契約書の保管期間は何年？

契約書の保管期間について

商取引の有無とその内容をはっきりとさせるために、契約書は非常に重要な書類です。そのため、保管期間が明確に法律によって決まっています。保管期間については、基となる法律がいくつかあり、それによって期間が変わることがありますので注意が必要です。

一般的な保管期間

一般的な観点から言うと、契約書の保管期間は7年間となっています。これは、法人税法によって決められているもので、支出の流れを知り税制上のチェックをするための規定となっています。

ただし、この7年間という期間には例外的なルールもあります。他の会計関連書類と同じで、欠損金繰越処理をする場合には9年間から10年間の保管が義務付けられています。

これは、ある年度に赤字が出た場合、翌年以降の黒字から相殺できるという制度です。欠損金が発生した年度によって9年間もしくは10年間の継続繰り越しが可能となります。こうしたことから、その処理ができる期間中ずっと関連する契約書類を保管しておく必要があるのです。

業務の種類によって違う

このように、基本は7年間の保管となりますが、これはあくまでも法人税法上のルールです。そのため、他の法律が関係している契約書を持っている場合には、そちらのルールも確認する必要があります。

まず、契約自体の効力が続いているものについては、当然破棄することなく保存しておくべきです。税法上保管期間が過ぎても契約が続いているのであれば、7年間に関わりなく保管し続けます。

また、建築士が設計をすることについての契約書は、建築士法の施行規則によって保管期間が定められています。それによると、15年の保管をしないといけません。

建設業における書類、たとえば工事の発注に関する契約書や詳細な記録については、10年間の保管が義務付けられています。産業廃棄物処理に関する委託契約書は5年間となっています。ただし、法人税法上は7年間の保管が必要となりますので、結局7年間は保管を続けないといけません。

このように、どの業務に関係した契約書なのかによって保管期間が違っています。その場合、より長い期間の方が優先されますので、片方の法律による保管期間が過ぎたからと破棄してしまわないように気を付けましょう。

保管期間の起算日は？

いつから保管期間を数え始めるかという点ですが、これも基盤となる法律によって変わってきます。税法上の保管期間は、法人税の申告期限日の翌日から数え始めます。作成した日や契約終了の日ではないので注意しましょう。

一方で、建築士が設計業務に関連して作成した契約書については、作成した日付から保管期間スタートとなります。建設業の契約書は、建築物が完成して引き渡しを施主にした日からとなります。

産業廃棄物処理の契約書では、契約が終了した日からという考えです。そのため、この書類は保管期間が5年間となっていますが、作成してからの期間だとかなりの年数になることも多いです。

電子帳簿保存法について

契約書は通常紙に印刷して署名捺印をして作成することが多いです。しかし、ペーパーレス化が進んでいますので、電子データでのやり取りということも増えてきました。こうした状況も考えて、電子帳簿保存法という法律が施行されています。

電子契約データの保存

最近はクラウドサービスを用いた電子取引システムもしくは電子契約が多くなっています。そのため、そもそも紙の契約書が発行されません。

そこで、電子帳簿保存法では紙の書類がなくても、真実さが証明できるものであれば電子データのみでの保管も認めています。電子契約の場合は税務署長の承認は不要となっています。

ただし、認定された事業者が発行しているタイムスタンプを押して、その書類が正しいということを証明している必要があります。また、取引の履歴などを見てすぐにデータを取り出して、入手できるようにしておくことも求められています。

紙ベースの電子的な保管

元々紙ベースの契約書も、スキャンして取り込んで電子データとして保管できるようになっています。この場合は、税務署長の承認が事前に必要となります。

また、そのスキャンデータが真実であるということを証明するための、認定スタンプを入れる必要があります。その電子保管システムに関連する書類の保管も求められています。

データ保存にするメリット

電子データでの保存は、特定の認定されたシステムや事業者のタイムスタンプが必要となるなどの条件はありますが、メリットが大きいシステムです。まず、紙の書類のようにかさばって、倉庫のスペースを圧迫することがありません。それだけオフィススペースを有効活用できますし、管理のための人的コストも減らせるという良さもあります。

また、紛失や経年劣化などによる破損も防げます。もう一つのメリットは、検索しやすいという点です。膨大な紙の契約書の中から特定のものを探すのは大変ですが、データ形式であれば簡単に検索して見つけられます。

電子契約における注意点

電子的なデータ保存ができる電子契約システムは非常に効率的ですが、自分だけでなく相手にもシステムの導入が求められます。そのため、すべての取引で利用できず、相手に依存するという注意点があります。

また、利用料やメンテのコストがかかりますので、予算がどのくらいかかるかを事前にしっかりと検討しましょう。契約の仕方自体も変わりますので、業務フローの見直しが求められることもあります。

まとめ

契約書は商取引には欠かせない書類で、とても重要度が高いことから、長年の保管が定められています。法人税法上の保管期間は7年間となっていますが、欠損金繰越処理をするか、業務の種類などによってさらに長くなることもあります。そのため、契約ごとにはっきりとその保管期間がどのくらいになるのかを確かめておいた方が安全です。

電子的な保管が法改正によって認められていますので、より効率的で安全なデータ保存という方法を検討することもできます。そのためには、いくつかの準備が必要となりますが、これからは電子的な保管が主流になっていくはずですので、早いうちからその方法に慣れておくと良いでしょう。

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