企画書と提案書の違いとは？役割・位置付け・使い方・相手に伝わる書き方を解説！

企画書と提案書の違い

企画書・提案書は、新規事業・新商品開発、業務改善、職場環境改善といった社内プロジェクトの立案・立ち上げ時のほか、BtoB取引の商談・営業活動で活用されるツールです。

これらに共通していることは「プロジェクト・商談の検討に関わる対象者が複数人である」こと。つまり、プロジェクト・商談に関わる複数の対象者に、共通の理解で企画・提案を検討してもらうため、文書としてまとめたものが企画書・提案書です。

ただし、プロジェクト・商談によってどちらが必要になるのか、あるいはどちらも必要になるのかはケースバイケース。これは、企画書と提案書に明確な役割の違いがあるからにほかなりません。

企画書とは？企画書の役割とは？

企画書とは、ビジネスプロジェクトをどのように進めて成功させるのか？具体的な実行プランを実務レベルまで落とし込んでまとめた文書のこと。「ものごとを実行させるための計画を立てる」という「企画」の意味通り、収益性やスケジュールも含めた「実行プラン＝計画」を提案する役割を持つのが企画書です。

実行プランを提案する企画書では、プロジェクトへの採用と同時に「すぐ実践に移せる詳細かつ具体的なプラン」が求められます。社内プロジェクトでのプレゼンテーション、入札案件やコンペなどの営業活動で利用される場合が多い企画書は、ある目的を持って立ち上げられたビジネスプロジェクトを具体化するためのものだといえるでしょう。

提案書とは？提案書の役割とは？

提案書とは、見込み顧客を含むクライアントの課題、あるいは社内に顕在化する課題を明確にし、問題提起して解決するための方向性をまとめた文書のこと。

「議案・考えを述べる」という「提案」の意味通り、提案によって関係者に課題を認識してもらい、解決に向けたプロジェクト立ち上げなど、具体的なアクションを起こしてもらうキッカケを与える役割を担うのが提案書です。

このため、提案書は具体的な実行プランまで求められない場合も多く、アイデアをまとめただけの文書も提案書になり得ます。この点においても提案書が企画書と大きく異なることがわかります。新規営業の獲得といった対外的な活動はもちろん、社内業務の改善など、さまざまな場面で提案書が活用されています。

企画書・提案書の位置付け・使い方

それぞれ役割の異なる企画書・提案書は、ビジネスにおける位置付け・使い方が異なってくるのが当たり前。企画・提案の題材、社内向け・社外向けといった要素によっても位置付け・使い方は変わります。

たとえば、業務改善に向けた社内体制の変更などであれば、提案書のみで検討・実践が可能かもしれませんが、新規事業立ち上げを提起するなら企画書が必須。

自社商品・サービスの拡販といった営業活動には提案書が活用されますが、場合によっては企画書に近い「実行プラン」を盛り込む必要もあるでしょう。ビジネスにおける両者の一般的な位置付けは「提案書」>「企画書」だと考えておけば間違いありません。

伝わる企画書の書き方！

役割自体は異なるものの、企画書・提案書に共通する重要なポイントは、企画・提案を採用してもらうため、内容が「相手に伝わる」ように書くこと。もちろん、もっとも重要なのは企画・提案そのものの質ですが、どんなに優れたアイデアであっても相手に伝わらなければ意味がありません。

本記事では、相手に伝わる書き方に焦点を絞って解説していきましょう。まずは伝わる企画書の書き方。詳細は別記事でも紹介していますので、詳しく知りたい方は参考にしてください。

企画書の書き方・手順・構成を解説！説得力のある企画書の作り方とは？

企画書に必要な要素

すぐに実施できる具体的な実行プランを提案する企画書の場合、盛り込むべき必要な要素を把握したうえで、それぞれを精査・具体化していくことが最初のステップ。

それぞれの要素に説得力を持たせるためには、合理的かつロジカルな裏付けが必要。そのために有効な手法が、膨大な情報や状況を整理するための「思考の枠組み」=「ビジネスフレームワーク」です。

新規事業を成功に導くフレームワーク18選！立ち上げプロセスごとに解説！

ストーリーの伝わる構成

精査・具体化したアイデアを相手に効果的に伝えるためには、問題提起からアクションまでのわかりやすいストーリーが必要。以下の構成にしたがって企画書を組み立てていけば、より相手に伝わりやすいストーリーを構築できます。

ストーリーを組み立てる際は「6W2H」のフレームワークを活用し、思考を整理しながら進めていくのがおすすめです。

企画書に説得力を持たせるには？

伝わる企画書を作成するには、それぞれのストーリーに説得力を持たせることが重要。プロジェクトメンバーに賛同を得られやすくするためにも、以下のポイントを押さえておくことがおすすめ。

伝わる提案書の書き方！

企画書に続き「伝わる提案書の書き方」を解説していきましょう。企画書とは役割の異なる提案書ですが、提案 > 企画 > 実行というビジネスプロジェクトの流れを考えれば、アイデアを具現化するプロセスが似てくるのは必然。この点を念頭に置いておくことが重要です。

提案書に必要な「CTPT」

提案書を作成する際には「CTPT」という4つの要素を重要視するべきだといわれています。CTPTとは「Concept」「Target」「Process」「Tool」の頭文字を表したもの。具体的な意味は以下の通りです。

CTPTを明確化することで「なぜ提案するのか？」「だれにどんなメリットがあるのか？」「どんなツールを使ってどのように提案を実行するのか？」わかる提案書が作成できます。一方、CTPTの要素は「企画書に必要な要素」ともほぼイコールであることも事実。特に営業目的で作成される提案書では、具体的な実行プランが求められる場合もあります。

提案書の書き方：1. 相手の課題を把握する

具体的なプロジェクトの実行プランを提案する企画書と異なり、提案書では「相手が気が付いていない課題を浮き彫り」にして「問題提起」するパターンが多くなります。つまり、適切な提案をするために、相手がどのような課題を抱えているのか？把握することが提案書作成の最初のステップです。

情報収集・市場調査

相手の課題を把握するためにやるべき第一歩は「情報収集・市場調査」です。提案書の提出先がクライアントなのか？自社内の上司なのか？あるいは、こちらから率先して提案するのか？相手から提案を求められているのか？ケースバイケースで方法は異なりますが、提案書の精度を決める重要な要素であることには変わりません。

さまざまな角度から情報収集し、どんな課題があるのか？その要因はどこにあるのか？時間をかけて検討する必要があるでしょう。相手から提案を求められているのであれば、なによりもヒアリングに時間を費やすのが重要。相手が認識していない潜在的な困りごとまで推測していく姿勢が必要です。

課題の解決方法を絞り込む

情報収集によって明らかになった課題から重点的に解決すべき課題にフォーカスし、思いつく限りの解決方法から最善だと思われるものに絞り込んでいきます。

相手がオプションとして選べる柔軟性を提案書に持たせるため、2〜3つ程度の異なる切り口の解決法を用意しておくのがおすすめ。企画書同様、フレームワークも活用しながら、ロジカルな視点で解決方法を探っていくといいでしょう。

実行プラン・予算・スケジュール

提案書には具体的な実行プランは盛り込まれないことが一般的ですが、対外的な営業で提案書を活用する場合は、現実的な提案であることをイメージしてもらうため、実行プランや予算・スケジュールを盛り込むケースもあります。

企画書ほど内容を詰める必要はないかもしれませんが、自社商品・サービスの提案であれば、商品・サービスの概要やおおまかな予算感、導入までの一般的なスケジュールを提案書に記載しておくことがおすすめです。

考えられる注意事項を洗い出す

どんなに素晴らしいアイデア・提案であっても、計画である以上、実施するうえでのリスクがまったくないということは考えられません。考えられるリスク、注意事項などはすべて洗い出し、提案書に盛り込んでおくことも重要です。

提案書の書き方：2. 提案書のストーリー・構成

ここまでで、客観的な視点で見た相手の課題、解決方法、予算・スケジュールなど、提案書に記載すべき内容が見えてきました。これらの提案内容を具体的な提案書として落とし込んでいくのが次のステップです。

企画書同様、アイデアを相手に効果的に伝えるためには、問題提起からアクションまでのわかりやすいストーリーが必要。以下の構成にしたがって提案書を組み立てていけば、より相手に伝わりやすいストーリーを構築できます。

提案の結論

営業案件獲得などに提案書を活用するケースでは、クライアント自身が課題に気が付いていない場合も少なくありません。そのため、提案書の冒頭は「提案を要約した結論」にするのがセオリー。まずは提案の結論を簡潔に相手に伝え、提案書を読むことによってどのようなメリットが得られるのかを理解してもらうことが重要です。

もちろん、冒頭部分だからといって、一番最初に手を付ける必要はありません。問題提起以下の項目を作り込み、自分自身で提案の全体像を掴んだあとで作成していくといいでしょう。

問題提起（現状の課題）

提案書の本体となるのは問題提起（現状の課題）以下のパート。相手に伝わる提案書のストーリーを組み立てるには、なにが問題なのか？このまま放置するとどうなるのか？を認識してもらうことが第一歩。

クライアント自身が気が付いていない課題を浮き彫りにする、他社と比較することによって事態の深刻さを認識してもらうなどが有効。あくまでも相手の立場を重視した視点を保つことがポイントです。

課題の解決策（提案の詳細内容）

提起した課題をどのように解決すべきなのか？提案書のメインとなるのが「解決策の提示（提案の詳細内容）」です。上述したように、相手が選べるオプションとして、多くとも3つまでの解決策を提示するのがおすすめ。提案内容には、実現可能な具体性を感じてもらう為にも「提案に至った裏付け・根拠」を示せるようにしておくことが重要なポイントです。

信頼（自社紹介）

提案書が活用される営業案件はBtoB取引が中心。必然的に商材の単価は高額になる傾向にあり、簡単に提案を受け入れてくれるクライアントばかりではありません。つまり、問題提起・解決策を提示したあとは、自社の強み・メリットを紹介して、それが信頼に足るものであることを証明する必要があります。

たとえば、提案内容に大きな差がないのであれば、より信頼できそうな企業へとクライアントの気持ちは傾くはず。こうしたパターンで有効になるのが会社紹介です。ブランディングにも関わることだけに、独りよがりにならないようにしっかりと自社の強みをアピールするべきです。

安心・行動喚起（相手が得られるメリット）

提案書最後のパートの役割は、相手が得られるメリットを具体的にイメージしてもらい、安心感を与えると同時に行動喚起を促すこと。課題解決によってどのようなメリットが得られるのか？具体的な効果を数値で表すことがポイント。

提案を採用した場合に想定される注意点・リスクを明らかにするとともに、その解決策も提示しておくとより安心感が高まるでしょう。

予算・スケジュール

必ずしも確定した数字が必要なわけではありませんが、おおまかな予算感・実施した場合のおおまかなスケジュールを明記しておくことも有効。提案書にリアルな現実感を与えられるのは上述した通りです。もちろん、先方からの依頼に応じて、概算見積もり程度の予算提示を求められる場合もあります。

伝わる提案書を作成するポイント

企画書同様、伝わる企画書を作成するには、それぞれのストーリーに説得力を持たせることが重要。プロジェクトメンバーに賛同を得られやすくするため、押さえておきたいいくつかのポイントを簡単に紹介しておきます。

提案書の対象は意思決定者（キーマン）

提案書をBtoB取引で活用する場合の特徴は、プレゼンテーションの相手が複数人であること。さらに、BtoB取引ならではの特徴として「購入者と利用者が異なる」ということも挙げられます。つまり、提案書は意思決定者（キーマン）を対象にした視点で作成する必要があるといえるでしょう。

たとえば、商品やサービスなどのツールをアピールする際は、利用者の業務改善・利便性向上に焦点をあわせがち。導入・採用を決定する意思決定者のメリットが欠けてしまった提案になる場合もしばしばです。これではプロジェクトメンバー全員からの賛同を得るのは困難。意思決定者のメリットにも着目した提案内容が必要です。

課題解決を裏付ける理論

提案内容がどのように課題を解決するのか？確信できる裏付けを相手に提供する理論が必要。信頼できる数値・データも活用しながら、課題解決の視点で説明する、商品やサービスの特徴が課題解決にロジカルにつながっていることを説明できるよう、提案書を構成することが重要です。

見やすい提案書で行動喚起

信頼面にも関連しますが、行動喚起を促す為、デザイン面にも気を配った見やすい提案書を作成することも重要。自社紹介で信頼感を得ようとしても、デザインがバラバラで見にくい、一貫性のない提案書では相手に不安を与えてしまいます。あまりにもデザインに時間を費やしてしまうのは本末転倒ですが、シンプルで見やすいデザインの提案書は必須です。

提案書に適切なフォーマットはある？

提案書には決まったフォーマットがあるわけではありません。一般的には「A4縦」「A4横」の複数ページ構成が採用されるケースがほとんどですが、シンプルで見やすい提案書を作成するためにテンプレートを活用するのもひとつの方法です。

「1枚に1項目のみ」「ページのデザインに統一感を持たせる」「白黒プリント時の見やすさを意識して図・表を作成する」などのポイントを押さえながらテンプレートを活用すれば、シンプルかつ統一された提案書を作成できます。

企画書の詳細な書き方を紹介した以下の記事では、提案書のテンプレートをダウンロードできるサイトも紹介しています。参考にしてみてください。

企画書の書き方・手順・構成を解説！説得力のある企画書の作り方とは？

まとめ

本記事では、役割・位置付け・使い方を含めた企画書・提案書の違い、相手に伝わる企画書・提案書の書き方を解説するとともに、賛同の得やすい説得力のある提案書作成のポイントも紹介してきました。書き方・作り方を含め、似ている点も多い企画書・提案書ですが、根本的な役割には大きな違いがあります。

両者の違い・役割・位置付けをしっかり把握し、適切に使い分けていくことがビジネスを成功に導くポイントです。テンプレートも活用しながら、プロジェクトメンバーの賛同を得られる説得力のある企画書・提案書作りにチャレンジしてみてください。

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