょう。

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