実は知られていないIP電話を使えばできる営業改革のテクニック

そもそもIP電話とは

電話線を使って直接やりとりをするのではなく、インターネット回線を使うのがIP電話の特徴です。これにはVoIPという仕組みが使われており、音声をデータに変換して通信をしています。もちろん使うためにはインターネット環境が必要になりますが、逆を言えば、対応している回線さえ用意してしまえば導入はそれほど難しいものではありません。

IP電話は従来の電話とどう違うのか

単純に電話をかけたり受けたりするだけなら、従来までの電話とIP電話とでの違いはほとんどありません。しかし、IP電話はデータとして音声のやりとりをする特徴から、様々な形で電話の使い方を広げられるのです。

IP電話はインターネット回線を使ってデータのやりとりをするため、1本の線で1本の電話を使う方式ではありません。それこそデータ通信の帯域が許すなら、複数の電話を同時に使えるようになるのです。 電話を使うことが多い企業の場合、IP電話にすることで大幅なコストダウンができます。

データ通信であることから、インターネット回線の使用状況によって質が低下することもありますが、安定したインターネット回線があれば多くのメリットがある電話方式です。

もうひとつ、コストの話があります。従来の電話は、かける場所によって電話料金が変わります。市内と市外でも料金が変わってしまいますが、IP電話なら一定の料金で使えるのです。そのため、市外通話が多ければ多いほど、IP電話の有用性は高まります。

IP電話を営業にどう活用していくのか

IP電話を使うメリットは、料金が安くなることだけではありません。その仕組みを活用することで、様々な使い方ができるようになります。 そこで気になるのが、会社にIP電話を導入した際に、どのようなことができるのかです。

社内のシステムと連携させる営業

営業活動ではスピードと正確さが優先されます。例えば、顧客から連絡を受けた際も、その情報の確認に手間取って待たせてしまってはいけません。IP電話を活用してシステムと連携させれば、電話を受けた時点で紐付いた顧客情報を確認できるようになります。 電話をもらう約束をしているなら事前に資料を用意しておき、即座に出せるようになれば効果的です。

車外にいる時もIP電話なら連携可能

IP電話の仕組みは、突き詰めればデータ通信です。そのデータをどのように扱うのか次第で、車外にいる時も会社にかかってきた電話を受けられるようになります。

IP電話を利用するために必要なのは、インターネット回線とそのデータを扱うためのアプリケーションです。そのため、スマートフォンでもIP電話を使えます。 サービスを活用することによって、社内にかかってきた電話を社外にいる担当者へ取り次ぐことも簡単にできるのです。

アプリケーションを使っての連携を活用すれば、社外にいる時もシステムにアクセスして、顧客情報を確認しやすくなります。こういう強みを積極的に活用できるのが、IP電話を営業活動へ取り入れる最大のメリットと言えるでしょう。

一時的な電話担当者もIP電話なら簡単に作れる

忙しい時には、電話対応をするのも人手不足で困ってしまいます。しかし、IP電話を導入していれば、一時的に電話担当者を雇って仕事をお願いすることも簡単にできます。

従来の電話システムだと電話機を用意するなどの手間もかかりますが、IP電話ならパソコンとヘッドセットがあれば、設備面はクリアできます。そのため、一時的な増員にも対応しやすいのです。

IP電話ならではのメリットはまだまだあります。繁忙期などで忙しい時や営業活動に力を入れる際には、在宅で仕事をしている人にも仕事をお願いできます。フリーランスはこういう時にも強く、とても頼りになります。

VPNなど専用のネットワークを使うための仕組みさえ導入してしまえば在宅勤務者も簡単に増やせるので、テレワークの導入も課題にしている企業にとって大きなメリットです。

様々な負担を緩和・軽減できるのがIP電話

従来の電話があるのに、わざわざIP電話を導入するのは面倒だと考えている人は多いです。少なからずコストも発生するので、その考えも間違いとは言えません。 しかし、IP電話の持つメリットを引き出せれば、そのコスト以上の効果を生み出せる可能性があります。

営業活動がスムーズに行われるようになり、忙しいからと言って闇雲に人を雇う必要もありません。重要なのはIP電話には何ができるのかをしっかりと把握して、それを使いこなすことができるのかです。 この部分ができているのかどうかで、IP電話に対する印象は大きく変わることでしょう。

そもそも仕組みが分からなすぎて困っている人もいますが、IP電話を活用したビジネスサービス導入をサポートしてくれる業者はたくさんあります。自分たちの仕事でIP電話を活用しきれるのか分からないなら、実際に相談してみると良いでしょう。

デジタル化、IT化の流れはパソコンやスマホだけでの話ではありません。電話システムもその恩恵を受けられます。 最初はある程度のコストも必要ですが、長期的に見れば回収できる可能性は高く、何よりもスムーズに仕事ができるようになるシステムになります。

まとめ

小規模の会社であっても、IP電話を活用すれば営業活動の幅を広げられるようになります。大きな会社には大きな会社なりの、小さな会社には小さな会社なりの活用方法があるからです。

IP電話自体は法人だけのものではなく、家庭でも簡単に利用できます。スマホの通話機能をIP電話にしている人もいますし、SNSサービスで提供されている無料通話もIP電話の仕組みを使っています。 「なんだか難しそう」と敬遠してしまっている人もいますが、実は身近なところにIP電話は活用されているのです。

その仕組みを活用することで、対面を避けて、インターネットによるやりとりの機会が多くなりました。ビデオ会議を使う方法がテレワークの代表とも言えますが、やりとりの内容次第では、電話を活用する場面もこれまで以上に増えています。 それを活用するための手助けをしてくれるのがIP電話です。

電話に関するノウハウを探してみると、あまり知られていないテクニックもたくさん見つかります。それらを上手く活用することで、効率的でスピーディーな営業活動もできるようになるでしょう。是非検討してください。

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