複合機のカウンター料金って何？費用を抑える4つのポイントを解説！

複合機のカウンター料金は印刷枚数に応じた課金方法

複合機のカウンター料金とは、月ごとの印刷枚数に応じた課金方法です。複合機にはカウンター機能が搭載されており、モノクロとカラーの印刷枚数をカウントしています。

たとえば、モノクロ1枚あたり1円の契約で2,000枚印刷したとすれば、カウンター料金は1円×2,000枚＝2,000円です。 複合機のカウンター料金はリース料金と異なる点に注意が必要。リース料金が複合機本体を借りるために支払う料金なのに対し、カウンター料金は印刷のためのランニングコストです。

複合機のカウンター料金の費用相場

複合機のカウンター料金は企業や契約によって異なります。おおよその費用相場は以下のとおりです。

2色カラーとフルカラーを合わせて「カラー印刷」という分類にしている業者も少なくありません。カウンター料金が基本料金に満たなかった場合、基本料金の金額が請求される点に注意しましょう。

カウンター料金の3つのメリット

1. メンテナンスに別料金がかからない

カウンター料金には、トナー代やメンテナンス費用がすでに含まれているので、トナーの交換や修理を依頼する際に費用がかかりません。

高性能の複合機であっても、トナーの交換は必須ですし故障することも考えられます。故障のたびに修理代やメンテナンス費用がかかってしまえば、大きな負担になることも。突発的な出費が発生しないのは大きなメリットです。

2. かかった費用が計算しやすい

契約によってモノクロ印刷やカラー印刷の価格が決められているので、特定の月のカウンター料金がすぐに計算できます。

特定の月のコストを抑えたい場合には、カウンターを確認しながら枚数を調節することも可能。カウンター料金以外の余分な費用がほとんどかからないため、支出の管理が楽になります。

3. 業者がメンテナンスを行ってくれる

複合機のカウンター料金にはメンテナンス費用が含まれており、業者がメンテナンス作業を請け負ってくれため、業務が滞らず円滑に進みます。トナーが無くなっても、交換のために長時間待つ必要はなく、業者が来て交換してくれるまで待てばすぐに業務を再開可能です。

カウンター料金の3つのデメリット

1. 印刷枚数に関わらず基本料金がかかる

基本料金とは、印刷枚数に関わらず請求される最低金額のことです。1枚も印刷していない月があっても、基本料金だけは請求されます。

たとえば、基本料金が3,000円、モノクロ印刷が1枚あたり1円という契約を結んだとしましょう。ある月に5,000枚印刷した場合、カウンター料金は5,000円で基本料金を上回っているので、請求額は5,000円です。一方、50枚しか印刷しなかった場合、カウンター料金は50円ですが、基本料金以下なので請求額は3,000円になります。

2. 無駄な費用がかかる恐れがある

トナー交換やメンテナンス費用はかからないものの、ミスプリントは枚数にカウントされてしまうためです。

とくにカラー印刷する場合には注意が必要。1文字でも色がついていれば、高額なカラー印刷と見なされます。1枚あたり10円のカラー印刷で15ページの資料を10部ミスプリントした場合、1,500円の費用が無駄になってしまうのです。

3. カラー印刷のコストが高い

モノクロ印刷は1枚あたり1円から3円ですが、カラー印刷は1枚あたり15円から25円になることもあります。

印刷設定がカラー印刷になっていたり、間違えてカラー印刷のボタンを押してしまったりすると、高額な料金が請求されることに。複合機の設定に注意して、モノクロ印刷とカラー印刷をしっかり区別しておくことが重要です。

複合機のカウンター料金の注意点5つ

複合機のカウンター料金の契約では、以下の点に気を付けましょう。

1. 印刷方法によって料金が加算される可能性がある

カウンター料金は、1枚印刷するたびに料金が加算されていくことが基本。ただし、両面印刷した場合には、用紙が1枚でも2枚印刷したことになるので注意しましょう。

複合機でA3用紙に印刷するケースでは、契約によって2枚分の料金が取られることがあります。さらに大きな用紙を使うと、3枚分としてカウントされることも。用紙によって料金に差があるか契約時に確認しておくことが重要です。

2. カウンター料金無料は別途メンテンナンス費用がかかる

カウンター料金が無料という謳い文句に誘われて契約すると、別途メンテナンス費用を請求される恐れが。複合機のリース業者は数多くあり、それぞれ契約内容が異なります。カウンター料金は、通常メンテナンス費用込みの価格なので、メンテナンス費用を支払う必要はありません。

カウンター料金無料は一見するととても魅力的ですが、トナー交換やメンテナンスに別途費用がかかると、最終的に出費がより多くなってしまうかもしれません。契約に何が含まれているのかしっかり確認しましょう。

3. 安さだけに注目しない

複合機のカウンター料金は幅が広く、中には非常に安く設定している業者もいます。カウンター料金が安ければ、当然毎月の支出は抑えられますが、安さだけに注目しないことが重要です。

料金は安いものの、アフターフォローをまったくしてくれない、メンテナンスを依頼しても全然来てくれない業者も存在します。サービス面に不安を覚える業者とは契約しないのが得策です。料金と提供しているサービスのバランスを見ながら業者を選びましょう。

4. 契約時の単価からの引き下げは原則不可

複合機のカウンター料金の単価の引き下げ交渉は、必ず契約時に行いましょう。カウンター料金を引き下げられれば、毎月のコストを大幅に削減できる可能性があります。

ただし複合機のリース業者にとってカウンター料金は、本体のリース料金よりも重要なことがほとんど。契約してからコストが大きいので単価を下げてほしいという交渉はできないと考えるべきです。

5. リース料金とカウンター料金は異なる

リース料金の相場は1カ月あたり1万円から2万円前後です。カウンター料金はリース料金とは別に請求されます。

リース料金とカウンター料金の合計が毎月のコストになる点がポイント。契約時に予想されるコストの計算を間違えないようにしましょう。

複合機のカウンター料金を抑える4つのポイント

1. 相見積もりを取る

複合機のカウンター料金を抑える効果的な方法の1つは、相見積もりを取ることです。複数の業者から同じ条件で見積もりを取ることで、どの業者がもっとも安いのか、サービスが充実しているのか把握できます。

相見積もりを取った場合、もっとも安い業者が常に良質なサービスを提供するわけではない点に注意が必要。安さだけでなく、契約内容やアフターフォローの種類、メンテナンスの質も考慮に入れて契約する業者を決めましょう。

2. 印刷枚数を多く申告する

複合機のカウンター料金を決める際、印刷枚数を多く申告することで単価を下げることが可能です。カウンター料金は、印刷枚数が多ければ多いほど単価が下がる仕組みになっています。

たとえば印刷枚数が多い月で4,000枚、少ない月で2,000枚だとしましょう。この場合、契約時に1カ月の印刷枚数を4,000枚とすればカウンター料金を下げられるかもしれません。契約時に嘘をついてはいけませんが、実際の印刷枚数の範囲内で多く申告するのは賢い方法です。

3. 基本料金の引き下げを依頼する

複合機のカウンター料金ではなく、基本料金に着目して値下げを依頼することもできます。リース業者にとって、カウンター料金は非常に重要なので、値下げ交渉がうまく進まないこともあるでしょう。

一方、基本料金の引き下げであれば交渉に応じてくれる業者もあるかもしれません。カウンター料金に変更はありませんが、印刷枚数が少なかった月のコストを抑えるのに役立ちます。

4. 人気のメーカーの複合機を導入する

複合機のカウンター料金を抑えるために、人気のメーカーの複合機を導入するのも1つの手です。人気メーカーの複合機は、マイナーなメーカーと比べてカウンター料金が低い傾向があります。

マイナーなメーカーの複合機を導入すると、サービス担当者がサポートに向かう際のコストが高くなるため、そのコストが価格に反映されることも。人気メーカーであれば、サポートセンターが各地にあり低コストでサービスを提供できる強みがあります。

複合機のカウンター料金でよくある質問

1. 複合機でのスキャンはカウンター料金がかかる？

複合機でのスキャンはカウンター料金がかかりません。ファックスを受診した場合も、同様です。複合機のカウンター料金は、トナーを使った印刷に対して課金されます。

複合機ではモノクロでもカラーでもスキャンできるのでとても便利です。ペーパーレスに対応してスキャン機能を活用すれば、経費を大幅に削減することもできるかもしれません。

2. 複合機のカウンター料金の勘定科目は？

複合機のカウンター料金は、「消耗品費」の勘定科目で確定申告します。消耗品を大量に購入する企業の場合、「事務用品費」として消耗品費と区別することもあるでしょう。

複合機のリース料金は「リース料」、故障してメーカーに修理してもらった際の費用は「修繕費」として経費計上できます。

複合機のカウンター料金についてのまとめ

複合機のカウンター料金の相場をおさらいしましょう。

カウンター料金や基本料金、サービス内容は業者によって大きく異なるので、契約時にしっかり交渉することが重要です。相見積もりや印刷枚数の申告、導入する複合機の種類などによって賢く費用を抑えるようにしましょう。

比較ビズは、全国各地にあるリース業者を一定条件で比較しながら選べる便利なWebサイトです。無料で利用でき、自社に最適なリース業者を見つけられます。ほんの2分程度で利用可能なので、複合機の導入を検討している方は、ぜひ一度比較ビズを利用してみてください。

監修者のコメント

株式会社ビジネスクロース

代表取締役　山口嘉太

東京都千代田区出身。オフィス機器販売店を5年間経て株式会社ビジネスクロースを設立、代表取締役就任。累計1,000社以上の中小企業のオフィス機器周りをサポートし、コスト削減を実現。現在は、外資系企業、上場企業のオフィス機器も担当。オフィス機器の他に、営業コンサルティング、営業研修など幅広い分野で活動中。

詳しく見る

カウンター契約は、トナー代、定期的なメンテナンス、壊れた時の修理費用が含まれています。5年後はカウンター料金が加算されるメーカーも多くありますので契約時にカウンター契約の期間を確認する必要があるでしょう。

モノクロ、カラー料金とは別で、2色印刷（モノカラー）の単価設定をしてくれるメーカーもあるので請求書やお見積書を発行する2色印刷が多い企業は2色印刷ができる機械を選ぶと大きなコストメリットがあります。

複合機を同じメーカーで入れ替える場合、カウンター料金は下がりにくいので、カウンター料金を大きく値下げしたい場合は、別のメーカーに乗り換えると大幅に料金が削減できる事もあるので各メーカーを比較する必要があります。

カウンター料金の基本料金が苦手な方やテレワークが増えて印刷しない頻度が増えた企業の場合、トナーを都度購入するキット契約を結べばメンテナスも同じようにしてもらえるので選択肢の一つとして検討することも必要になります。

執筆者

比較ビズ編集部では、BtoB向けに様々な業種の発注に役立つ情報を発信。「発注先の選び方を知りたい」「外注する際の費用相場を知りたい」といった疑問を編集部のメンバーが分かりやすく解説しています。