納品書の保管期間に決まりはあるか？

納品書について

納品書とは販売者やサービスの提供者が発行する書類で、確かに注文された商品を納めたという証拠となるものです。受け取る側にすると、その商品を受け取って支払いをしているということを証明する役目を果たします。

納品書はこうした性質を持ちますので、会計処理また税務上大事な書類となっています。経費を計上する際に、その取引が,本当にあったかを証拠立てるものとなるからです。

そのため、確定申告の際に添付する必要はないものの、税務署側から要請された場合や税務調査が入った時には提出しなければなりません。そして、一定の期間保管が求められています。

納品書の保管期間

納品書は、帳簿上のお金の動きを確認するために重要な働きをしますので、他の書類と同じように保管を続ける必要があります。事業主の種類や会計上の例外事項によって、その保管期間が変わってきます。年度によって変わってくることも十分にありますので、それぞれのケースの保管期間を明確に理解しておきましょう。

法人の場合の保管期間

法人が納品書を保管するのは7年間と定められています。特に事業規模による違いはなく、小規模法人であっても上場企業であっても変わりはありません。

他方、状況によってこの保管期間が伸びることがあります。それは、欠損金とも言われる赤字が発生した場合の処理です。欠損金が発生すると、それを次の年から複数年にわたって継続して繰り越し処理ができることになっています。これを欠損金繰越と呼びます。

次の年以降の黒字から、赤字を相殺する形で差し引きすることができるのです。この処理によって、所得額を圧縮できますので節税対策として、赤字が出た場合は使われることが多いです。

この欠損金繰越処理をした場合、納品書は9年間もしくは10年間保管しないといけません。この違いは、どの年度に赤字を出して繰越処理を始めたかによります。

平成30年4月1日より後に発生した欠損金については、繰り越しが最大10年間できることになっていますので、それに伴って納品書の保管期間も10年となります。この年より前に発生した欠損金については、9年間の繰越処理しかできませんので、納品書も9年間のみの保管となります。

個人事業主の場合の保管期間

個人事業主の納品書の保管期間は、一律で5年間となっています。ここで覚えておきたいのは、領収書の保管期間のルールとは違い、青色申告でも白色申告でも違いはないということです。

領収書の場合は青色申告が7年間の保管と定められています。そのため、納品書も同じ期間だと勘違いすることもありますが、納品書の方が短いです。そのため、紙ベースで保管しているのであれば、異なるファイリングの仕方をしたり、違う場所に保管したりして整理しやすいようにしておく方が良いでしょう。

ただし、これにも例外事項が設けられています。それは、消費税の課税事業者になっているのであれば、青色申告、白色申告に関わらず7年間に伸びるという点です。

消費税の課税事業者となるのは、年間売り上げが1,000万円以上の場合ですので、それ以下であれば基本的には5年間で問題ありません。しかし、将来的に1,000万円以下の売上でも課税事業者となれるインボイス制度が導入されますので、その場合は同じく7年間の保管となりますので注意しましょう。

納品書の保管についての注意点

納品書の保管については、その期間だけでなく方法についてもルールが決められています。正しい仕方で保管するということに加えて、安全性や手間なども考えて総合的にどの方法を採るかを決めるようにしましょう。

どのように保管したらいい？

納品書を保管する時には、印刷された紙のままでという事業者が多いです。販売者から送られてきたものをそのままファイルしたり、メールで送信されたものを印刷したりします。

または、電子的に保存することも可能です。ペーパーレス化を進めている会社も多いですし、メールでしか納品書が送られてこないというケースも増えていますので、電子データそのままや紙をスキャンして保管するなどの方法を採ることもできます。

電子的に納品書を保管するメリット

電子的な方法での納品書を保管することには、いくつものメリットがあります。まず、紙での保管だと災害や人為的なミスでなくなってしまう恐れがあるということです。一方でクラウドなどに保管しておけば、事務所が何らかの被害に遭ってもデータは残しておけます。

また、書類の保管はかさばりスペースを取ってしまいます。個人事業主などは自宅を作業スペースとしていることも多いので、こうした書類のためのスペースはできるだけ減らしたいところです。その点、電子的な保管であればスペースを取りません。

セキュリティという点でもメリットがあります。紙ベースだと盗難や情報流失の危険が伴います。しかし、電子的に保管している場合、きちんとデータのセキュリティ対策さえしていれば安全にデータを守れます。

電子データ保管のやり方

電子データにした納品書の保管は、電子帳票システムを使うと便利です。これはオンライン上で、会計書類をまとめて発行したり管理したりできるシステムです。 納品書も取引ごとに自動的に保管していけますので、手間がかかりません。

記帳と連動しているため、取引とそれに伴う納品書との紐付けが自動で実行されて、後から参照したい時に便利です。また、保管もそのまま行うことができて、手間いらずですべての管理作業ができるようになります。

もしくは、データ取り込み機能がある会計ソフトを使うという手もあります。領収書データと同じように納品書についても電子的に保管して、取引データと連携させることができます。

まとめ

納品書は取引が確かにあったこと、経費が発生していることを証明するために重要な役割を果たす書類です。そのため、必ずすべての取引において領収書と同じように保管しておかないといけません。

その保管期間は事業形態や会計処理の方法によって5年から10年間と長いので、保管スペースや処理のための手間などを考えて、そのやり方を工夫することで業務がかなり楽になります。会計ソフトなどを使って、効率よく処理と保管ができるようにすると良いでしょう。

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