業務改善の進め方は?ポイント2つや活用できるフレームワークを紹介
- 業務改善とは?
- 業務改善の進め方は?
- 業務改善を行う際のポイントは?
「業務改善の進め方やポイントがわからない」という方、必見です。業務改善を進める際はコンサルタントに依頼することで、客観的な視点から現状のプロセスに関して新しい洞察をもたらしてくれるでしょう。
この記事では経営者やプロジェクトマネージャーに向けて、業務改善の進め方を分かりやすく解説します。最後まで読めば、業務改善を行う際のポイントもわかります。
業務改善に活用できるフレームワークも紹介するため、業務プロセス改善を担当する方はぜひ参考にしてください。
もしも今現在、
- 業務効率化の具体的な手法がわからない
- 業務プロセスの見直しが不安
- デジタル化の活用方法がわからない
上記のようなお困りがありましたら、比較ビズへお気軽にご相談ください。比較ビズでは、複数の経営コンサルタントに一括で相談ができ、各社の特色を把握したうえで業者を選定できます。相談したからといって、必ずしも契約する必要はありません。まずはお気軽にご利用ください。
業務改善とは
業務改善は、企業が日常の業務プロセスを分析し、効率性や品質、効果を向上させる取り組みです。業務改善は、自社がより効率的に業務を実行し、競争力や顧客満足度を高められる方法を特定します。
効率的な業務プロセスはコスト削減につながります。余分なステップやリソースの使用を減らすことで、経費を削減し、自社の利益を向上できるでしょう。
業務改善の進め方
業務改善の進め方を紹介します。
- 目標設定と計画立案
- 現状評価
- ベストプラクティスの研究
- 解決策の検討と提案
- 実施と監視
- トレーニングと変更管理
- 持続的改善
- 結果の評価と報告
1. 目標設定と計画立案
業務改善の成功を確保するために、明確な目標を設定し、達成するための計画を策定しましょう。目標設定は方向性を示し、自社全体を一貫性のあるビジョンへ導きます。計画立案はプロジェクトのスコープやリソース、スケジュールを明確化し、失敗のリスクを最小限に抑えます。
目標を「生産性を20%向上させる」と設定した場合、計画はどのプロセスを対象にし、いつまでに実行するかを具体的に示しましょう。明確な目標設定と計画立案は、改善プロセスを効果的に導く鍵であり、プロジェクトの成功を確保します。
2. 現状評価
業務改善プロセスは、現在の状況を評価する段階から始まります。現状評価は、問題を特定し、改善の方向を明確にするために重要です。自社内の業務プロセスを客観的に分析し、改善の余地を探りましょう。
たとえば製造業では、生産ラインの効率や品質に関するデータの収集、プロセスマッピングを通じて、どの工程で遅延が発生しているかを特定します。業務プロセスを客観的に評価することで、改善の方向性が明確になります。
3. ベストプラクティスの研究
業務改善プロセスにおいて、他の成功事例やベストプラクティスの研究は重要です。ベストプラクティスの研究は、他の組織や業界で実証された成功パターンや効果的なアプローチを学ぶことで、自社の改善プロセスに役立ちます。
たとえばカスタマーサービス部門では、類似業界のカスタマーサービスプロセスを調査し、高い顧客満足度を実現している例を特定します。改善プロセスの方向性を決定づけ、他の成功事例を学びながら自社の業務を効果的に改善することが可能です。
4. 解決策の検討と提案
問題の特定後、解決するための具体的な解決策を計画しましょう。問題が何であるかを明確に理解することが、適切な解決策を見つける第一歩です。
生産プロセスの問題が原因で生産性が低下している場合、解決策は新しい機械の導入やスキル向上トレーニングなどがあります。問題に対する適切な解決策を見つけ出すことは、プロジェクトを効果的に進める手助けとなります。
5. 実施と監視
業務改善プロジェクトの成功は、提案された解決策を実行し、進捗を監視することが鍵となります。提案された解決策を実施する段階は、改善の具体的な実現に向けた重要なステップです。進捗を監視することは、計画どおりに進行しているかを確認し、問題が発生した場合に迅速に対処するために不可欠です。
新しいプロセスを実施する場合、担当者は実施の進行状況を定期的にモニタリングし、問題が発生した場合は対処策を検討します。実施と監視は業務改善プロジェクトの成功に直結します。
6. トレーニングと変更管理
業務改善は、新しいプロセスやツールの導入に伴うトレーニングと変更管理が必要です。新しいプロセスやツールを導入する際、従業員のスキルや知識を向上させ、変更を受け入れられるような支援が必要です。
新しい生産プロセスを導入する場合、従業員に対するトレーニングプログラムを設計し、プロセス変更に関する講習会を開催します。トレーニングと変更管理は、新しいプロセスやツールの導入に伴うスムーズな移行を確保し、従業員が変更に適応しやすくするために欠かせません。
7. 持続的改善
業務改善は単なるプロジェクトではなく、持続的なプロセスとして捉えましょう。継続的な改善プロセスを自社に根付かせることが、競争力を維持し、効果を最大化する鍵です。
たとえば、定期的なプロセス監査や従業員からの提案を収集し、プロセスを改良します。新しい技術やベストプラクティスを採用し、競争力を維持しましょう。持続的な改善は自社の生命線であり、競争力を保つことで効率性を向上できます。
8. 結果の評価と報告
業務改善プロセスの最終段階では、改善の成果を評価し、関係者やステークホルダーに報告します。結果を報告し、進捗状況や成果を共有しましょう。
成果の評価は、事前に設定した目標と比較して、生産性向上やコスト削減、品質改善などの指標に基づいて行われます。報告は自社の関係者に対して、改善の成功や今後の方向性を透明かつ効果的に伝える役割を果たします。
成果を定期的に評価し関係者と共有することで、継続的な成長と競争力の維持を実現できるでしょう。
業務改善を行う際のポイント2つ
業務改善を行う際のポイントを2つ紹介します。
- コミュニケーションと教育を行う
- 定期的な監視と改善を行う
1. コミュニケーションと教育を行う
業務改善プロセスにおいて、コミュニケーションと教育は非常に重要な要素です。改善プロジェクトの進捗状況や目標、計画をすべての関係者と共有しましょう。透明性が高まると、チーム全体が目標に向かって協力しやすくなります。
従業員が変更に適応できるように、必要なリソースやサポートを提供しましょう。トレーニング資料やユーザーマニュアル、FAQ、オンラインサポートなどが含まれます。
コミュニケーションと教育は業務改善プロジェクトの成功に不可欠な要素であり、従業員の協力と理解を得るために大きな役割を果たします。
2. 定期的な監視と改善を行う
業務改善プロセスにおいて、定期的な監視と改善は持続的な成功を確保するために重要です。改善プロジェクトを実施する際に、定期的に成果を評価する日程を確立しましょう。
改善の成功を測定するためのパフォーマンス指標を設定します。業務プロセスの効率性や品質、コスト削減、顧客満足度など、目標に応じて異なります。たとえば、KPI(Key Performance Indicator)を設定し、指標を定期的にトラッキングしましょう。
定期的な監視と改善のプロセスを通じて、業務プロセスの持続的な最適化を実現し、自社の効率性と競争力を向上できます。
自社の目標を達成するための業績評価の指標のことです。達成状況を定点観測することで、目標達成に向けた自社のパフォーマンス動向を把握できます。
業務改善に活用できるフレームワーク2つ
業務改善に活用できるフレームワークを2つ紹介します。
- ECRS(イクルス)
- BPMN
1. ECRS(イクルス)
ECRSは、業務プロセスの改善や最適化に役立つフレームワークです。プロセスの効率性や効果を向上させるための4つの主要なアクションを示しており、各要素は以下のとおりです。
Eliminate(排除) | ・不要な要素やプロセスを排除する ・冗長な業務タスクや在庫削減、無駄な手続きなど |
---|---|
Combine(統合) | ・異なる要素やプロセスを統合する ・部門間連携強化やプロジェクト統合、情報共有の促進など |
Rearrange(交換) | ・要素や要素の配置を変更する ・優先順位の調整やスケジュールの最適化、リソース再配置など |
Simplify(簡素化) | ・複雑な要素やプロセスを簡素化する ・文書要約や手続き合理化、意思決定の迅速化など |
2. BPMN
BPMNは、業務プロセスのモデリングや記述に使用されるフレームワークです。業務プロセスの設計や分析、改善などを可視化するために広く活用されています。
1. プロセス図 | ・ビジネスプロセスを図で表現し可視化する ・オーダー処理、顧客サポートプロセスなど |
---|---|
2. フローチャート | ・ステップ間のフローを示しタスク順序を明示する ・製品生産プロセス、プロジェクト管理の進行状況表示など |
3. イベント | ・出来事やトリガーを表現しアクションを起こす ・注文の受領、支払いの通知、タスクの開始など |
4. ゲートウェイ | ・フローの分岐と統合を管理し条件に応じた経路を設定する ・承認プロセスの条件分岐、リソースの統合など |
5. データオブジェクト | ・データのフローと処理を明示化し、データの取り扱いを追跡する ・顧客データの更新、ファイル転送プロセスなど |
まとめ
業務改善を進める際にコンサルタントに依頼することで、客観的な視点から現状のプロセスに関して新しい洞察をもたらしてくれるでしょう。コンサルタントはビジネス全体の戦略に基づいたアドバイスを提供し、業務改善を戦略的な視点からサポートします。
比較ビズには、業務改善に特化したコンサルタントが多数在籍しているため一括見積が可能です。比較ビズの利用は完全無料であるため、相談から始めることで自社に適したコンサルタントを探せます。
2009年:(株)リクルートに新卒で入社。営業部署・企画部署にて責任者を務める。(在籍中は、MVPやマネジメント賞など、多数受賞。)
2013年:(株)データX(旧:フロムスクラッチ)の創業期に転職。営業や新卒・中途採用の責任者を務める。
2014年:アソビュー(株)に転職。その後、営業責任者、新規事業責任者、事業企画を歴任。
2015年:(株)Pro-D-useを創業。取締役副社長(現任)に就任。新規事業の立上げ〜収益化、成果を上げる営業の仕組み作り、採用〜組織の構築、Webマーケティングを主軸とした売れる仕組み作り、業務システムの導入・運用、融資を中心とした資金調達〜財務のコンサルティングを得意としている。
また、個人でも中小企業の融資を支援するサービス「中小企業の融資代行プロ.com」を運営するなど、一貫して中小企業を支援することを生業にしている。
最初の目標設定を間違えると、ほぼ100%プロジェクトが途中で迷走します。また仮に、プロジェクトがうまくいったとしても、継続的な改善をしなければ、すぐにまた業務改善が必要な場面にぶつかります。
適切な目標設定と、継続的な改善をできる組織づくりをすることも、業務改善プロジェクトにおいては重要であるといえます。
比較ビズ編集部では、BtoB向けに様々な業種の発注に役立つ情報を発信。「発注先の選び方を知りたい」「外注する際の費用相場を知りたい」といった疑問を編集部のメンバーが分かりやすく解説しています。
もしも今現在、
- 業務効率化の具体的な手法がわからない
- 業務プロセスの見直しが不安
- デジタル化の活用方法がわからない
上記のようなお困りがありましたら、比較ビズへお気軽にご相談ください。比較ビズでは、複数の経営コンサルタントに一括で相談ができ、各社の特色を把握したうえで業者を選定できます。相談したからといって、必ずしも契約する必要はありません。まずはお気軽にご利用ください。
業務改善コンサルタントに関連する記事
-
2024年04月10日業務改善コンサルタント業務改善とは?業務改善の進め方や活用できるフレームワーク3つを紹介
-
2024年04月10日業務改善コンサルタント業務改善に活用できるフレームワーク6つを紹介!ポイントやメリットを解説
-
2024年04月10日業務改善コンサルタント業務改善の進め方は?ポイント2つや活用できるフレームワークを紹介
-
2024年02月01日業務改善コンサルタント業務改善に役立つアイデア事例13選!進め方や成功事例もあわせて紹介
-
2023年10月20日業務改善コンサルタント業務改善で問題点の洗い出しを行う必要性3つを解説!方法や注意点を確認
-
2023年10月20日業務改善コンサルタント業務効率化にはツールの導入がおすすめ!各用途に活用できるツール11選
発注ガイド
経営コンサルタントのお役立ち情報
編集部オススメ記事
- コンサルの基礎を知る
- コンサルの種類と役割
- コンサルの選び方
- スポットコンサルの活用方法
- デューデリジェンスの種類と意味