経費精算書とは？作成方法やポイントを徹底解説！

経費精算書とは経費を会社に請求する書類のこと

経費精算書とは、従業員が立て替えた経費の精算を会社に請求するための書類のことです。会社は事業に必要な経費を一時的に社員に立て替えてもらうことが少なくありません。たとえば、出張のための交通費や接待費、備品代などが該当します。

従業員が立て替えた経費は、後日精算して払い戻しを行わなければなりません。清算のために必要となるのが、経費精算書と領収書です。

経費精算書と領収書の違い

経費精算書と領収書はセットで提出します。経費精算書は経費の払い戻しを受けるために従業員が作成するものであるのに対し、領収書は料金を支払ったあとに店舗が発行する書類です。

経費精算書だけでは、本当に従業員が経費を立て替えたのか証明することができません。経費精算書と領収書、領収書がない場合にはレシートや出金伝票を一緒に提出して経費精算を行うべきです。

経費精算書の種類3つ

経費精算書の種類は主に以下の3つです。

用途によって精算書を使い分けるべき点に注意が必要です。

仮払経費申請書

仮払経費申請書は、事業に必要な経費を会社が仮払いするための書類です。出張に伴う宿泊費や交通費など、社員の金銭的負担が大きいケースでは、会社が仮払いすることで従業員の負担を最小限に抑えられます。

従業員が仮払経費申請書を作成する場合、経費の内容を詳細にまとめ、必要な費用を申請しなければなりません。会社側も事前に経費の正当性をチェックできるため、適切な経費管理が可能となります。

仮払経費精算書

仮払経費精算書は、仮払経費申請に事前に支払われた経費が目的どおり使われたか確認し、余剰金や不足金を清算するための書類です。余剰金があれば従業員はその分を返金し、不足金があれば清算しなければなりません。

仮払経費精算書は経費がどのように使われているのか会社が把握するために重要な書類です。経費の不正使用がないかチェックし、会計の透明性を確保するうえで大切になるため、従業員は正確な書類作成を心がけるべきです。

旅費精算書・出張旅費精算書

旅費精算書・出張旅費精算書は、社員の出張にともなう交通費や宿泊費に適用される書類です。航空券やタクシー代、宿泊代は高額になることもあるため、できる限り早く清算することで従業員の負担を減らせます。

従業員も出張から帰ってきたあと、すぐに経費精算書を作成するよう心がけましょう。とくに年や年度をまたぐ経費は経理担当者にとって負担になるおそれがあるため、年内・年度内の経費は同年内・同年度内に清算できるようにすべきです。

経費精算書の作成方法5ステップ

経費精算書の作成方法は、以下の5ステップで行えます。

経費精算には時間がかかる場合も多いですが、これらのステップに沿って行うとスムーズな清算が行えるでしょう。

1. 精算する領収書・レシートを集める

最初に会社の事業に関する経費が発生した際の領収書やレシートをまとめましょう。支出を証明できる書類がない場合、出金伝票を使うことも検討できます。

会社の経費には「発生主義の原則」があり、本来経費が発生した時点で記帳しなければなりません。領収書やレシートは日付順に並べて管理すると、その後の作業がスムーズに進められるでしょう。

2. 勘定科目ごとに金額を集計する

集めた領収書やレシートをもとに、経費を勘定科目ごとに集計します。経費精算でよく使われる勘定科目は以下のとおりです。

とくに旅費や交通費は、似ている出費も多いため、どのようなケースでどの勘定科目を使用するのか意思統一を図ることが重要です。

3. 経費精算書に必要事項を記入する

経費精算書に必要事項を記入し、領収書やレシートを添付します。経費精算書に記載すべき主な項目は以下のとおりです。

申請情報に不足や誤りがあった場合、経理担当者が経費精算書の差し戻しを行います。清算に時間がかかるおそれがあるため、経費精算書を提出する際に誤りがないか確認しましょう。

4. 上司の承認を得る

経費精算書が完成したあと、決裁者である上司の承認を得なければなりません。上司は、申請内容が正当なものか、記載内容に誤りはないかを確認し、承認印を押します。

承認印が押された経費精算書は正式なものと見なされ、経理部もしくは経理担当者に渡されます。上司が出張で出社していない、受け取った経費精算書に承認印を押すことを忘れているなどのケースでは、清算に長い時間がかかるケースもあるでしょう。従業員が上司と密なコミュニケーションを取る必要があります。

5. 経理担当者へ経費精算書を提出する

上司から経費精算書の承認を得たあと、経理担当者に書類を提出します。経理担当者は書類を精査し、不正や誤りがないことを確認後、清算処理を行わなければなりません。

書類に不備がなければ、清算が行われます。従業員は手渡し、もしくは銀行振込で立て替えた経費を受け取ることになるでしょう。

経費精算書の作成ポイント5つ

経費精算書の作成では、以下の5つのポイントを押さえるといいでしょう。

経費精算は手間のかかる業務であるため、シンプルな手続きにできるよう定期的にシステムを見直すといいでしょう。

無料のテンプレートを活用する

経費精算書作成の負担を減らすため、無料のテンプレートを活用しましょう。「経費精算書 テンプレート」と検索すると、多くの無料テンプレートがヒットします。

経費精算書のテンプレートには、すでに必要な項目が含まれていることが多いため、そのまま従業員に渡して手続きを行ってもらえます。可能な限りシンプルなものを選ぶことで、従業員の負担を減らせるでしょう。

領収書やレシートをしっかり保管する

社員に経費精算書を作成してもらうにあたり、領収書を必ず提出してもらい、保管しておくことが重要です。領収書やレシートは、経費が発生していると証明できる唯一の証憑です。領収書が発行されない経費の場合、出金伝票を使って経費精算を行います。

経費精算書とともに提出された領収書の保管は徹底すべきです。領収書の印字がかすれている、日焼けしているなどの理由で文字が認識できなくなると経費精算が行えなくなるおそれがあります。

税務調査の際には領収書やレシートもすべてチェックされる可能性が高いため、日付や勘定科目ごとにファイリングしておくのがいいでしょう。

経費の目的を明確にする

経費精算書を作成する際、目的を明確にすることが不可欠です。とくに飲食代や交通費は、何の目的で使用したのか明確にしておく必要があります。

経費の目的を明確にするため、重要となるのが領収書の但し書きです。「お品代」「食事代」など目的が不明確な支出の場合には、従業員側が誰とどこで支出した経費なのかを明記すると、経費精算を適正に行えます。

公私混同のないようにチェックする

経費精算で大きな問題となるのが、公私混同の申請です。当然ですが、事業に関係のない支出は経費として計上できません。従業員の勘違いで個人的な支出を経費として申請するケースもあります。経理担当者が経費精算書を細かくチェックすることが必要でしょう。

目的が曖昧になり得る出費の1つが、接待交際費です。本当に事業と関係している支出なのか、特定の社員だけが恩恵を受ける支出ではないかなどを確認すべきです。社内で経費に関する明確なルールを決めて周知し、適切な経費精算を行いましょう。

5. 必要に応じて経費精算システムを導入する

必要に応じて、経費精算システムを導入することで業務を効率化できます。経費精算には、従業員の経費精算書作成、上司の承認、経理担当者の事務処理などさまざまな業務が含まれるため、多くの時間と労力が必要です。経費精算システムを導入することで、従業員が素早く経費精算申請が行えるようになるでしょう。

経費精算システムは、申請のミスを防ぐうえでも非常に効果的です。申請の段階で情報の誤りや不足を指摘できるため、経理担当者が申請を指し戻す手間が省けます。

経費精算システムのメリットや機能をさらに詳しく知りたい方は、以下の記事もご覧ください。

経費精算システム導入メリットとポイントは？デメリットや機能について解説

まとめ

経費精算書は、従業員が立て替えた経費を清算するために必要な書類です。

従業員、決裁者である上司、経理担当者の3者が正確な業務を心がけることで適切な経費精算が行えます。無料テンプレートの利用や経費精算システムの導入により、経費精算の効率化が行えるか検討してみましょう。

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監修者のコメント

竹中啓倫税理士事務所

税理士・米国税理士・認定心理士　竹中啓倫

岐阜県出身。上場会社の経理に勤務する傍ら、竹中啓倫税理士事務所の代表を務める。M＆Aなどの事業再編を得意とし、セミナーや研修会講師にも数多くあたるほか、医療分野にも造詣が深く、自ら心理カウンセラーとして、心の悩みにも答えている。税理士会の会務では、名古屋税理士協同組合理事を務める。

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社員が経費を立て替えることはあまり好ましくはありませんが、実務上どうしても起こってしまうことあります。

本来であれば、仮払金で事前に渡しておく方法とか、小口現金制度を採っておくとか、クレジットカード（コーポレートカード）を発行しておくとか、の方法をとるべきでしょう。少額でかつ早急の解消がなされるのであれば、致し方ないでしょう。

立て替えた社員としては、立替の事実を忘れてしまったり、立て替えた領収書を紛失してしまったりケースもあり、早めの精算手続きをとるべきでしょう。

なお、電子帳簿保存法の改正により、社員が立て替えた場合の領収書について電子データの保存は義務化され、従業員が受け取った精算された経費の電子データについても、事業主側での電子データとして保存が必要になりましたので、ご注意下さい。

執筆者

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