テレワークの勤怠管理は失敗する？成功する戦略とおすすめツール3選をご紹介

テレワークの勤怠管理で発生する5つの失敗

テレワークの普及により、企業は新しい働き方に対応するための勤怠管理手法を模索しています。従来のオフィス勤務とは異なり、リモート環境では労働時間や勤務態度の把握が難しくなるため、多くの課題が浮き彫りになっています。

上記の課題を適切に解決することは、企業の生産性向上や従業員満足度の向上に直結するでしょう。テレワーク下で直面する主要な5つの課題について詳しく解説します。

1. 正確な労働時間管理ができない

テレワーク環境では、従業員がどれだけ働いているかを正確に把握することが難しくなります。特に、自宅での勤務は「中抜け」や「長時間労働」を引き起こしやすく、労働基準法違反や健康問題につながるリスクがあります。

企業が従業員の勤怠管理をすることは労働基準法によって定められた義務であり、テレワーク中の従業員ついても同様です。

労働基準法においては、労働時間、休日、深夜業等について規定を設けていることから、使用者は、労働時間を適正に把握するなど労働時間を適切に管理する責務を有している。

引用：労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン｜厚生労働省

2. 勤務態度を把握できない

テレワークでは、従業員の勤務態度を直接確認できません。出勤していないため、仕事の様子を把握することが難しく、管理者は従業員の業務への取り組み状況を正確に把握できません。

自宅やコワーキングスペースで作業する従業員の働きぶりは、オンラインツールを通じても実態を完全に理解することは難しいです。

3. 適正な人事評価が難しい

テレワークでは、従業員の適正な人事評価が困難です。勤務態度やプロセスが把握できず、主に勤務時間や成果物といった限られた要素でしか評価できません。

職種によって評価の難易度が大きく異なり、特に定性的な貢献度を測ることが難しくなっています。

4. コミュニケーションが取りにくい

テレワークでは、従業員同士のコミュニケーションが著しく減少します。職場で顔を合わせないため「会話したいときにすぐ話せない」「ちょっとした質問もしづらい」といった問題が発生します。

スタッフサービスグループの調査によると、「社内コミュニケーションが減少した」と感じる人は45.3％に達しています。

参照：スタッフサービスグループ「テレワーク導入後の働き方に関する意識調査」

5. 職種によって一律に管理するのが難しい

テレワークでは、職種ごとに異なる勤務体系や仕事内容に応じた管理が必要です。

経理や人事、システムエンジニアなどの事務職は比較的管理しやすいものの、接客や製造・運送業などは完全なテレワーク管理が困難です。 各職種の特性に合わせた柔軟な勤怠管理アプローチが求められます。

テレワークの勤怠管理を成功させるための7つの戦略

テレワーク環境での労働管理は課題が多いですが、適切な戦略を導入すると効率化できます。

以下の7つの戦略を実施することで、勤怠管理の最適化と従業員の生産性向上を図りましょう。

1. 高機能な勤怠管理ツールの導入

クラウドベースの勤怠管理システムを導入することで、リアルタイムで従業員の勤務状況を把握できます。

GPS打刻や自動集計機能など、多彩な機能を備えたツールは、手動入力ミスを防ぎ、データ分析による業務改善にも役立ちます。

従業員がどこで働いているかを確認できる位置情報機能や、作業状況を可視化する画面キャプチャ機能があるツールもあります。これにより、不正防止や進捗確認が容易になります。

「ビジトラ勤怠管理AI診断」を活用すれば、簡単な質問に答えるだけで、自社に最適な勤怠管理ツールを特定できます。

主要ツールの中から最適解を見つけ、業務効率化と生産性向上をスムーズに実現しましょう。

2. 定期的な状況報告の仕組み化

チャットツールや電話を活用して、定期的に勤務状況を報告する仕組みを整備します。従業員と管理者間で労働状況が共有され、透明性が向上します。

ただし、過剰な連絡要求は従業員にストレスを与える可能性があります。報告頻度や方法について事前にルールを明確にしておくことが重要です。

3. オンラインプレゼンス管理の活用

Web会議システムやチャットツールのプレゼンス機能を活用すると、従業員が現在どこで働いているか、作業中かをリアルタイムで可視化できます。チーム全体の活動状況が把握できるため、円滑なコミュニケーションにつながります。

プレゼンス機能はプロジェクトごとのリソース配分にも役立つでしょう。例えば、多忙なメンバーにはタスク量を調整するなど柔軟な対応が可能です。

4. タスク管理と進捗共有の徹底

プロジェクト管理ツールを活用して、タスク割り当てと進捗状況を透明化することで、生産性向上が期待できます。

タスクごとに期限や優先度を設定し、チーム全体で進捗を共有する仕組みが重要です。

また、進捗共有は従業員間の信頼感を高める効果もあります。特にリモート環境ではチーム全体の状況が見えづらいため、透明性のあるタスク管理は重要です。

5. 柔軟な労働時間制度の導入

フレックスタイム制や裁量労働制など柔軟な労働時間制度を導入すると、従業員は自分に合った働き方が可能になります。

ワークライフバランスが向上するため、生産性も高まるでしょう。特に多様なライフスタイルを持つ従業員には大きなメリットがあります。

柔軟な労働時間制度は、従業員満足度向上にも寄与します。一方で、制度導入時には明確なルール設定が必要です。例えば、コアタイムや目標設定など事前準備を行うことでスムーズな運用が可能になります。

6. 定期的なオンラインミーティングの実施

チーム全体でビデオ会議を定期的に開催し、コミュニケーション不足を解消します。会議では進捗確認だけでなく雑談タイムも設けることで、心理的安全性が向上します。

また、オンラインミーティングは新しいアイデアの創出や問題解決にも役立つでしょう。

効率的なオンラインミーティングを実現するには、適切な勤怠管理ツールの活用が鍵です。「ビジトラ勤怠管理AI診断」を利用して、自社の働き方に最適なツールを見つけ、チームのコミュニケーションをさらに円滑にしましょう。

7. 成果主義評価システムの構築

時間管理だけでなく成果や目標達成度に基づく評価システムを導入します。従業員は結果重視で働くことができるため、公平性も高まります。

ただし、不明確な基準では逆効果になるため注意が必要です。KPI（重要業績評価指標）やOKR（目標と主要成果）など具体的な指標設定が鍵となります。

また、成果主義の評価システムは従業員自身のキャリア形成にも役立ちます。達成した成果物やプロセスを記録することで、自己評価にもつながるでしょう。

テレワーク対応勤怠管理ツール選定の重要ポイント5つ

テレワーク環境での効果的な勤怠管理には、適切なツール選びが不可欠です。多機能性、クラウドベース、他システムとの連携性、カスタマイズ性、分析機能を備えたツールを選びましょう。リモートワークの課題を克服し、生産性を向上させます。

以下の5つのポイントを押さえて、最適な勤怠管理ツールを選定しましょう。

1. 多機能性と使いやすさ

テレワーク対応の勤怠管理ツールには、多機能性と使いやすさの両立が求められます。勤務時間の正確な記録や作業状況のトラッキングはもちろん、モバイル対応やユーザーフレンドリーなインターフェースも重要です。

便利で使いやすい機能によって、従業員は場所を問わず簡単に勤怠管理を行えるようになります。

勤怠管理ツールの選定に迷った際は「ビジトラ勤怠管理AI診断」を活用することで、自社のニーズに最適なツールを簡単に見つけられます。

効率的なツール選びで、テレワーク環境の課題解決と生産性向上を実現しましょう。

2. クラウドベースの勤怠管理ツールを選定

クラウドベースの勤怠管理ツールは、テレワーク環境において特に重要です。 リアルタイムでのデータ同期が可能で、従業員はどこからでもアクセスできます。

また、セキュリティ対策も充実しているため、機密性の高い勤怠情報も安全に管理できます。

クラウドベースのツールを選ぶことで、柔軟な働き方に対応しつつ、セキュアな勤怠管理を実現できるでしょう。システムのアップデートやメンテナンスの手間も軽減されるため、IT部門の負担も減らすことができます。

3. 他システムとの連携性

効率的な業務運営のためには、勤怠管理ツールと他のシステムとの連携が不可欠です。 特に給与計算システム、プロジェクト管理ツール、人事評価システムとのデータ共有は重要です。

手作業によるデータ入力の手間を省き、ヒューマンエラーを減らせます。

システム間の連携により、データの一元管理が可能になるため、経営判断に必要な情報をリアルタイムで把握できるようになります。ツール選定時には、既存システムとの互換性や連携の容易さも重要な判断基準です。

4. カスタマイズ性と柔軟性

企業独自のワークフローや、異なる職種・部門ごとの要件に対応できるカスタマイズ性は、勤怠管理ツールの重要な選定基準です。

柔軟な設定が可能なツールを選ぶことで、組織の変化や新しい働き方にも迅速に対応できます。

カスタマイズ性の高いツールを選定すると、組織の成長や変化に合わせて柔軟にシステムを調整できます。長期的な運用コストの削減にもつながるでしょう。

5. 分析・レポート機能

詳細な労働時間分析や生産性レポート、コンプライアンス関連データの抽出が可能な分析・レポート機能は、経営判断を支援する重要なツールです。

上記の機能を活用すると、労働時間の最適化や業務効率の向上、法令遵守の徹底が可能になります。

高度な分析・レポート機能を備えたツールを選ぶことで、データドリブンな意思決定が可能になります。従業員の健康管理や業務プロセスの改善など、組織全体の最適化につながるでしょう。

高度な分析・レポート機能を最大限に活用するためには、適切なツール選びが重要です。「ビジトラ勤怠管理AI診断」を利用すれば、自社のニーズに合ったツールを簡単に見つけ、経営判断をスムーズに進めることができます。

テレワーク用の勤怠管理ツールおすすめ3選

テレワークにも最適なおすすめの勤怠管理ツール3選を紹介します。導入を検討する際に参考にしてみてください。

参照元：ジョブカン勤怠管理

• 導入実績40,000社以上の人気勤怠管理ツール
• 初心者でも簡単に使える直感的な操作
• LINEやSlackなど多様な打刻方法でテレワークにも最適

お問合せ

参照元：勤怠システムjinjer勤怠

• 満足度の高い実力派勤怠管理ツール
• 手間を減らしシンプルな勤怠管理業務を実現
• 初期費用0円で月額300円から導入可能

お問合せ

参照元：勤怠管理システムAKASHI

• シンプルなフォーマットで操作性が抜群
• 自由に項目をカスタマイズ可能
• テレワーク中の従業員をリアルタイムで確認

お問合せ

適切な勤怠管理ツールの選定が成功の鍵

テレワーク環境では、適切な勤怠管理ツールの選定が業務の効率化や従業員の働きやすさに大きく影響します。

企業の規模や業務内容に応じたツールを選ぶことで、労務管理の負担を軽減し、生産性向上につなげることができます。

勤怠管理ツール選定のポイント

上記の要素を考慮し、企業に最適な勤怠管理ツールを選定しましょう。

テレワークの勤怠管理を効率化するために

勤怠管理の効率化は、企業の生産性向上や従業員の満足度向上に直結します。以下のポイントを押さえながら、適切な勤怠管理ツールを導入しましょう。

テレワーク時の勤怠管理には多くの課題がありますが、適切なツールの導入と運用の工夫によって解決できます。企業のニーズに合った勤怠管理ツールを選定し、効果的な労務管理を実現しましょう。

また、ツールの導入後も定期的に運用状況を見直し、業務の効率化や従業員の働きやすさ向上に努めることが重要です。

自社のテレワークにぴったりの勤怠管理ツールを失敗せずに見つけたい方には「ビジトラAI診断」をご活用ください。

ぜひ「ビジトラの勤怠管理AI診断」を使い、下記のようなステップで全ての主要ツールの中から自社に合ったものを選択しましょう。

無料で診断を受けて、業務効率化と生産性向上を実現しましょう！

監修者のコメント

株式会社GeNEE

代表取締役 日向野卓也

東京工業大学環境・社会理工学院卒業。慶應義塾大学大学院経営管理研究科修了。MBA（経営学修士）取得。国内最大手SIerの株式会社NTTデータで大手法人領域（大手流通企業、大手小売企業）の事業開発、事業企画等の業務に従事。米国スタンフォード大学への研修留学を経て、システム/モバイルアプリ開発会社の株式会社GeNEEを創業。

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現在、各企業が採用している労務管理・勤怠管理の方法には、タイムカード管理、Microsoft社のExcelやAccess管理、紙の出勤簿管理、勤怠管理システムなどがあります。

このうち、勤怠管理システムに関しては、クラウドサービス型勤怠管理システム、オンプレミスタイプ型勤怠管理システム、タイムレコーダーを使用した勤怠管理システムの3つが存在します。これら勤怠管理システムを導入する際に注意すべき共通点としては、

【1】厚生労働省が公表しているガイドラインや労働基準法といった法律をしっかりと確認し、労働時間の制限、割増賃金の算出方法などを適切に設定すること

【2】各企業によって独自のシフト制や休日設定等がなされますので、それらをしっかりと考慮すること（各種設定により、全従業員の労働時間や賃金の計算方法が決定してしまう可能性があるので、十分な準備と検討を行うべきです。）

【3】各従業員が何度も打刻誤りをしたり、打刻作業自体は怠ってしまうと、いくら使い勝手の良い勤怠管理システムを取り入れても適正な処理・計算ができませんので、作業マニュアルの内容確認や啓蒙活動の機会を設けることが重要です。

導入するシステムが仮決定したら、最終確認として、一部門（例えば総務部や人事部など）の中で試験導入し、使いやすさの確認、問題点の洗い出しを行うと良いでしょう。1カ月〜3カ月ほど試験導入した後、利用した従業員に使い勝手を確認し、特に大きな問題点がないようでしたら全社導入に向けた検討を進めていきます。

執筆者

比較ビズ編集部では、BtoB向けに様々な業種の発注に役立つ情報を発信。「発注先の選び方を知りたい」「外注する際の費用相場を知りたい」といった疑問を編集部のメンバーが分かりやすく解説しています。