コーヒー代を経費にできる？計上可能なケースや勘定科目を詳しく解説

業務と直接関連するコーヒー代は経費にできる

取引先との打ち合わせや会議のためにコーヒー代を支払った場合は、経費として計上できます。 支払いの明細にアルコール飲料が含まれていると、業務の範囲外とみなされて経費として計上することが難しくなるため注意が必要です。

【具体例】コーヒー代が経費になる9つのケース

コーヒー代が経費として認められる具体的な事例は、以下の9つが考えられるでしょう。

【会議費】会議のためにコーヒーを注文した

会議のためにコーヒーを注文した場合「会議費」として経費に計上できます。会議のためにA店でコーヒーを10人分注文した場合、帳簿へ以下のように記帳しましょう。

【接待交際費】取引先とカフェで打ち合わせをした

取引先の担当者と契約に関する話し合いをカフェで行った場合「接待交際費」として経費に計上できます。 経費計上するときに大切なのは、参加した人の会社名や氏名を記載しておくことです。

誰と、どのような内容の打ち合わせをしたのかを明記しておくことで、税務署から調査を受けた場合にもスムーズに返答することができます。 B社のCさんとD店で打ち合わせをした場合、帳簿へ以下のように記帳しましょう。

【接待交際費】オフィスでクライアントにコーヒーを出した

オフィスへクライアントが打ち合わせに来たとき、コーヒーを用意した場合「接待交際費」として経費に計上できます。スムーズな交渉をするために必要な支出と考えられるでしょう。

領収書に打ち合わせをした相手の名前と、打ち合わせの内容などを記載するのが賢明です。 B社のCさんとオフィスで打ち合わせをした場合、帳簿へ以下のように記帳しましょう。

【福利厚生費】残業している従業員に差し入れをした

オフィスで残業している従業員にコーヒーの差し入れをした場合「福利厚生費」として計上することができます。残業している従業員に差し入れするのではなく、従業員全員にコーヒーを差し入れするときにも経費として計上可能です。

ポイントとなるのは「その場にいる従業員全員に差し入れをする」ことであり、公平に差し入れを行う場合は福利厚生費として経費に計上できます。 残業している従業員3人にコーヒーを差し入れした場合、帳簿へ以下のように記帳しましょう。

【福利厚生費】従業員用にカフェセットを用意した

従業員の休憩スペースにコーヒーを用意した場合「福利厚生費」として経費に計上できます。休憩スペースに用意されたコーヒーは、従業員の誰でも公平に利用できるためです。 休憩スペース用のコーヒーを用意した場合、帳簿へ以下のように記帳しましょう。

【消耗品費】従業員用にコーヒーメーカーを購入した

休憩時間用にコーヒーメーカーを購入した場合「消耗品費」として経費に計上可能です。 消耗品費は「耐用年数が1年未満、または取得価格が10万円未満の備品を購入した」ときに適用されます。

コ―ヒーメーカーの場合「10万円未満の備品」に当てはまるため「消耗品費」です。 コーヒーメーカーを購入した場合、帳簿へ以下のように記帳しましょう。

【雑費】インターネットの利用目的でカフェへ入った

緊急の要件でインターネットを利用するためにカフェに入った場合、支払いは「雑費」として経費に計上できます。 コーヒー代として経費に計上する場合、領収書に記載されている金額に注意しましょう。

あまりにも高額な金額が記載されている場合は、コーヒー代として認められない可能性があります。 利用したカフェがオフィスからとても近い場所にあると、カフェを利用する必要性が認められない場合もあるでしょう。

必要性が認められないと、税務署から経費の否認をされる可能性が高くなります。 インターネットを利用するためにカフェを利用した場合、帳簿へ以下のように記載しましょう。

【雑費】出張先で書類整理のためにカフェを利用した

出張先でクライアントとの打ち合わせ後、報告書の作成にカフェを利用した場合「雑費」として経費に計上できます。打ち合わせ後の書類やデータをまとめるためにカフェを作業スペースとして利用しているため、業務に関係ある支出です。

出張先で書類整理のためにカフェを利用した場合、帳簿へ以下のように記載しましょう。

【雑費】クライアントとの待ち合わせでカフェに入った

クライアントとカフェで待ち合わせをしていて、先方が到着するまでに飲んだコーヒー代は「雑費」として経費に計上できます。カフェで待機をすることは、業務に含まれると言えるためです。 待ち合わせの待機中にコーヒーを頼んだ場合、帳簿へ以下のように記載しましょう。

【具体例】コーヒー代が経費として計上できない2つのケース

コーヒー代を支払ったのが業務中であったとしても、業務との関連が証明できないものに関しては、経費に計上できません。経費に計上できないケースは以下の2つが挙げられます。

業務時間中にカフェで休憩をした

就業時間中であっても、休憩のためにカフェでコーヒーを飲んだ場合、経費として計上できません。コーヒーを飲みながら仕事の資料を見ていたとしても、支払いは基本的に個人の食費とみなされます。

友人と過ごしてコーヒー代を支払った

仕事のつながりがない友人と過ごしてコーヒー代を支払った場合、業績の向上には直接的に寄与しないと判断されます。業務に関係していないため、経費としての計上は認められません。

コンビニで購入したコーヒー代は経費になる場合もある

コンビニでコーヒーを購入した場合も、会議や残業の差し入れなど事業に関係のある場合は経費に計上できます。勘定科目も内容にあわせて「会議費」「福利厚生費」など適したものを選びましょう。休憩時間に飲んだり、仕事につながりがない友人と飲んだりした場合は、経費として認められないため注意が必要です。

個人事業主が経費に計上する場合の注意点

個人事業主がコーヒー代を経費に計上する場合、以下の点に注意しましょう。

自分のコーヒー代は経費にできない

個人事業主が職場でコーヒーを飲むとき、従業員を雇用しておらず自分だけの場合、コーヒー代は経費に計上できません。福利厚生費が適用されるのは、従業員を雇用している場合に限られます。

自分だけのために、コーヒー代を福利厚生費として経費に計上できないため気をつけましょう。 取引先との打ち合わせ中にコーヒーを飲む場合は「接待交際費」として経費に計上できます。場面に応じて使い分けることが大切です。

自宅兼事務所の場合は按分する必要がある

職場が自宅と事務所を兼ねている場合、コーヒー代は家事按分する必要があります。業務中に使った費用と、プライベートで使った費用を分ける必要があるためです。

今回の場合、1カ月で使用したコーヒー代を勤務日数と非勤務日数の割合で分けることで、経費に計上できる金額を算出できます。 たとえば、1カ月のコーヒー代が3,000円で20日勤務していた場合、以下のように計算可能です。

まとめ

クライアントとの会議や、社内のミーティングに関連してコーヒー代を支払う場合は、業務の支出として認められる可能性が高いです。コーヒー代を計上する際には、支払いの詳細を経理用のメモに記載し、経費に計上した理由を説明できるようにしておくのが望ましいでしょう。

コーヒー代は状況によって経費にできる場合とできない場合があります。経費に計上できる場合も、勘定科目が変わるため、苦手な経営者や経理担当者は少なくありません。

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監修者のコメント

相田会計事務所

税理士・会計士　相田裕郎

1998年 大蔵省関東財務局（※現在は金融庁）に就職のち、2006年 公認会計士登録。2011年には相田会計事務所開業し税理士登録。

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経費となるかグレーな場合は、同じテーブルを税務署の方が囲んでいる。その方がまあ、良いだろうと思われるものであれば、経費になるといったものが一つの目安になるでしょうか。

他方、これは私的な部分が入っているのでといった部分について、経費に入れるかどうか按分して良いのか不安に思われることもあると思います。

コーヒー代を按分することはありませんが、コーヒー豆を購入した。来客があるときに利用する。ただ、来客がないときもコーヒーは準備している。こんな場合であれば、すべて経費になるでしょうか。

ただ、1人で仕事をしており来客がないときに飲むのが専ら。こんな場合は、福利厚生費にしないでしょうか。仕事にも使う、とも思うのですが、私的な部分との証明を準備するのがペイしませんので。少額なものは、経費にしないというのも経営者としての感覚を培うのに一役買えます。

執筆者

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