請求書のミスが見つかったらどうする？訂正をする時の注意点とは？

請求書はミスが出やすい書類

商取引においてはいくつもの種類の書類を発行しますが、その中でも請求書は取引の度に必要とされます。しかも、細かな数字がたくさん出てきますし、税金などの計算もあって複雑になりがちです。そのため、他の書類に比べてミスが出やすいと言えます。

ミスの内容

請求書で起こりやすいミスは、やはり金額や数量の誤りです。特に数字を手入力で行うものや、データを集計した後で数字を入力していくものについては、どうしてもちょっとしたミスが生じやすいです。

しかも、たくさんの品目があるものについては、他の数字に埋もれてしまって、チェックをしたとしても見逃してしまう可能性もあります。完全に自動で請求書作成できるシステムを使っているなら別ですが、手作業の部分があると数字のミスは入り込みやすくなります。

また、税額計算についてもミスが生じやすいです。業務の内容によって源泉徴収が必要になりますが、そのことを忘れて不課税として請求書を出してしまうこともあります。また、税率を間違えるというのも起こりやすい点です。

他にも、日付の間違いというのもよく見られるミスです。日付によって会計処理の仕方や、決済期日が変わってくることもありますので、正確に記入する必要があります。

取引の中身や品目が異なるというのも、ミスとしては多いでしょう。記帳をする時に勘定科目の仕訳が狂ってしまう原因ともなりますので、細目については間違えずに記載しなければなりません。

請求書の訂正方法

請求書の中にミスがあることに気付いたら、当然訂正をする必要があります。その際には、どこでミスに気付いたかによって対応の仕方が変わってきます。自分で見つけたのか、取引先から教えてもらったのかのシーンごとに考えてみましょう。

自分でミスに気付いた場合

請求書を発行して相手に渡した後に、チェックしていたらミスに気付いたというケースです。この場合、まずはすぐに取引先に連絡をします。直接コミュニケーションが取れる電話やチャットといった手段が良いでしょう。

連絡が取れたら請求書の内容が間違っていたことを説明して、お詫びをします。その上で、決済処理をするのを待ってもらって、正しい請求書が届いてから正しい金額に基づいて支払いをしてもらいましょう。

一度誤った金額で決済がなされてしまうと、その後の対応が面倒になります。お詫びの上で再入金もしくは返還をするのも手間ですが、会計処理上も支払いが複数回出てくると記載が面倒になります。

こうしたことからも、できるだけ速やかに相手に連絡をして必要な措置を取ることが求められます。正しい情報を口頭で伝えると共に、すぐに正確な請求書を送り直します。

相手からの問い合わせがあった場合

取引先から請求書について間違いがあるのではないかと言われた場合、すぐに自分の手元にある請求書控えをチェックします。そして、作成した担当者と連絡を取って、指摘された点が本当にミスなのか、正しい情報とは何かを確認しましょう。

ミスであるということが分かったら、直ちに折り返し連絡をしてしっかりとお詫びをします。ミスがあったということだけでなく、見つけてくれて連絡をしてくれたということについても丁寧にお詫びと感謝をします。

そして、できるだけ速く訂正を行い再送付します。可能な限り、訂正と再送付をいつまでにできるかの明確な日時を伝えると、取引先に安心してもらえるでしょう。

請求書訂正で覚えておきたいこと

請求書の訂正では、いくつかのルールがあります。とりあえず急いで間違いを直して、それを送付するということではなく、きちんと正しいやり方で訂正と再送付をしなければなりません。

二重線の訂正はできない

文書の訂正と言うと、ミスの箇所に二重線を引き訂正印を押し、上部などに正しい情報を書くというやり方を採ることが多いです。しかし、請求書では二重線による訂正はできません。

やはり請求書は、取引の中でも重要な金額について明示するものですから、不正や間違いがあると大きな問題となります。二重線訂正は不正も勘違いも生じえる修正方法ですので、こうした手法が採れないのです。

そのため、小さなミスであったとしても必ず再発行することになります。こうしたことからも、二度手間にならないように請求書送付の際には、ダブルチェックをする習慣を着けた方が良いでしょう。

再発行の際の注意点

再発行する際には、新しい方の請求書に再発行したことが分かる印を入れましょう。「再発行」という文字をスタンプなどで入れたり、タイトルに再発行である旨を記載したりできます。

同じように、備考欄にも再発行である文書であることを記して、元のミスがあった請求書の番号などを書きます。こうして、元の請求書を使用できないようにして、二重請求を防止することが大事です。

おかしな請求書があると、税務署から疑念を抱かれる原因ともなります。そのため、こうした内容をはっきりと記載しておくことで指摘を避けられますので、自分たちにも取引先にも親切なやり方と言えるでしょう。

すぐに再送する時に注意すべきこと

請求書を訂正したら、できるだけ早く相手に届けたいと思うものです。そのため、通常の宅配業者が扱っているメール便などで、手早く送ってしまおうと思うかもしれません。

しかし、請求書は法律上信書に指定されている文書です。そのため、通常のメール便で送ることはできませんので、郵便での配達が必須となります。もちろん、可能であれば足を使って自分で相手まで届けに行き、お詫びの気持ちを示すこともできます。

まとめ

請求書は取引の度に作成して渡すものですので、取引関連の書類の中でも発行枚数が多いものです。それに伴って、細かな数字がたくさん出てくるということもあって、ミスが発生しやすいのも事実です。

ミスに気付いたらすぐに確認と取引先への連絡をして、お詫びをしましょう。その上で、すぐに正しい方法で訂正をして再送付をします。正しい知識があれば、スムーズにリカバリーもできますので、きちんと注意点を確認しておきましょう。

待っているだけで仕事が獲得できる「比較ビズ」とは

最後に「比較ビズ」の告知をさせて頂きます。

• 忙しくて新規開拓できない
• 営業せずに案件を増やしたい
• 月額数万で集客できるツールが欲しい

比較ビズはこんな悩みを抱えた経営者・営業マンにピッタリなサービスです。 多種多様な業界でお仕事の発注・見積依頼が日々大量に行われているので、比較ビズに掲載するだけで、 新規開拓をすることができます。

まずは下記のボタンより、お気軽に資料のご請求を頂ければと思います。しつこい営業等は一切ございません。