【厳選】無料の経費精算システム5選！機能比較と導入メリットを解説

経費精算システムは効率的に経費を計算できる

経費精算システムとは、必要な申請書の作成、承認業務など経費精算業務を効率的に進めることができるシステムです。担当者の業務がより楽になるとして、利用者が増加しています。

このシステムでは経費精算をはじめ、交際費、交通費、出張費の精算などを行うことができます。 領収書を写真撮影するだけで自動で読み取ってくれる機能や自動仕分け、自動データ作成、ICカード連携など便利な機能が豊富です。

無料の経費精算システムを選ぶポイントを5つ紹介

無料の経費精算システムを選ぶポイントは上記の5つです。

1. 利用したい機能や期間は十分か

無料の経費精算システムのなかには、利用可能な機能が制限されている可能性があります。

ほとんどのサービスの無料期間は、30日程度です。無料期間にスマートフォンでの使用感を体験し、社員に意見を聞くと良いでしょう。

システムは、一度導入すると長い期間運用する可能性が高いので、慎重に選ぶことが大切です。

2. アプリ版もあるか

スマートフォンアプリで使用できるかどうかは非常に大切です。

出張先や外出先でいつでも経費申請できるため、場所や時間にとらわれずに利用することができます。

3. クラウド型か

経費精算システムには「クラウド型」「パッケージ型」「オンプレミス型」の3種類のタイプがあります。

これらのうち、スマートフォンやテレワークが浸透しているという現状から考えると、クラウド型は便利です。

これから導入を検討するなら、クラウド型がおすすめです。

4. サポートがあるか

無料の精算システムの場合、サポートがない可能性があります。サポートがないとシステムトラブルが起こった際、問題解決に時間がかかるのが不安なところです。

会社に専門的な知識を持つ人がいない場合、専門の会社に依頼する必要があるため余計に費用が掛かります。

トラブルを素早く解決するために、導入前にサポートがあるか確認しましょう。

5. 電子帳簿保存法に対応しているか

電子帳簿保存法とは、国税関係の帳簿や書類を電子データで保存することを認める法律です。なお、最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成する場合、一定の要件の下で認められます。

「紙での業務は非効率ではないか」という声により見直され、法改正が行われました。

電子帳簿保存法に対応している場合、担当者の領収書管理が不要になるため業務効率化できます。

無料で使える経費精算システム5選

参照元：RECEIPTPOST

• 完全ペーパーレスを 実現
• 1プラットフォームで 管理可能
• 99%以上の精度で 入力代行

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参照元：マネーフォワードクラウド経費

• 経費精算の時間を短縮できる
• ペーパーレス化を実現できる
• リーズナブルな価格で導入できる

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参照元：ジンジャー経費

• ペーパーレス化を実現できる
• スマートフォンアプリに対応しているため外出先でも利用できる
• 規程違反の確認や差し戻し作業が不要でスムーズな経理処理が可能

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参照元：freee経費精算

• 経理業務の合理化や効率化ができる
• 経費精算の申請や承認を時間や場所を問わずに行える
• 経費精算に関連する手作業を減らすことでヒューマンエラーを防止できる

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参照元：ビズトラ

• 無料で利用できる
• ユーザー数に制限がない
• シンプルな設計で申請から承認までスムーズに行える

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経費精算システムを導入するメリットを9つ紹介

経費精算システムを導入するメリットは下記の9つです。

1. 不正なものがすぐ分かる

経費精算システムを導入していると、領収書がある場合でも経費の不正利用を見つけられます。

社員が経費申請を行う場合、実際の支出から時間が経過して入力するケースが多く、誤った経費申請が発生しかねません。

経費精算システムはリアルタイムで申請でき、すぐに経理担当者に情報が届きます。そのため、不審な点があればすぐに気づけるため、不正利用の早期発覚に役立つでしょう。社員たちもこれまでとは違う迅速なやり方に緊張感を持ち、申請を行うようになります。

2. 作業効率化ができる

経費精算システムを導入すれば、エクセルで管理していたときよりも、効率良く精算できるでしょう。

社員が直接システムに入力するため、経理担当は確認するだけになります。入力する側は、システムの入力方法を覚えるだけの簡単なものなので、作業ミスや入力ミスを防げるでしょう。

以前までは承認のために、担当者を探し確認してもらう手間がかかっていました。システムを導入することで、担当者を探す手間が省け、別の業務に集中できます。

3. 会社全体のデータを一緒にできる

経費精算システムを導入すると、複数店舗の経費を一元管理できます。支店ごとではなく、会社全体として把握できるため精算の手間を省けられます。

企業は売上だけでなく、お金の流れを把握しなければなりません。流れを把握することで、無駄な部分が見え、今後の課題も分かります。

4. 申請の際スマートフォンを使える

アプリ版がある経費精算システムなら、スマートフォンから入力できます。

スマートフォンは常に持ち歩くため、いつでもどこでも申請可能です。経費申請のためにパソコンを持ち歩いたり、オフィスに出社したりする必要がなくなります。

ほかにも、紙の用紙に記入する必要がないので、紙を持ち運ぶ必要もありません。

5. システムの中で承認ルートを決められる

経費精算システムでは、どのようなルートで承認するのかを設定できます。どのように経費として認めるかは企業によってさまざまです。

最初に設定しておけば、申請が出された場合、承認ルート通りの順番にチェックできます。

担当者は経費精算システムから最終チェックをするだけなので便利です。企業に合わせた運用ができるので、さらに効率のいい仕事ができるでしょう。

6. ICカードと連携ができる

経費精算システムを利用すれば、簡単にICカードと連携ができます。電車やバスなど交通機関を利用する場合、いくらかかったのか調べて申請するのは大変でしょう。

自分たちで計算する手間がないだけではなく、カードの情報を読み取るため数字を間違えることがありません。

正確な経費を精算でき、書類作成の手間も省けます。

7. ハンコを準備しなくてもいい

経費精算システムを利用すると、ハンコが不要になります。経費精算を行う際には、確認する意味でハンコが必要でしたが、システムを導入するとハンコを押す必要がありません。

押印する用紙が1枚も必要なく、パソコンやスマートフォン上で完結可能です。申請する側も楽で、その上担当者も押印不要でチェックできるため、素早く業務を終えられます。

8. 申請に通知がくる

経費精算システムでは、申請が来たら通知で教えてくれます。スマートフォンを見たときに通知があれば、すぐに確認作業を始められるでしょう。

承認作業は、紙のやりとりでは分かりにくいですが、対応済や未対応などの表示で知らせてくれるので漏れがなくなります。作業する際にも「これは見たかな？」と見なくても、すぐに対応したかどうか分かり、効率良く確認できるでしょう。

9. 振込業務が楽になる

経費に関して清算した後の振込業務は、すべて経費精算システムに任せられます。自動で経費を精算までして終わりではなく、その後データが自動で生成されるため自分たちで作る必要がありません。スムーズに振込み作業に移れるため、効率良くできるでしょう。

経費精算システムがあると、振り込みも簡単にできるインターネットバンキングも利用できます。

経費精算システムを導入するデメリットを2つ紹介

経費精算システムを導入するデメリットは下記の2つです。

1. セキュリティの脆弱性に不安がある

経費精算システムを導入すると、セキュリティ問題が発生する可能性があります。

専門的なスキルを持っている人が会社にいる場合は対応できますが、いない場合は対応に時間がかかるでしょう。経費データをしっかり管理するために、システムのデータ保管方法を事前に調べる必要があります。

データ管理や運用方法に納得ができた状態で、経費精算システムの導入を決定しましょう。

2. 領収書の読み取りができないことがある

システムでさえ、領収書の読み取りが100パーセント可能だとは限りません。システムを利用したいのに何回も領収書を読み取り、時間を取られる可能性もあります。

特に無料の場合、精度が有料のプランに比べて多少低い場合があります。同じ無料の経費精算システムでも、読み取り精度が高いものを選ぶと良いでしょう。

まとめ

この記事では、経費精算システムの概要やメリット・デメリットの解説、無料で使える5つの経費精算システムを紹介しました。

経費精算システムを導入することで、作業効率が上がることはもちろん、手軽にスマートフォンで申請できるというメリットがあります。ペーパーレス化も実現できるため、書類の管理に困ることもありません。

経費精算システムの導入を検討している場合は、一度無料トライアルを試してみましょう。

経費精算システムの導入を検討しているなら「比較ビズ」がおすすめです。無料で利用できるため、活用してみましょう。

監修者のコメント

株式会社C story maker

代表取締役 萬関 良輔

マーケティングコンサルティングとして、上場企業から地方中小企業まで延べ100社以上のご支援を経験。戦略設計から実行、人材育成まで会社において事業面を全てご支援範囲としている。WEBマーケティングにおいても、WEB広告及び制作関連も全て対応。過去実績：集客改善PJ（WEBマーケ改善率 110％〜160％）、マーケティング人材育成PJ（人材育成後、集客が2.5倍改善）

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経費精算という業務では、ミスが許されない業務でありながら作業量は会社の規模に応じて膨大になる業務です。その為、人的に解決をしている場合にはどうしてもミスが頻発してしまう恐れがありますので、会社規模に関わらずシステム導入されるのが良いでしょう。

また、経費精算システムを導入することもメリットとして本記事にも多く記載をされておりますが、特に重要なのは「現在のキャッシュフローをリアルタイムで確認できる」という点にあります。企業規模に関わらず、会社においてキャッシュフローがどうなっているかを確認するのは非常に重要なことです。

キャッシュフローによっては、黒字倒産ということもありえる為に常にチェックをする必要がありますが、Excelや紙での管理は限界があり集計をするのにも一苦労です。そういった「無駄な作業」を増やさない為にも、クラウド型の無料経費計算ツールを導入することで、瞬時に明瞭に現状を理解することができるでしょう。

また、税理士と共有することでファイル送付などをする手間も省くことができるので結果的には大幅な工数の削減、及びミス予防にも繋がります。 まだ導入をされていない企業がありましたら、是非ご一考頂ければと思います。

執筆者

比較ビズ編集部では、BtoB向けに様々な業種の発注に役立つ情報を発信。「発注先の選び方を知りたい」「外注する際の費用相場を知りたい」といった疑問を編集部のメンバーが分かりやすく解説しています。