Web会議のやり方｜準備・方法・ツールの選び方・リモート会議時の注意点を解説！

Web会議とは？

Web会議（オンライン会議）とは、インターネットを介して遠隔地の相手同士を接続し、対面・集合することなくオンラインで開催される会議のこと。離れた（リモート）場所にいる相手と開催される会議であることから、リモート会議と呼ばれる場合もあります。

従来の対面・集合型会議のように決められた場所に集まる必要がないため、時間さえ合わせれば簡単に開催できるのがWeb会議の特徴。テレワーク・リモートワークを採用する企業を中心に導入が進められていましたが、2020年以降のテレワーク推奨で一気に浸透。いまではビジネスに欠かせないツールとして一般化しています。

Web会議に必要なものは？

手軽に開催できるのが、従来型とは異なるWeb会議の特徴。最低限、インターネット環境と「Web会議システム・アプリ」があればWeb会議をはじめられます。ただし、双方向コミュニケーションが必須の会議では、周辺機器も整備しておく必要があります。

Web会議とテレビ会議の違いは？

Web会議のことを調べている方であれば、似たような言葉として「テレビ会議」「テレビ会議システム」などを目にしたかもしれません。遠隔地同士をネットワークで接続し、会議などのコミュニケーションを行うという意味で両者は同じですが、特徴はそれぞれで大きく異なります。

Web会議は文字通り「インターネット」を活用するオンライン会議であるのに対し、テレビ会議は「IP-VPNなどの専用回線」を活用したオンライン会議です。ブラウザやアプリを活用できる端末をインターネットに接続し、個人単位で参加するWeb会議と異なり、専用ハードウェアを専用線に接続するテレビ会議は、会議室と会議室をオンラインで結ぶのが基本です。

拠点間でのオンライン会議をセキュアに開催するのにテレビ会議システムは最適である一方、コストを含めた導入ハードルは低くありません。本記事でも、Web会議システム・アプリを活用したWeb会議のやり方を紹介していきます。

Web会議のやり方

それでは、Web会議の具体的なやり方とは？上述したように、Web会議は手軽に開催できるのが特徴。基本的なやり方は、以下から紹介するシンプルなステップを踏むだけです。

Web会議システム・アプリの選定・導入

最初のステップであり、もっとも頭を悩ませてしまうのが「Web会議システム・アプリ」の選定・導入でしょう。基本的にはクラウドサービスとして提供されるWeb会議システム・アプリですが、特徴の異なる多種多様なサービスが多数存在しているからです。

たとえば、ブラウザだけでWeb会議できるシステムもあれば、アプリのダウンロード・インストールが必要なWeb会議アプリも。主催者だけがアカウント取得していれば使えるものがある一方、会議の参加者すべてがアカウント取得・ログインが必要なものもあります。社内だけで利用するならともかく、取引先とのWeb会議も検討しているのであれば、相手方の負担にならないシステム・アプリを選定する必要があります。

Web会議の環境構築・動作確認

個人と個人をつなぐWeb会議の場合、カメラ・マイクを含め、参加者それぞれがWeb会議に適切な環境を構築しておくことが前提条件。実際のリモート会議時にトラブルとならないよう、各々が要件を満たす環境を構築したうえで、Web会議システム・アプリを含めた動作確認をしておくべきです。テストメニューが用意されているWeb会議アプリもありますが、事前にテストミーティングを実施しておくのもおすすめです。

Web会議のスケジュール設定

従来の会議と同じように、Web会議でもスケジュールの設定・参加者への周知というステップがあります。ただし、Web会議システム・アプリであれば、カレンダー上で会議日程を設定すると同時に会議URLコードが生成されます。あとは参加者にリンクをメールするだけの簡単ステップで、会議スケジュールを設定できます。

参加者がWeb会議に出席する方法も簡単。会議の時間になったら、メールのURLリンクをクリックするだけです。GoogleカレンダーやOutlookと同期できるシステム・アプリもあるため、各自のスケジュール管理も簡単です。

Web会議で共有する資料の準備

従来の会議では、資料を準備したうえで参加者分の枚数をプリント・配布する必要がありました。Web会議であれば画面共有を活用した資料の参照が可能。わざわざプリントする必要もありません。唯一、気を付けておくポイントとしては、画面・資料共有、ファイル転送などの際に迷わないよう、会議で活用する資料をキチンと整理しておくことだけです。

Web会議を開催するメリット

Web会議のやり方を、従来の対面・集合型会議との比較も交え、ステップごとに紹介してきました。ここまでの解説でも、Web会議が非常に手軽に導入・スタートできることが理解できたのではないでしょうか？もちろん、Web会議の導入は手軽さだけではない、大きなメリットも得られます。簡単に紹介していきましょう。

どこからでもWeb会議に参加可能

Web会議は、インターネット環境とWeb会議システム・アプリの使える端末があれば、日本全国はもちろん、海外からでも会議に参加可能。日程・時間を調整する必要はありますが、会議室を確保する必要もないため、手間がかからない分だけ急な会議にも対応しやすいメリットがあります。

もちろん、出張中であってもインターネット環境さえあれば参加可能。遠方の拠点を持つ企業などは、特にWeb会議システムの導入が有効。情報共有・コミュニケーションの質も高められると同時に情報格差の解消にも役立ちます。

コスト削減効果が得られる

会議のために決められた場所に移動する必要がないのも、Web会議を導入する大きなメリット。移動にかかる交通費、場合によって必要になる宿泊費などがかからなくなるため、大きなコスト削減効果が期待できます。

移動の時間がかからないのもWeb会議を導入するポイント。節約できた時間をコア業務に割り振れるため、業務効率化と同時に生産性の向上も実現できるでしょう。

通信環境に左右される・相手の考えをつかみにくい弱点も

もちろん、Web会議システム・アプリがメリットばかりではないのも事実。トラフィックに応じてリソースを分配してしまうインターネットを活用するため、通信環境によってWeb会議システム・アプリのパフォーマンスが左右される弱点があります。モニター越しでの対面となるため、相手の表情・考えをつかみにくい弱点も。音声のタイムラグも少なからず生じます。

Web会議を開催する場合は、高速かつ安定したインターネット環境を確保することが大前提ですが、できる限り通信の影響を受けにくいシステム・アプリを選定するのも重要です。

Web会議システム・アプリ選定のポイント

ただし、Web会議のやり方でも紹介したように、システム・アプリの選定は、導入ステップのなかでもっとも頭を悩ますポイントであるのも事実。多種多様なWeb会議システム・アプリが存在する現代では、なおさら選定に迷ってしまうかもしれません。そんな方のヒントになるよう、以下から、Web会議システム・アプリを選定する際のポイントを簡単に紹介していきます。

目的に応じた機能を搭載しているか？

多種多様なサービスが登場しているWeb会議システム・アプリは、クラウドサービスの利点を活かして日々進化を遂げています。一般的な活用方法であれば、どのサービスを選んでも不足はないといえますが、サービスごとに機能や特徴が異なるのも事実。まずは、自社が会議に求める目的・要件を洗い出したうえで、それらを満たせる機能を有したサービスなのか？チェックしてみるといいでしょう。

ポイントとなるのは「Web会議に参加できる人数」「アカウント」「会議に便利な機能」です。最大で何名が会議に参加できるか、参加者にアカウントが必要なのかは非常に重要。画面・資料共有、ホワイトボード機能などは、ほとんどのサービスが対応していますが、バーチャル背景や会議の録画機能はサービスによってまちまちです。あらかじめ必要な要素をリストアップしておけば、比較検討もしやすくなります。

映像・音声・接続のクオリティが確保されているか？

どうしても評判に頼るしかない要素ですが、映像・音声・接続のクオリティが確保されたWeb会議システム・アプリなのか？選定のポイントとしては重要です。実際、インターネット環境が貧弱であれば、どんなサービスを使ってもクオリティは落ちるものです。しかし、その影響を最小限にするため、独自技術を開発・採用するサービスもあります。

たとえば、独自の圧縮技術でストリーム帯域を減らせれば、トラフィックが集中しても影響を受けにくくなります。通信が途切れにくいように、独自のデータ転送技術を採用しているサービスもあります。ただし、使ってみないと実際にはわかりません。無料プランなどをうまく活用しながら見極めていくのがおすすめです。

使いやすい操作性を備えているか？

拠点間を結ぶテレビ会議と異なり、Web会議は個人間を結んで開催されるのが基本。つまり、使い方がわからない、なにかトラブルが起こったといった場合でも、各個人が対処しなければなりません。満足に会議を進行できない、といったリスクを避けるためにも、参加者全員が使いこなせる、簡単な操作性を備えたWeb会議システム・アプリを選択すべきでしょう。

Web会議ツールの使い方自体が難しいわけではありませんが、ツール選定の際は、ITリテラシーの低い人のことも考慮に入れておくことが大切です。

セキュリティ対策は充分か？

サービスベンダーが管理・メンテナンスするクラウドサービスは、セキュリティの高さに定評がありますが、クローズドの環境で使われるテレビ会議システムと比べれば、リスクがゼロだというわけではありません。機密情報の漏えいや外部攻撃の被害にあわないよう、しっかりとセキュリティ対策の講じられたWeb会議システム・アプリを選ぶことが重要です。

データの暗号化、多重認証など、ツールにどのようなセキュリティ対策が施されているのか？しっかり確認しておくのがおすすめです。

無料プランと有料プランの違いは？

近年では多種多様なWeb会議システム・アプリが登場していますが、無料で使えるものもあれば、有料のサービスもあり、有料サービスでも無料プランが用意されているケースもあります。これらの無料・有料サービスにはどのような違いがあるのでしょう？

一概にはいえませんが、有料サービスだから高品質、無料サービスだから使えないというわけでは決してありません。もちろん、参加可能な人数、機能などは有料サービス・プランの方が充実している傾向にありますが、無料・有料でサービスを選定するのではなく、しっかりとサービスの内容を見極め、自社にマッチしたものを選ぶことが重要です。

Web会議システム・アプリの活用方法

Web会議システム・アプリは、オンラインコミュニケーションツールです。Web会議に活用できるのはもちろんですが、そのほかのビジネスシーンでも幅広く活用可能。せっかくWeb会議システム・アプリを導入するのであれば、Web会議以外の用途も想定しながら、サービスを選定するのがおすすめです。たとえば、Web会議システム・アプリは、以下のような活用方法が考えられます。

オンラインセミナー・研修

対面型、集合型のコミュニケーションが困難になってしまったのは会議だけではありません。企業・組織の重要課題である「人材育成」のやり方にも制限が生じてしまっていますが、Web会議システム・アプリを活用すれば、セミナー・研修をオンラインで実施可能です。

ロールプレイング・ビジネスゲームなど、実践的な用途には向きませんが、Web会議システム・アプリなら日本全国どこからでもセミナー・研修に参加できる大きなメリットが得られます。より効果的なオンラインセミナー・研修にするためにも、何名が同時参加できるのか？録画したセミナー・研修をオンデマンド学習に活用できるか？Web会議システム・アプリの機能を確認しておくことが重要です。

オンライン商談・営業

対面が基本であった商談・営業も、オンライン化が急速に進展していますが、ここでもWeb会議システム・アプリがフル活用されています。相手方のある商談・営業は、これまでオンライン化しにくい分野でもありましたが、大手企業が率先してテレワークを採用する現在、オンライン対応できないことは逆に命取りになりかねません。

商談をスムーズに取付けるためにも、相手方がオンライン商談に簡単に参加できるWeb会議システム・アプリを選定することがポイント。アカウントの取得を強要するなど、先方の手間を取らせるようなツールでは、次回以降の営業をスムーズに進められなくなる可能性もあります。

リモート会議のやり方・注意点

適切なツールを選定し、インターネット環境を整備すれば、Web会議システム・アプリの弱点は解消できます。しかし、Web会議システム・アプリにはもうひとつの弱点があります。それが相手の表情・考えをつかみにくい、音声に遅延が生じること。ただし、これもWeb会議・リモート会議のやり方を工夫することで解消可能。そのための注意点・ポイントを以下から紹介していきましょう。

ファシリテーター・書記担当を決める

Web会議ではだれがどのような意見を発言しているのか？わかりにくくなる傾向があります。特に参加者が増えれば増えるほど、その傾向が強調され、収拾がつかなくなる場合も。これを解決するためには、会議の進行役としてのファシリテーター（司会）および、記録を行う書記担当を決めておくことがポイントです。

Web会議の進行と同時に記録を取ると、書記担当が会議に参加しにくくなるデメリットがありますが、会議を録画できるWeb会議システム・アプリであれば、こうした課題も解消できます。

発言は順番に・会話をかぶせない

参加者一人ひとりがWeb会議の特性・弱点を把握しておくことも、スムーズな進行を促すポイント。どのWeb会議システム・アプリでも、多かれ少なかれ音声遅延が発生することを念頭に、発言は順番に行う、会話をかぶせないを徹底することが重要です。

参加者の表情・考えが掴みにくいというWeb会議の弱点も、ファシリテーターの采配である程度補えます。参加者の考えを発言してもらうために「いかがですか？」「どう思いますか？」などの声がけを心がけるといいでしょう。

イヤホン・音声ミュートを活用する

参加者のマイク音声が均等のボリュームで再生されるWeb会議システム・アプリは、少しのノイズ・雑音であっても発言者の音声を遮ってしまう可能性があります。結果的に、発言の内容が聞こえないといったことになりかねません。こうしたWeb会議の弱点を補うには、イヤホン・音声ミュートの活用がおすすめ。

自分が発言していない時に音声をミュートしておけば、ノイズ・雑音で他人の発言を邪魔してしまうこともなくなります。イヤホンを利用すれば、相手の発言内容もクリアに聞こえるはずです。

まとめ

ツールの選定・準備を含む、Web会議のやり方・方法を解説するとともに、リモート会議をスムーズに進行するためのやり方・ポイントなどを紹介してきました。思いがけずにテレワーク・リモートワークが浸透したことで、導入・活用の加速したWeb会議、オンラインコミュニケーションですが、今後、この流れが加速することはあっても、元に戻ることはないと考えられます。

なぜなら、オンラインへの移行によって得られるメリットが、企業にとっても従業員にとっても大きなものだから。時代の流れに対応して変化の激しい市場を生き抜いていくためにも、Web会議導入をはじめとしたオンライン化が重要になってくるでしょう。

待っているだけで仕事が獲得できる「比較ビズ」とは

最後に「比較ビズ」の告知をさせて頂きます。

• 忙しくて新規開拓できない
• 営業せずに案件を増やしたい
• 月額数万で集客できるツールが欲しい

比較ビズはこんな悩みを抱えた経営者・営業マンにピッタリなサービスです。 多種多様な業界でお仕事の発注・見積依頼が日々大量に行われているので、比較ビズに掲載するだけで、 新規開拓をすることができます。

まずは下記のボタンより、お気軽に資料のご請求を頂ければと思います。しつこい営業等は一切ございません。