問合せ管理システムでおすすめのシステム開発会社6選！導入するメリットや選び方も解説

問合せ管理システムとは

問合せ管理システムとは、問合せ窓口を一元管理し、迅速かつ正確な対応を行うためのシステムです。顧客から企業へ問合せを行う媒体は、電話・メール以外にも多様化しています。

問合せフォーム・チャット・LINEなど、窓口が増えることで業務の負担やミスが増えるリスクも高まるため注意が必要です。問合せ管理システムを導入すると、すべての窓口を一元管理できるため、効率的に対応できます。

問合せ管理システムを導入するメリット5つ

問合せ管理システムを導入するメリットは、以下の5つです。

1. 対応状況をスムーズに共有できる

問合せ管理システムを導入すると、すべての問合せ情報が一元化され、担当者間でスムーズに共有できます。誰がどの問合せに対応中なのかが可視化されることで、重複対応や対応漏れを防止可能です。

過去の対応履歴も簡単に確認できるため、途中で担当者が変わった場合でもスムーズに引き継ぎができます。

2. 問合せ窓口を一括管理できる

メール・電話・チャット・SNSなど、問合せの手段が多様化しているなか、それぞれの窓口で対応していると情報が分散し、管理が煩雑になりやすいです。問合せ管理システムを活用すると、すべての窓口を統合して一括管理できるため、対応の一貫性を保ちつつ、効率的な運用が可能になります。

3. 対応ノウハウの属人化を防止できる

問合せ対応が特定の担当者に依存していると、不在の際に対応が滞るリスクがあります。問合せ管理システムを導入すると、対応履歴や解決策を蓄積し、社内で情報を共有可能であるため、誰でもスムーズに対応できる体制を整えられるでしょう。

4. 業務効率を高められる

問合せ管理システムには、自動返信機能やワークフローの自動化など、業務効率を向上させる機能が多数備わっています。たとえば、よくある質問には自動返信を設定すると、オペレーターの負担を軽減可能です。

対応状況が可視化されると、業務の進捗管理がしやすくなるため、スピーディーに対応できます。

5. 顧客満足度の向上につなげられる

問合せ管理システムを活用すると、対応の抜け漏れを防ぎ、適切なタイミングで顧客のフォローができます。迅速かつ的確な対応ができるようになることで、顧客満足度の向上につながるでしょう。

過去の問合せ履歴を参照することで、顧客ごとに最適な対応ができるため、より品質の高いサポートを行いやすいです。

問合せ管理システムでおすすめの会社を選ぶポイント6つ

問合せ管理システムでおすすめの会社を選ぶポイントは、以下の6つです。

1. 搭載されている機能

問合せ管理システムには、問合せの一元管理・自動返信・分析レポート機能など・さまざまな機能が搭載されています。業務を効率化するために、自社に必要な機能が備わっているかを確認しましょう。

たとえば、大量の問合せを処理する場合は、AIチャットボットやワークフローの自動化機能があると、対応の負担を大幅に軽減できます。

2. 対応しているチャネルの種類

問合せの受付方法は、メールや電話だけではなく、チャット・SNS・問合せフォームなど多岐にわたります。複数のチャネルからの問合せを一元管理できるシステムを選ぶと、効率的に対応できるでしょう。

顧客が利用するチャネルが多い企業では、対応しているチャネルの種類が充実していることが重要です。

3. 操作性の高さ

問合せ管理システムは、日常的に使用するツールであるため、操作が直感的で使いやすいかどうかも重要なポイントです。ITに詳しくない担当者でも簡単に操作できるデザインかをチェックしましょう。

導入後の負担を軽減するために、シンプルな設計のシステムを選ぶのもおすすめです。

4. セキュリティ対策の強さ

問合せ管理システムには、顧客情報や対応履歴などの重要なデータが含まれるため、セキュリティ対策は必須です。データの暗号化・アクセス制限・多要素認証の有無などを確認し、情報漏えいのリスクを最小限に抑えられるシステムを選びましょう。

クラウド型のサービスを利用する場合は、データセンターのセキュリティレベルやバックアップの有無もチェックすることが大切です。

5. 料金体系

問合せ管理システムの料金は、機能の充実度や利用ユーザー数によって大きく異なります。月額固定制・従量課金制・ライセンス制など、提供会社によって料金体系が異なるため、自社の利用状況に適したプランを選びましょう。

安価なプランでは機能が制限されることもあるため、必要な機能とコストのバランスを考慮することが重要です。

6. 無料トライアルの有無

問合せ管理システムは、導入してみないと実際の使い勝手がわからないことが多いため、無料トライアルが用意されているかどうかも確認しましょう。試用期間中に、機能や操作性が自社の業務に適しているかをチェックすることで、失敗のリスクを減らせます。

【実績が豊富】おすすめの問合せ管理システム4選

参照元：株式会社ジャストシステム

• 完全ノンプログラミングのWebデータベース
• 既存顧客データ移行や一元化をスムーズに支援
• 導入実績1,500社以上

お問合せ

参照元：株式会社ネオジャパン

• 顧客対応からDM発送までをワンストップでサポート
• わかりやすいインターフェースでスタッフの負担を軽減
• 企業ごとに自由に設定できる入力フォーム

お問合せ

参照元：未創システム株式会社

• 複数担当者で問い合わせ内容を一元管理可能
• ケアレスミス軽減につながる二重対応防止機能
• 保存容量1,000万件

お問合せ

参照元：Onebox株式会社

• 複数人でのメール対応に特化したステータス管理機能
• 最新AI「GPT-4」を活用したメール自動生成機能
• SlackやChatworkとの連携も可能

お問合せ

【格安】おすすめの問合せ管理システム2選

参照元：株式会社アイアットOEC

• 既存のExcelデータをデータベースとして活用
• 自社マニュアルや担当者にあわせたフォーム
• 1ID300円＆14日間フリートライアル

お問合せ

参照元：株式会社アイバス

• 中小企業・小規模事業者向け顧客管理システム
• 月額9,980円でユーザー数無制限
• 初めての顧客管理システムを手厚くサポート

お問合せ

まとめ

問合せ管理システムを導入することで、従業員の負担軽減や顧客満足度の向上につなげられます。依頼するシステム開発会社を選ぶときには、セキュリティ対策の強さや無料トライアルの有無などを確認することが大切です。

問合せ管理システムの導入を考えていても、どの会社に依頼すればいいか悩む方もいるでしょう。比較ビズでは、問合せ管理システムに定評のあるシステム開発会社が数多く在籍しています。

2分程度の入力で、全国から自社にぴったりのシステム開発会社を比較可能です。問合せ管理システムを導入することで、業務効率の向上につなげたい方はぜひご利用ください。

執筆者

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