中小企業は電子帳簿保存法への対応が必要?対応方法をわかりやすく解説
- 電子帳簿保存法とはそもそもどういうもの?
- 中小企業は電子帳簿保存法に対応する必要があるの?
- 中小企業の電子帳簿保存法に対応する方法は?
中小企業は2024年1月までに電子帳簿保存法への対応が必要です。電子帳簿保存法は、国税関係の書類・帳簿保存を、電子帳簿等保存・スキャナ保存・電子取引による保存が義務化されたものです。
この記事では、電子帳簿保存法への対応を知りたい方向けに、電子帳簿保存法の区分や保存要件を解説します。記事を読み終わった頃には、国税関係の書類ごとに保存方法が理解できるでしょう。
「義務化される電子帳簿保存法とは何?」「重要ポイントを知ることで、スムーズに対応したい」とお悩みの方は、ぜひ参考にしてください。
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中小企業は2024年1月までに電子帳簿保存法への対応が必要
電子帳簿保存法の対象となるのは、すべての個人事業主と企業です。中小企業でも、電子帳簿保存法に対応する必要があります。期限は2024年1月までと定められており、2024年1月からは、完全義務化として正式に執行されます。
現段階では猶予期間が残されている状態ですが、計画的に対応するのがおすすめです。
電子帳簿保存法の概要
電子帳簿保存法は、1998年に制定された法律でしたがほとんど普及せず、2022年の改正をきっかけに、2024年1月からは義務化されます。
国税関係の書類・帳簿を認められている保存法で保存することが義務化されます。認められている保存法は、電子帳簿等保存・スキャナ保存・電子取引による保存の3つです。
書類ごとの保存法をはじめ、保存におけるルールは電子帳簿保存法で明確に定められており、義務化後はルールに従って保存しなくてはなりません。
電子帳簿保存法の3つの区分
電子帳簿保存法には以下の3つの区分があります。各区分によって保存法が異なるため、取り扱う書類やデータの種類に応じて、最適な保存方法を選択することが大切です。
- 電子帳簿保存
- スキャナ保存
- 電子取引
義務付けられているのは、現段階で上記の電子取引のみとなり、他の区分は任意です。以下で詳しく解説します。
電子帳簿保存
電子帳簿等保存は、電子的に作成された書類を、データの状態で保管する方法です。自分が作成した書類が対象となり、取引先から受け取った書類は対象になりません。
具体的には自分が専用の会計ソフトを使用して作成した書類や、パソコンを使用して作成した誓約書・領収書控えなどが、電子帳簿等保存の対象です。自分で作成したという点がポイントになります。
スキャナ保存
スキャナ保存は、紙の形で受領または作成した書類を、スキャナで画像データにして保存する方法です。名前のとおり、スキャナを使う保存方法となるため、画像データに替えるという点がキーポイントになるでしょう。
スキャナ保存の対象となるのは、自分が作成した領収書や相手から受け取った書類などです。スキャナを使って画像データを保存できたら、原本は処分しても問題ありません。
電子取引
電子取引での保存は、請求書や領収書などをネット上でやり取りした場合、受領したデータをそのまま受け取る方法です。電子帳簿等保存・スキャナ保存とは違い、電子取引保存の場合はデータでの保存が義務付けられており、紙の状態で保管することはできません。
電子取引の対象となるのは、インターネット取引や電子メールでの取引で得たデータです。電子データで得た情報は、電子データの状態で保存します。EDIやクラウドなどでの取引も、電子取引の対象です。
電子帳簿保存法におけるデータの保存要件4つ
電子帳簿保存法には、データ保存の要件が4つあります。電子取引を行ううえで大切なポイントになり、要件を4つすべて満たさないと、電子帳簿保存法の義務を果たしたことにはなりません。
- システム概要に関する書類の備え付け
- 見読可能装置の備え付け
- 検索機能の確保
- 真実性の担保
具体的な保存要件は上記4つです。以下では各保存要件を詳しく解説します。すべての条件を満たせるよう必ずチェックしましょう。
1. システム概要に関する書類の備え付け
1つめは、システム概要に関する書類の備え付けです。データ作成ソフトの概要や仕様が記載されている書類、操作マニュアルなどの書類を備え付けましょう。
備え付けた書類は、誰でも自由に閲覧できる状態にしなければなりません。使用しているシステムを変更した場合は、都度備え付けている書類も見直して、現在使用しているシステムに対して最適なものに変更しましょう。
2. 見読可能装置の備え付け
2つめは、見読可能装置の備え付けです。データを確認できる機器を用意しましょう。代表的な機器はパソコンのディスプレイやアプリなどです。
見読可能装置の備え付けは、保存要件として定められていませんが、多くの企業ですでに取り入れられています。導入していない場合は、義務化になるまでに用意しましょう。税務職員だけではなく、自社のスタッフがデータを確認するために必要です。
3. 検索機能の確保
3つめは、検索機能の確保です。各データに日付や企業名などの情報を入力しておくことで、データ情報をピックアップしやすくすることです。検索機能を使いこなしていくためには、大切なポイントといえるでしょう。
たくさんの電子データを管理していると、必要なデータを探し出すことが難しくなります。検索機能を確保しておくと、日付や企業名などの条件により、データを簡単に見つけられるでしょう。
4. 真実性の担保
4つめは、真実性の担保です。データが不正に削除・編集されたものではなく、正しいものが表示されていることを表します。真実性を証明するためには、下記のいずれかを行いましょう。
- タイムスタンプが押されたデータを受け取る
- データを受け取ったら速やかにタイムスタンプを押す
- データの訂正・削除が記録されるシステムを使うか、訂正・削除ができないシステムを使う
- 不当な訂正削除の防止に向けて、事務処理規程を運用する
電子帳簿保存法における対象書類の保存方法
電子帳簿保存法における対象書類の保存方法は、データを受領した状況に応じて異なります。以下の3項目に分け、くわしく解説します。
- 請求書
- 領収書
- 見積書・注文書
1. 請求書
請求書を電子データで受領した場合、以下の保存方法を選びましょう。
データを受領した状況 | 保存方法 |
---|---|
メールにPDFが添付されていた | PDFを保存 |
ホームページでPDFをダウンロードした | PDFを保存 |
ホームページ上で請求書を画面表示した | スクリーンショットで画像データを保存 |
EDIシステムを利用している | ・システム上でデータを保存する または ・ダウンロードをしてPDFを保存 |
FAXで受信した請求書をデータ管理したい | スキャンしてPDF化したデータを保存 |
2. 領収書
領収書を電子データで受領した場合、以下の保存方法を選びましょう。
データを受領した状況 | 保存方法 |
---|---|
メールにPDFが添付されていた | PDFを保存 |
ホームページでPDFをダウンロードした | PDFを保存 |
ホームページ上で領収書を画面表示した | スクリーンショットで画像データを保存 |
EDIシステムを利用している | ・システム上でデータを保存する または ・ダウンロードをしてPDFを保存 |
クレジットカードの利用明細や交通ICカードなどを、ホームページでデータ確認している | ・ファイルをダウンロード または ・スクリーンショットで画像データを保存 |
3. 見積書・注文書
見積書・注文書などを電子データで受領した場合、以下の保存方法を選びましょう。
データを受領した状況 | 保存方法 |
---|---|
メールにPDFが添付されていた | PDFを保存 |
ホームページでPDFをダウンロードした | PDFを保存 |
ホームページで見積書または注文書を画面表示した | スクリーンショットで画像データを保存 |
EDIシステムを利用している | ・システム上でデータを保存する または ・ダウンロードをしてPDFを保存 |
FAXで受信した見積書または注文書をデータ管理したい | スキャンしてPDF化したデータを保存 |
中小企業が電子帳簿保存法に対応する方法
中小企業も電子帳簿保存法に従う必要があります。以下の対応方法を参考にして、2024年1月の義務化までに、適切に対処しましょう。
- 電子帳簿保存法の適用要件の確認
- 改正に対応したシステムの導入・アップデート
- 業務フローの最適化
1. 電子帳簿保存法の適用要件の確認
電子帳簿保存法の適用要件は、3つの区分があります。それぞれの要件を確認しましょう。
- 電子帳簿等保存
- スキャナ保存
- 電子取引
なかでも電子取引は、電子データでの保存が義務付けられています。紙の状態で保存をすることは、2024年1月以降は行えないことに注意しましょう。保存対象となる書類を、各ケースごとに理解しておくことも重要です。
2. 改正に対応したシステムの導入・アップデート
電子帳簿保存法に対応していない場合は、新たなシステムを導入するか、アップデートを行う必要があります。システムを選ぶ際、電子帳簿保存法に対応しているか必ず確認しましょう。
タイムスタンプ付与の機能があるシステムを使う、修正や削除ができないシステムに変更するなど、現場の状況に応じて対応しましょう。
システムを見直したら、社内で共有することが大切です。社員がスムーズに使用できなければ、結果的に義務化に対応できなくなるおそれがあります。
3. 業務フローの最適化
各書類の業務フローを見直して、最適化を行いましょう。承認手続きやデータの受け渡しなどを、スムーズに行えるフローに変更することで、社員の負担を軽減できます。最適化により、電子データを適切に保存することが可能です。
業務フローは申請方法や承認方法はもちろん、経理のチェック項目まで細かく見直しましょう。最適化を行ったら、関係があるスタッフ全員に周知することも大切です。全員がフローを理解し行動することで、電子帳簿保存法に対応できるでしょう。
まとめ
この記事では、2024年1月から対応が義務化される電子帳簿保存法について解説しました。電子帳簿保存法により、国税関係の書類・帳簿保存を電子帳簿等保存・スキャナ保存・電子取引により保存することが義務付けられました。
帳簿や種類に応じて適した保存法を用いることが大切です。電子取引を行ううえで満たさなければならない要件があるため、しっかり確認しましょう。
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