上手に外注管理をするポイントとは？

外注管理をする際のポイントとは？

単に特定の業務について仕事を請け負っている会社に、外注依頼をすれば済むというわけではありません。上手に外注管理をするためには、いくつかのポイントを押さえておく必要があります。

社内でのルール作り

常に一人の社員が外注管理をしているのであれば良いのですが、たいていは異なる複数の社員、場合によっては異なる部署で外注を出しています。そうなると、担当者や部署によって外注管理についての考え方が変わってくることがあります。

そのため、社内で統一したルールを作ることで、一貫した外注管理ができます。ルールとしては、そもそも外注をするのか、内製で済ませるのかの判断基準を入れることができます。

また、外注事業者を決めるための選考基準、コスト計算の考え方、契約の内容なども欲しいところです。さらに、外注先との連絡の仕方や、万が一の場合の対処法や責任の所在などについても取り決めておくことができます。

こうすることで、誰が外注を出しても同じ基準で管理できます。また、新しい人が担当になっても研修がしやすくなります。

作業者の視点に立った指示書

外注管理では、単に仕事を依頼するだけでなく、それをどのように行うかなどの指示をする必要があります。この指示書は、外注管理においてとても重要な役割を果たします。

特に二つの点について気を付けるべきです。まず、必要な情報は漏らさず記載しておきます。たとえば、数量や品質基準、引き渡し期日、加工もしくは業務の進行方法、連絡先、代金などがあります。

もう一つは分かりやすさです。自分たちは、頭の中でどのように仕事を進めるか、どんな完成品が欲しいかがイメージができていますし、経験もあるものです。

しかし、外注を受ける側はその同じイメージを共有できるとは限りません。もしかすると、自分たちの経験や業務のやり方から異なるアイディアを持っていることもありえます。

そのため、指示書は相手にとって分かりやすいということを重視しましょう。そして、できれば依頼をする際に一緒に指示書を確認して、詳細まで同じ考えを共有できるかをチェックすることが大事です。

これは、様々なメリットを生み出します。まず、ミスを減らすことができますし、いちいち確認作業のために外注事業者と連絡し合う手間を省けるようになります。

また、社内においても同じです。統一された書式で、誰が見ても分かりやすい指示書があれば、他の担当者や部署との連絡においてもスムーズなやり取りができます。

こうした指示書を作る時には、一度他の人にチェックしてもらうと他社の目線で分かりやすいかを確認できます。また、外注者に対して、「指示書で分かりにくいところはないか」と時々聞いてみると良いでしょう。

新しい外注先も試す

たまに既存の外注先とは異なる事業者を探して、依頼をしてみるのも益になります。何回も外注している会社だと、コミュニケーションが楽です。指示を細かくしなくても問題ありませんし、おおよそ完成品質についてもイメージすることができます。

しかし、その快適さを求めるあまり、質の高さやコストダウンの追求がおろそかになってしまうこともあります。「いつも頼んでいるところだと間違いがないから」という無難な考えだけで、外注先を固定してしまうのです。

さらにコストパフォーマンスを上げるために、新しい会社を探してみるのも良いでしょう。もちろん、いきなりすべてを任せるのは賢い方法ではありませんので、お試し案件のように小さなものから依頼することができます。

スムーズなコミュニケーション

外注の目的の一つは、自分たちの業務を簡素にすることです。そのため、一度依頼したらそのまま放置しておき、できるのを待つだけということもあります。

しかし、スムーズなコミュニケーションがないと、結果的に手間がかかってしまうことがあります。また、質が下がってしまうリスクも生じえます。

特に何らかの問題や疑問が出てきた時に、それを相談したり質問したりできる人とすぐに連絡できないとトラブルが生じます。そのため、複数の連絡先を取り決めておくことが重要です。

連絡先として第一に話す担当者、第二位の担当者と、連絡の優先順位を決めておくと、よりスムーズになります。また、電話だけでなくチャットツールなどの複数の手段を設けておくと良いでしょう。

その上で、単に連絡を待つだけでなく、定期的にこちらから進捗状況を聞いてみるのも役に立ちます。普段からの円滑なコミュニケーション体制を構築するというメリットを生み出します。

業務を外注する理由

こうしたポイントを押さえつつ外注管理をすれば、外注をすることにはいくつものメリットを生み出します。内製しているものを外注できないか検討してみましょう。

外注のメリット

本来業務に集中できるのが、最大のメリットの一つです。会計処理や営業などの、企業活動に欠かせない業務を外注することで、開発やサービス提供というより重要な業務に努力と人員を割けることができ、より優れたサービスを行えるようになるのです。

また、人件費を下げることにつながります。自社でスタッフを雇う必要がありませんので、外注費がかかるとしてもトータルで考えるとコスト削減ができます。

さらに、外注事業者はその業務に特化していることが多いので、質が高くスピーディーな仕事を期待できるのもメリットです。特にスタートアップの企業などは、ノウハウが足りない分野も多いので上手に外注を利用して経営を回していくことが重要です。

まとめ

外注することで本来業務に集中したり、自分たちでは持っていないノウハウを活用できたりするメリットを得られます。外注を成功させるためには、外注管理のポイントを押さえることが欠かせません。

お互いに同じイメージや考え方を共有できるように指示書や連絡の仕方を慎重に検討しましょう。また、新規外注事業者の開拓というのも定期的に行える点です。こうした点を踏まえながら、上手に外注をしていき、会社の業務を効率化していけるように検討を重ねていきましょう。

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