タクシー代は経費にできる？交通費と接待費の違いや勘定科目の注意点を解説

業務で利用したタクシー代は経費として認められる

業務で利用したタクシー代は経費として認められます。たとえば、タクシー代が経費となる例として、業務上の商談や顧客訪問など、迅速な移動が求められる場面です。

タクシー代を経費として処理する際、業務で必要な乗車である理由と領収書や経費報告書などの書類の提出が必要です。

タクシー代を経費計上する際の勘定科目

タクシー代を経費計上する際の勘定科目は以下の3つです。

1. 旅費交通費

従業員や役員が業務に必要な移動した際のタクシー代は、一般的に「旅費交通費」で経費計上されます。たとえば、会議や取引先への移動時にタクシーを利用する場合や、訪問先への交通手段としてタクシーを選択するケースが該当します。

2. 接待交際費

取引先や顧客との懇親や接待活動に関連するタクシー代は「接待交際費」の勘定科目に分類されます。「接待交際費」とは、事業に関係のある人や企業に対して接待や謝礼をおこなうためにかかった費用です。

接待に類する行為にかかる費用は「接待交際費」として経費として処理されます。接待以外に「接待交際費」として認められるケースは以下のとおりです。

たとえば、取引先との食事後にタクシーで送迎する場合や、懇親会の際に利用する移動手段としてタクシーを用いるケースが「接待交際費」に該当します。

参照元：国税庁

3. 渡切交際費

経費ではなく給与として扱われる費用を紹介します。「渡切交際費」は、役員や従業員に対して前払いする費用で、税務上、使用用途や使用金額の申告義務はありません。従業員の給与として扱われ、源泉徴収の対象になります。

旅費交通費と交際費の違い

「旅費交通費」と「交際費」の違いは以下のとおりです。

「旅費交通費」は業務に関する移動費用で「接待費」は取引先や顧客に接待をする際の費用です。「旅費交通費」は実費を損金として計上できます。「接待交際費」は処理に制限があり、資本金の額に応じて費用の一部のみを損金として認められる場合があります。

タクシー代を「旅費交通費」として計上できるケース

タクシー代を「旅費交通費」として計上できるケースは以下のとおりです。

1. 出張先での会議場所や取引先への移動にタクシーを利用した場合

出張先で、会議場所や取引先へ移動にタクシーを利用すると、経費として計上できる場合があります。時間の制約がある場合や公共交通機関が遅延するリスクがある状況では、タクシーは効果的な選択肢でしょう。

タクシー代は、業務遂行のために必要な経費として「旅費交通費」として計上することが一般的です。

2. 訪問先への移動にタクシーを利用した場合

訪問先への移動にタクシーを利用した場合は「旅費交通費」として経費計上が可能です。タクシー代は、出張や移動の際に利用する交通手段の1つとして使われるため、旅費交通費の勘定科目になります。

たとえば、取引先や顧客との商談に備え、限られた時間内に移動する必要がある場合、タクシーを利用することは商務目的に該当します。

3. 接待を受ける側としてタクシーを利用した場合

接待を受ける側としてタクシーを利用した場合は、タクシー代を「旅費交通費」として計上できます。接待に付随する費用ではなく、通常の業務移動として扱われるためです。

取引先や顧客を接待する際に発生するタクシー代は「接待交際費」です。たとえば、懇親会後や接待の席を終えての送迎にタクシーを利用した場合、接待に付随する経費として計上されます。

自社が接待を主催する場合のタクシー代は「接待交際費」になる

自社が接待を主催する場合のタクシー代は「接待交際費」として計上されます。「接待交際費」は、取引先やビジネス関係者との接待にかかる費用です。タクシー移動に伴う経費も「接待交際費」に含まれます。

たとえば、得意先を飲食店に招待する際のタクシー代は、接待に付随する経費です。接待相手や自社のタクシー代のどちらでも「接待交際費」として計上します。

タクシー代を経費にできないケース

タクシー代を経費にできないケースは次のとおりです。

1. 家族旅行で利用したタクシー代

家族旅行でのタクシー代は経費計上の対象外です。家族旅行は、業務とは無関係で、完全にプライベートな目的で利用されるためです。

たとえば、家族との休暇中に観光地への移動でタクシーを利用した場合、業務に直接関連していないため経費として認められません。家族を会社の従業員や役員として扱い、一緒に旅行した際のタクシー代金も、業務的な要素がない場合は経費として認められないでしょう。

2. 業務上の必然性が説明しにくいタクシー代

業務上の必要性を説明しにくいタクシー代の場合、経費計上できないケースがあります。

たとえば、視察や取引先への移動のためのタクシー代でも、業務に直接関係していない場合、経費として認められないでしょう。

3. 個人的な用事で利用したタクシー代

個人的な用途で利用したタクシー代は、経費として認められません。業務上の必要性や関連性があることが証明されないためです。

仕事のための視察旅行でタクシーを利用した場合、費用は経費として計上可能です。取引先が同席していない場合や、仕事のための必要性が明確ではない場合、税務調査で厳しく確認されるでしょう。

タクシー代を経費にする際の注意点

タクシー代を経費にする際の注意点は以下のとおりです。

1. 業務上の必要性や関連性を証明しなければならない

経費計上するためには、タクシー代が仕事目的である証明が必要です。ビジネスとの明確な関連性がない場合、タクシー代を経費として計上できません。

たとえば、家族での視察旅行の際のタクシー代は、視察が仕事関連であることが証明できない限り、プライベートの費用と見なされます。たとえば仕入れ先や取引先への挨拶をはじめビジネス活動があれば、経費として認められる可能性があるでしょう。

関連性を証明できない場合、業務上の理由と主張しても経費として認められません。

2. 小口現金での立替精算を行う場合は書類の提出が必要

タクシー代金を小口現金で立替精算する場合、書類提出の手続きが必要です。小口現金は、業務のなかで精算が必要となる細々とした経費の支払いに使われる現金を指します。小口現金での立替精算とは、社員が立て替えた経費を小口現金を用いて精算することです。

小口現金による立替精算は、従業員が簡単に経費精算できるメリットがありますが、管理の手間がかかります。小口現金を管理している経理担当者は立替精算を処理する必要があり、業務負荷が重くなります。

従業員が小口現金でタクシー代を支払った場合、領収書だけではなく、精算書類の提出が必要です。

3. 緊急事態による通勤は通勤費になる

緊急事態での通勤に利用したタクシー代は「通勤費」として経費計上可能です。「通勤費」は、従業員に給料とあわせて支払う通勤交通費です。

会社が緊急業務において出勤を命じた際に利用したタクシー代は、業務遂行の費用と認められます。たとえば、夜間や緊急時に会社からの指示で出勤が必要な場合、移動に利用したタクシー代は、業務上の必要経費として計上できます。

4. 資本金の額によって経費精算方法が変わる

タクシー代は、企業の資本金額によって経費を処理する方法が変わります。「旅費交通費」は全額損金として計上可能ですが「接待交際費」は会社の規模によって損金の計上額に上限があります。

「接待交際費」は、接待飲食代の50%以外は経費として処理できません。タクシー代は飲食代ではないため、損金への算入が不可能です。損金算入とは会計上「費用」としていないのに、税務上は「損金」扱いになることを指します。

資本金1億円以下の中小企業の場合「接待交際費」の上限に関しては、以下2つの条件から選びます。

まとめ

タクシー代は、業務に関連する場合、経費として計上できます。通常業務や接待を受ける場合は「旅費交通費」で、自社が取引先を接待する場合は「旅費交通費」で経費計上します。

勘定科目の判断に迷う場合は、専門家のアドバイスを受けることがおすすめです。「比較ビズ」では、必要事項を入力すると2分程度で、目的や用途に合わせた税理士や信頼できる会計事務所がスピーディーに探せます。ぜひ利用してみてください。

監修者のコメント

竹中啓倫税理士事務所

税理士・米国税理士・認定心理士　竹中啓倫

岐阜県出身。上場会社の経理に勤務する傍ら、竹中啓倫税理士事務所の代表を務める。M＆Aなどの事業再編を得意とし、セミナーや研修会講師にも数多くあたるほか、医療分野にも造詣が深く、自ら心理カウンセラーとして、心の悩みにも答えている。税理士会の会務では、名古屋税理士協同組合理事を務める。

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タクシー代を経費化する場合、事業関連性がポイントになるかと思います。事業関連性があれば、他の移動手段があったとしても、経費は否認される可能性は少ないと考えます。

一方で、プライベートのタクシー代の経費化は難しいでしょう。得意先との旅行等であっても、完全にプライベートの旅行であれば、費用化は難しいと考えます。ただ、得意先ということであれば、完全にプライベートとも言い切れないため、費用化の余地はある、程度のレベルだと思ってください。

家族旅行でのタクシー代も同様に否認対象かと思います。家族旅行中に夫婦で原材料の仕入れを行った等、あまり合理性を感じられませんので、その事実関係を明確に説明できなけれが、経費は否認されてしまいますので、お気を付けください。

執筆者

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