随意契約のメリットについて

随意契約の必要性について

メディアの報道などのイメージから、「随意契約」という言葉に「贈収賄」や「癒着」といった悪い印象を抱く人も少なくないでしょう。しかし、「随意契約」という契約方式には本来必要とされる理由があります。

官公庁を始めとする公的機関が事業を行う場合、その財源は税金となります。この財源を有効に利用するために行われる契約方式がいわゆる「入札」です。入札は工事請負契約・物品購入契約・役務契約に対して行われるもので、原則的には「一般競争入札」という形で行われます

契約法氏は会計法令において原則的に一般競争入札で行うことが義務付けられていますが、随意契約を行うことが例外として認められています。不正が多く発生する印象の強い随意契約が廃止されないのは、随意契約に効率的なメリットがあるからです。

入札という形式には非常に煩雑な事務手続きが行われ、処理のために膨大な時間とマンパワーを必要とします。本来、随意契約はこの煩雑・膨大な能力を節約して効率的に契約を交わすために用いられる契約方式です。

「一般競争入札」がいかに煩雑な形式であるかは「随意契約」と具体的な比較を行うことで見えてきます。

「一般競争入札」と「随意契約」を比較する

「入札」には「一般競争入札」以外に「指名競争入札」もありますが、ここではより一般的な形式である「一般競争入札」と「随意契約」を比較していきます。

比較による2つの形式の違いを分かりやすくするため、具体例を設定して説明します。

ここでは1台20万円のパソコンを10台購入する（総額200万円）という状況を想定し、この契約にかかる手続きを「一般競争入札」と「随意契約」で見ていきます。契約手続きの流れに沿いながら、処理に必要な労力（作業量）を数値化し、比較していきます。

仕様の決定（購入するパソコンの決定）

最初に必要となるのは、購入するパソコンの選定作業です。

入札の場合

まず、競争性の確保のために、複数社の大手メーカーの「カタログ」「定価表」の収集を行います。インターネットを利用し各メーカーのサイトから該当品を検査・ダウンロードしたり、販売会社からカタログや定価表の取り寄せを行います。

この作業は多数の企業を入札に参加可能とするための、特定メーカーに依存しない「仕様書」を作成するためには必須の作業となります。調査開始からの必要時間を合計すると、およそ1週間程度の期間は必要となります。

入札担当者はほかの日常業務を行いつつ、入札に必要な書類を集めたり作成を行わなければなりません。この段階の作業は正式な仕様決定する前段階の準備となり、正式な決定は「仕様策定委員会」で行われることになります。

随意契約の場合

特定のメーカーを数社比較し、コストパフォーマンス等、一番よさそうな機種を選定するだけで済みます。必要な作業時間は1日あれば十分でしょう。

仕様書の作成

入札公告に際し、販売会社に対して「購入条件」の提示を行うために仕様書を作成しなければなりません。販売会社はこの仕様書に基づき、入札準備として見積もり金額の精算を行うことになります。公的機関の発注者が供給者となる業者に対し、必要な内容を「仕様書」にまとめます。

入札の場合

ウェブサイトや職場の掲示板などに入札公告を掲載します。特定メーカーを排除する、または特定メーカーのみを参加させるといった不公平な内容で公開を行ってしまうとクレームが入り、入札は中止となるでしょう。そのため不公正な公告は避けなければいけません。

仕様書は必要とされる性能・付属品・ソフトなど選定、納期や納入方法などの契約に必要な条件をまとめ「仕様書」に記載します。1人だけ仕様書作成を担当すると恣意的な偏りが生じる恐れがあるため、仕様書の作成は3人から5人の複数メンバーで構成される「使用策定委員会」を設置し、行うことになります。

「使用策定委員会」を開催するには、初めに選任手続きを行うことが必要です。その後、委員への委嘱簿を作り、委員会開催日程の調整や審議資料を準備します。こうした準備作業には少なくとも10日程度が必要となります。

使用策定員会では、必要性などの詳細を検討する必要があるため、会議時間の都合上、1度の委員会開催だけでは完了しない場合もあります。開催数に比例し、書類作成にかかる手間が加算される計算になります。

随意契約の場合

担当者ひとりで仕様書を作成します。作業時間は実質2時間ほどあれば済むでしょう。

入札公告の準備と掲載の手続き

仕様書が完成したら入札公告に掲載します

入札の場合

一般公開されているウェブサイトに入札公告を掲載すると同時に、入札専用の掲示板にも公告を掲載します。ウェブサイトへの掲載と掲示板への掲示作業に合わせて半日ほどの作業となるでしょう。

随意契約の場合

この手続きは不要です

問い合わせ対応

入札公告を掲示すると、業者から「問い合わせ」がくるでしょう。この対応をする必要があります。業者の担当者からは主に、調達物品の内容や類似品の入札の可否、参加資格、仕様書等の資料を受け取る場所について質問されることが多いです。

入札の場合

会計法令によって、入札公告には最低日数が義務づけられています。入札公告してから開札までの期間は最低10日以上と定められています。一般的には土日の休業日を考慮し、2週間以上の掲載を行います。この掲載期間中は、公告を見た業者の質問対応や、入札関係資料の配布・説明等の対応業務が求められます。

業者との質疑応答は、入札の公正さを保つため、他の参加者へも連絡しなければなりません。質疑応答は記録として残し、すべての入札参加者に平等に伝達することが必要です。

予定価格調書の作成

「予定価格調書」とは開札する際の落札基準価格のことです。一般的には非公開であることが多いですが、地方自治体などでは事前公開する場合もあります。

入札の場合

法令の規定に則って予定価格調書を作成しなければいけません。他の公的機関での契約実績と、入札に参加希望する業者の「納入実績一覧表」をもとに納品先を調査して、納品先の機関に連絡をとって購入の事実を確認、確認が取れたら正式な文章で購入実績の照会を行います。通常10か所程度の公的機関を調査し、作業には2週間程度はかかります。

随意契約の場合

調査対象は1,2か所程度でよく、電話照会のみで問題ありません。実際の作業には3日程度もあれば十分でしょう。

開札手続き

入札が行われると、入札執行官と入札の参加者が開札を行うことになります。

入札の場合

開札を行うためにはまず、入札会場の設営が必要です。開札を行う当日には入札書の確認や読み上げ、落札後の打ち合わせといった業務を行います。会場の準備から契約打ち合わせを含めると3時間程度の作業時間が必要となります。

随意契約の場合

不要です

入札に必要な業務量は随意契約の10倍以上

入札と随意契約の業務内容の違いを説明しましたが、上記の作業量を集計すると次の通りになります。

入札にかかる作業量の総計は、45日と7時間となり、日数では46日が必要となります。土日を除いた1か月の勤務日は20日平均となりますので、入札にかかる事務手続き時間はおよそ2か月間ということになります。

随意契約に必要な作業量は4日と2時間、日数にしておよそ5日程度となります。

つまり、入札は随意契約のおよそ10倍もの作業量を必要とする、非常に煩雑な手続きということになります。このため、会計法令では入札手続きを行わなければいけないケースは契約金額が高額になる場合とされています。上述のような物品購入のケースの場合、「160万円を超える契約」と規定されており、それ以下の金額では随意契約が認められているのです。

まとめ

業務の効率性という観点から見た場合、圧倒的に随意契約が有利であることは言うまでもないでしょう。このことが、随意契約の最大のメリットとなっています。「随意契約」という言葉に批判的なイメージを持たれている方も、そのメリットについて考え直してみても良いのではないでしょうか？

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