おすすめの入退室管理システム10選！選定時の比較ポイントも解説

入退室管理システムとは

「いつ・誰が・どの部屋に出入りしたか」といった情報をシステム上で一元管理できるシステムです。従来は物理的な鍵を貸し出す際、利用者の氏名や入室時間、使用する部屋の番号などを台帳に記載してもらい、利用状況の把握に努めてきました。

入退室管理システムを導入すると、入室権限の付与や鍵の開閉を遠隔操作でおこなえるため、業務を効率的に進められます。

従業員もICカードや暗証番号、スマートフォンアプリを使って入退室ができるようになるため、部屋の鍵を毎回借りに行く必要がありません。利便性の向上に加え、物理的な部屋の鍵とスペアキーを作成する費用削減も図れます。

入退室管理システムの種類

入退室管理システムの種類は「オンプレミス型」と「クラウド型」の2種類です。オンプレミス型では、自社内にシステム構築します。外部からアクセスできないため、情報漏洩による不法侵入のリスクが低いです。

クラウド型は、クラウドサーバーにアクセスして利用するため物理的な機器の保有が必要なく、初期費用を限りなく抑えられます。複数拠点の入退室管理や勤怠管理システムとの連携ができるものもあり、業務の負担軽減に役立てられるでしょう。

従業員数や予算、自社の課題を考慮したシステムを選ぶことが重要です。近年の入退室管理システムでは、初期費用や月額料金が比較的リーズナブルなクラウド型が主流になります。

入退室管理システムの認証方法

入退室管理システムの主な認証方法は、以下の4種類です。

ICカードでの認証に社員証や交通系ICカードを使うと、初期費用の大幅な削減が可能です。ただし、社員証の場合は非接触通信に必要なFeliCaシール、交通系ICカードの場合はNFCを搭載したカードリーダーが必要になります。

生体認証は他の方法と異なり、ICカードやスマートフォンの紛失、パスワード流出の心配がありません。従業員1人ひとりの身体的特徴を使うため、データの改ざんも困難です。

反面、スムーズな入退室の実現には高精度の認証端末を用意する必要があり、初期費用が高騰します。

入退室管理システムの導入方法

入退室管理システムの導入方法には、以下3つの選択肢が挙げられます。

破損や不具合がない場合、既存の物理鍵を利用して入退室管理システムを設置する方法がおすすめです。工事が不要なため、初期費用を抑えられます。将来的にオフィスの増築・移転の際も原状回復がしやすい点も魅力です。

入退室管理システムの導入費用

入退室管理システムの導入費用は、認証方法によって異なります。

もっとも初期費用を安く抑えられる導入方法は、スマートフォンアプリです。クラウド型の入退室管理システムが多く、初期費用と月額料金が安いです。システムによっては工事の必要もありません。

オンプレミス型で認証方法に生体認証を選んだ場合、最低でも300万円の初期費用が必要です。

上記の表に記載した工事費用や端末購入費などは、会社ごとに設定料金が異なります。あくまで目安の価格と捉え、システム選定の際は複数の会社から見積もりを取得し、費用相場を正確に見極めましょう。

入退室管理システムを比較する際のポイント

入退室管理システムを選定する際は、以下5点を意識することが重要です。

セキュリティに関する機能の充実性

セキュリティ対策が充実した入退室管理システムを選びましょう。情報漏えいのリスク軽減は、入退室管理システムを導入する目的の1つです。遠隔解錠やログデータの収集、入退室権限の設定など、セキュリティ対策が充実していると、内外部からの脅威を軽減できます。

支社や営業所などを展開している企業の場合、複数拠点の一元管理に対応したシステムを選ぶのがおすすめです。不法侵入や内部不正を防ぎつつ、入退室管理業務の効率化を図れます。

認証方法

費用や利便性、セキュリティ面のどの要素を重視するか、事前に決めておくことが重要です。

ICカードの場合、カードをかざすだけで簡単に入退室が可能です。反面、カードの紛失・盗難のリスクに加え、手元に戻らなかった場合は新しいカードを都度発行しなければなりません。

専用アプリの場合は、スマートフォンだけで操作が完結するため、利便性が高いです。一方、バッテリー切れやアプリにトラブルが発生した際は、解錠ができません。

システム選定をスムーズに進めるため、どの要素を重視するか、優先順位を決めておきましょう。

導入方法

入退室管理システムを設置したい場所や扉の劣化具合に応じて、導入方法を選択することが重要です。設置場所の状態に応じて、工事や扉を変更する必要性が変動します。

たとえば、扉の状態に問題がない場合、既存の鍵を活用する方法を選ぶのがおすすめです。システムの種類を問わず工事が必要ないため、初期費用を抑えられます。

一方、扉に破損や塗装の剥がれが目立つ場合、新しい扉への変更を検討しましょう。入退室管理システムと相性を考慮して扉を選ぶため、ユーザビリティやセキュリティレベルを高めやすいです。

施工技術に優れた工事業者を持つベンダーに依頼すると、破損や着脱の心配もなく長く利用できるでしょう。

料金と機能のバランス

入退室管理システムに限らず、多機能型のシステムほど初期費用や月額料金は高めに設定されています。機能が充実した入退室管理システムの導入が目的の場合は、特に問題がありません。

ただし、コスト重視の場合、操作性に優れたシステムを求めている場合は、ミスマッチが発生している状態です。導入後に「不要な機能が多い」や「1つひとつの作業に時間がかかる」など、従業員の不満につながる能性が高まります。

必要以上の出費を避けるには、解決したい課題やシステム選定の優先事項を明確にしておくことが重要です。「内部統制を強化したい」や「50万円以内で導入したい」など、目的や条件が明確になると、自社に合ったシステムが自然と絞られます。

他ツールとの連携性

入退室管理システムのなかには、勤怠管理システムや監視カメラ、火災報知器などとの連携が可能です。勤怠管理システムとの連携に対応していると、労働時間を正確に把握できます。

従業員の入退室履歴と勤怠データを比較し、出退勤時刻や労働時間、残業時間に差がないかを確認できます。入退室履歴は自動で取り込めるため、勤怠管理を効率化できる点も魅力です。

監視カメラや火災報知器との連携によって、機密情報の持ち出しや火災リスクなど、不審な行動に対して迅速に対応できます。

入退室管理システムの導入をおすすめする理由

入退室管理システムを導入すべき理由には、以下4つの内容が挙げられます。

不審者の侵入を防げる

オフィスでは従業員以外に、仕入先や清掃員、宅配弁当の業者など、さまざまな方が出入りする場所です。出入り口に警備員や監視カメラが十分に配置されていない場合、関係者を装って不審者がオフィス内へ侵入する事態も考えられます。

入退室管理システムを導入すると、システム上からアクセス可能な扉や時間帯の制限が可能です。出入り口が限定されるため、不法侵入を試みる不審者をすぐに特定できます。物理的な鍵での解錠と異なり、ピッキングや鍵の破壊を心配する必要もありません。

監視カメラと連携していると、不審な行動を取る人物を素早く発見し、確保できるでしょう。

内部不正を防げる

入退室管理システムの画面には「誰が・いつ・どの部屋を利用したか」の履歴が残ります。システム管理者は入退室履歴やログデータを集め、従業員の行動を常に監視している状態です。

入退室管理システムの導入により、従業員に「自身の行動が監視されている」といった印象を与え、不正行為への抑止力を高められます。

職場での人間関係や待遇、評価などに不満を抱えている場合、従業員が意図的に自社の機密情報を持ち出す可能性もあります。入退室管理システムを導入すると、機密情報を多数保管した部屋やキャビネットの開錠制限ができ、内部不正のリスクを最小限に抑えられます。

入退室管理業務を効率化できる

入退室管理システムを導入すると、システム上から「誰が・どの部屋の鍵を所持しているか」を把握できます。

認証方法に暗証番号やスマートフォンアプリなどを選択した場合、入退室に必要な鍵を別途作る必要はありません。従業員の転勤や退職、オフィス移転などがあった際も、鍵の回収や再配布する手間を省けます。

生体認証を選んだ場合は、顔や声などの身体的な特徴を活用するため、盗難や紛失の心配ありません。セキュリティ対策を強化しつつ、スムーズな入退室を実現できます。

勤怠管理業務を効率化できる

勤怠管理システムと連携可能なシステムを選ぶと、入退室履歴から出退勤時刻や労働時間を把握できるため、非常に便利です。無断での残業や休日出勤、長時間の休憩をしていないかも把握できるため、従業員との労務トラブルや無駄な残業代の支払いを避けられます。

人的リソースに制限のある中小企業の場合、人事担当者が労務管理を兼任しているケースも珍しくありません。勤怠管理システムとの連携に対応可能なシステムの選定によって、業務負担を軽減できます。

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まとめ

入退室管理システムを選定する際は、さまざまな点を比較しながら絞り込みます。システムの種類や認証方法、導入方法によって、費用や特徴が異なるためです。セキュリティ機能の搭載や他ツールとの連携強化など、カスタマイズしたい場合もあるでしょう。

自社の要望を最大限反映したい場合は、入退室管理システムの開発を依頼するのがおすすめです。「比較ビズ」を利用すると、必要事項を入力する2分程度で条件にあった開発会社を見つけられます。サイトの利用に費用はかかりません。

入退室管理システムの開発を検討中の場合は、ぜひ「比較ビズ」をご利用ください。

監修者のコメント

犬を飼ってるゴリラ

フリーランス　諏訪光

大手ネット系企業にて10数年に渡りプログラマー〜プロダクトマネージャーまでを幅広く経験。新規事業から企業再生に至るまで様々な案件の開発に携わる。大企業のDX推進者や起業経験を経て現在はフリーランスの新規事業、DX、デジタルマーケのコンサルを行う。

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入退室管理システムの導入は、現代のビジネス環境において非常に重要です。特に、情報漏洩や不正アクセスのリスクが高まる中、適切なセキュリティ対策は企業の信頼性やブランド価値を保護するために不可欠です。

セキュリティ対策というと、悪意を持って外部から侵入する対外部の対応策が思い浮かぶと思いますが、実際には社員や業務委託社など、何らかの形で社内に受け入れられた人が退職時に出来心でやってしまう、お金に困ってやってしまったなどのケースが多いのが実情です。

やろうとも思ってもできない環境を作り込み、自社で働く人をこうした誘惑から守ることも重要な視点となります。この記事で紹介されているシステムは、それぞれ異なる特徴や機能を持っており、企業のニーズや予算に応じて選択することができます。

また、システムの導入に際しては、初期費用や月額料金、サポート体制などの要因も考慮する必要があります。最後に、入退室管理システムは単なるセキュリティツールではなく、勤怠管理やコスト削減などのビジネス上のメリットも提供するため、経営層も関心を持つべきテーマであると考えます。 本記事が皆様のパートナー選びに貢献できますと幸いです。

執筆者

比較ビズ編集部では、BtoB向けに様々な業種の発注に役立つ情報を発信。「発注先の選び方を知りたい」「外注する際の費用相場を知りたい」といった疑問を編集部のメンバーが分かりやすく解説しています。