契約書管理システムのおすすめ10選！導入で業務効率化を実現する方法とは？

契約書管理システムは電子契約書を一元管理するツール

契約書管理システムは、企業が契約書を電子データとして一元管理できるツールです。紙媒体での契約書管理に比べ、検索や更新作業が効率化されるメリットがあります。加えて、複数の契約書をまとめて管理できるため、業務の生産性が向上するでしょう。

近年、多くの企業がペーパーレス化を促進しており、電子契約書や契約書管理システムの導入が進んでいます。契約書管理システムにより、契約書の紛失リスクの軽減や法的リスクの管理が容易になる点も、導入が進む理由の1つです。

契約書管理システムを導入するメリット3つ

契約書管理システムを導入するメリットとして、以下の3つが挙げられます。

契約書の管理のしやすさのみならず、セキュリティ対策が行える点が大きなメリットです。

1. 契約書の管理・検索がしやすくなる

契約書管理システムを導入することで、契約書の管理や検索がスムーズになります。紙媒体の契約書では、膨大な契約書のなかから特定の書類を探すのに時間がかかっていました。契約書や他の書類をデジタル化することで、キーワード検索やフィルター機能を活用し、必要な書類を瞬時に見つけることが可能になります。

契約書管理システムでは、フォルダ分けやタグ付けなどの機能を利用することで、文書の分類が簡単になることもメリットの1つです。取引先別、業務別、部署別などさまざまなフォルダ分けが可能になるため、管理者の業務時間を削減し、他の重要な業務に集中できる環境が整うでしょう。

2. セキュリティ対策が行える

契約書管理システムを利用することで、セキュリティ対策が強化されます。重要な契約書は企業の機密情報を含むため、適切な管理が不可欠です。紙の契約書では、不正アクセスや紛失、改ざんのリスクが高いなど多くの懸念点がありました。

契約書管理システムでは、アクセス権限の設定や暗号化技術の活用により、情報の保護が徹底されます。電子署名やタイムスタンプなどの技術が使用されることで、契約書の改ざんはほぼ不可能です。システムによっては、ログ管理機能により、誰がいつ文書にアクセスしたのかを追跡できるため、内部不正の防止にも役立つでしょう。

3. 契約期限や更新の管理が容易になる

契約書管理システムの多くは、契約書の期限管理や更新通知機能を備えています。企業は多数の契約を抱えており、それぞれの契約がいつ終了するのかを把握するのは容易ではありません。契約書管理システムを導入することで、期限が近づいた契約書の通知を自動的に受け取ることができます。

契約書管理システムのリマインド機能により、更新漏れや契約の失効を防ぎ、ビジネスの安定性や企業の信頼性を確保できるでしょう。契約内容の変更や更新履歴も自動的に記録されるため、契約内容や契約時期の認識に齟齬が生じた場合でも、迅速に対処できます。

契約書管理システムの費用相場は1万円～6万円/月

契約書管理システムの費用は、製品の種類や提供元のサービス内容によって異なります。一般的な費用相場は、1ユーザーあたり月額1万円～6万円です。中小企業向けのシステムでは、比較的低価格のプランも提供されています。

月額費用とは別に、初期費用や設定費用がかかる場合もあるため、事前に必ず確認しておきましょう。企業の規模や必要な機能に応じてプランを選ぶことで、自社のニーズに合ったシステム選びができ、コストパフォーマンスを最大化できます。最初に無料トライアルを利用し、システムが自社に適しているかを見極めることもできるでしょう。

おすすめの契約書管理システムを比較するポイント5つ

契約書管理システムを比較するポイントとして、以下の5つが挙げられます。

機能の充実度に加え、セキュリティや自社システムとの互換性を重視すべきです。

1. 検索機能は充実しているか

契約書管理システムを選ぶ際、検索機能の充実度は重要なポイントです。キーワード検索や条件フィルター、フォルダ機能など、必要な契約書を素早く見つけられる機能が備わっているか確認しましょう。複数の条件を組み合わせて検索できるシステムは利便性が高いといえます。

検索機能が不足している場合、文書管理や検索の効率が低下し、業務時間の浪費につながります。費用をかけて導入した契約書管理システムが意味をなさなくなるおそれもあるでしょう。契約書の迅速な検索が可能なシステムを導入することで、作業効率や業務全体の生産性を高めることができます。

2. 文書管理機能が備わっているか

文書管理機能が充実しているかも重要な比較ポイントです。契約書のフォルダ分けやタグ付け、バージョン管理などの機能を持つシステムを選びましょう。契約書の分類や管理が容易になると効率的に文書を管理できるようになり、社員のストレス軽減にも貢献します。

契約書管理システムがクラウド型の場合、インターネット環境があればどこからでもアクセス可能です。リモートワークや出張先でも契約書を確認できるため、多様な働き方を支援する企業にも有益なシステムといえるでしょう。

3. 操作性や利便性が高いか

契約書管理システムを選ぶ際、操作性の高さが重要なポイントとなります。ユーザーが直感的に操作できるインターフェースを備えたシステムは、導入後の定着率に大きな影響を及ぼすでしょう。操作性が高いシステムを選ぶことで、業務の負担を軽減し、契約のスピードアップを促進します。

操作性が悪いシステムを選ぶと、社員が使いこなせず、導入の効果が半減するおそれもあるでしょう。社員が次第にシステムを使わなくなることを防ぐため、導入前にデモ版を試し、操作感を確認することが重要です。

4. セキュリティは高いか

契約書管理システム選びでは、セキュリティの強固さを確認することが不可欠です。アクセス権限の設定やデータの暗号化機能、2段階認証の有無など、セキュリティ機能が充実しているかチェックしましょう。

システムのセキュリティが甘いケースでは、情報漏えいや改ざんのリスクがあります。システムのセキュリティに加えて、社内の運用に関するルールづくりも必要です。万が一トラブルが発生した場合に、どのような対策を講じるべきか、あらかじめ検討しておきましょう。

5. 他のシステムと連携できるか

契約書管理システムが、社内の他のシステムと連携できるかどうかも比較ポイントの1つです。たとえば、社内ですでに利用しているSFAやCRMなどの営業支援ツールと連携することで、契約書管理の効率がさらに向上します。情報の一元化を図るためにも、システム同士の互換性は非常に重要です。

連携機能がないシステムでは、業務を別々のシステムで進めなければならず、業務効率低下のおそれがあります。契約書管理システムの導入前に連携可能なシステムを確認し、業務フロー全体の効率化を目指しましょう。

【豊富な実績】おすすめ契約書管理システム開発会社5選

参照元：弁護士ドットコム株式会社

• 契約業務を簡単に
• さまざまな外部サービスとの連携が可能
• 契約書を探す時間を大幅に削減

お問合せ

参照元：株式会社LegalOnTechnologies

• 導入実績は800社以上
• 締結後の適切な契約管理をしっかりサポート
• サポート体制が万全で安心

お問合せ

参照元：株式会社Hubble

• 継続率は99.9％
• リーズナブルな料金設定
• 外部サービスとの連携にも強い

お問合せ

参照元：インフォコム株式会社

• 契約書以外にもいろいろな社内文書管理が可能
• 完全ペーパレスな契約管理を実現
• さまざまなアラート通知の活用で作業漏れを回避

お問合せ

参照元：GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社

• 190万社以上が導入
• 印紙税などのコストを削減
• さまざまなサービスとの連携も可能

お問合せ

【スピーディーな対応】おすすめ契約書管理システム開発会社2選

参照元：株式会社オプティム

• 契約書の管理コストやリスクを削減
• 契約書管理のお困り事を解決
• どこからでもスピーディに契約書を参照できる

お問合せ

参照元：住友電工情報システム株式会社

• 導入実績は800社以上
• 社内文書をすべて一元管理可能
• 充実した機能が搭載

お問合せ

【ワンストップで対応】おすすめ契約書管理システム開発会社3選

参照元：Sansan株式会社

• あらゆる契約書を正確にデータ化できる
• 企業全体の生産性アップを実現
• 契約に関するあらゆる課題を解決

お問合せ

参照元：ContractS株式会社

• 業績シェアナンバーワンの実績
• 業務効率化の向上を実現
• 導入企業にあわせて最適なプランを提案

お問合せ

参照元：株式会社NXワンビシアーカイブズ

• 書面契約から管理まで一元管理できる
• あらゆる署名・締結が可能
• 充実のセキュリティを整備

お問合せ

まとめ

契約書管理システムは、企業の契約書管理を効率化し、情報漏えいリスクの低減にも役立つツールです。システムの導入により、業務効率が向上し、契約管理の負担が軽減されるでしょう。システム選びの際には、自社のニーズを把握したうえで、必要な機能が搭載されているかチェックすることが重要です。

比較ビズは、おすすめの契約書管理システムを条件によって比較できる話題のWebサイトです。ほんの2分程度で数多くのシステムを比較できるため、短時間で自社にぴったりの製品を見つけられます。契約書の管理を効率化したい、業務の負担を減らしたいと考えている企業は、ぜひ一度比較ビズを利用してください。

監修者のコメント

犬を飼ってるゴリラ

フリーランス　諏訪光

大手ネット系企業にて10数年に渡りプログラマー〜プロダクトマネージャーまでを幅広く経験。新規事業から企業再生に至るまで様々な案件の開発に携わる。大企業のDX推進者や起業経験を経て現在はフリーランスの新規事業、DX、デジタルマーケのコンサルを行う。

詳しく見る

契約書管理システムの導入は、企業の業務効率化やリスク管理の観点から非常に重要です。特に、デジタルトランスフォーメーション(DX)が進む現代において、紙ベースの契約書管理から電子化への移行は避けて通れない課題となっています。

DXと言いますと、業務効率化のためのSaaSの導入や工場のIoT化などが思い浮かぶかもしれませんが、契約や経理などバックオフィス業務にも必要です。会社の業務の中でアナログな作業が残ってしまうと、そこがボトルネックになってDXが進みません。

例えば、営業活動にSaaSを導入し、営業のメインの業務が効率化し、データを取得できていても、契約が紙ベースになっていては誰が、何時、どのような契約をしたのかなど、営業のゴールともいうべき部分のデジタルデータがロストしてしまいます。

この記事で紹介されている各システムは、それぞれ異なる特徴や機能を持っており、企業のニーズや要件に合わせて選択することが求められます。また、導入するシステムを選定する際には、セキュリティ面やコスト面、サポート体制などの要因も考慮する必要があります。

契約書管理は企業の業務の中核を担う部分であるため、慎重な選定と導入が必要です。本記事が皆さのパートナー選びに貢献できますと幸いです。

執筆者

比較ビズ編集部では、BtoB向けに様々な業種の発注に役立つ情報を発信。「発注先の選び方を知りたい」「外注する際の費用相場を知りたい」といった疑問を編集部のメンバーが分かりやすく解説しています。