テレワークで正確な勤怠管理はできる？5つの解決策やおすすめツール3選を紹介

テレワークの勤怠管理で発生する5つの課題

テレワークを導入している企業が勤怠管理を行う場合、以下の5つの課題に直面します。

正確な労働時間の管理ができない

テレワークで働いている従業員は、正確な労働時間の管理ができません。会社に出勤してタイムカードを切らず、出勤・退勤・休憩時間の記録を残せないためです。

テレワーク中に報告を受けたとしても、実際に何時から何時まで仕事をしたのか、休憩はきちんと取れているのかは、働いている本人にしかわかりません。企業側が勤怠管理ツールを通さないと、正確な労働時間を把握するのは難しくなります。

テレワーク下であっても労働時間は正確に管理する必要がある

企業が従業員の勤怠管理をすることは労働基準法によって定められた義務であり、テレワーク中の従業員ついても同様です。これは、厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」に記載されています。

労働基準法においては、労働時間、休日、深夜業等について規定を設けていることから、使用者は、労働時間を適正に把握するなど労働時間を適切に管理する責務を有している。

引用：労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン｜厚生労働省

勤務態度を把握できない

テレワークの場合、従業員の勤務態度を把握できません。会社に出勤していないため、仕事をしている様子を確認できないのです。

従業員と連絡は取れるものの、自宅やコワーキングスペースで作業をしているため管理者と同じ場所にはいません。普段から顔を合わせていないと勤務態度を把握するのは難しくなるでしょう。

適正な人事評価が難しい

テレワークで仕事をしている従業員に対して、適正な人事評価をするのは難しくなります。勤務態度が把握できず、だいたいの勤務時間と成果物でしか評価ができないからです。

営業職やクリエイターのように、数字や成果物で判断ができる職種であれば、テレワークでも人事評価が可能です。しかし、勤務時間や勤務態度など働いている印象が重要視される職種では正確な評価は難しくなるでしょう。

コミュニケーションが取りにくい

テレワークを導入すると、従業員同士のコミュニケーションが取りにくくなります。職場で顔を合わせないため「会話が必要なときに会話ができない」「ちょっとした質問もしずらい」など、普段何気なくしていたことができません。

実際に、2020年6月にスタッフサービスグループが行った「テレワーク導入後の働き方に関する意識調査」によると「社内のコミュニケーションが減った」と感じる人が全体の45.3％を占めています。コミュニケーション不足はどの職場でも起こりうる課題といえるでしょう。

参照：テレワーク導入後の働き方に関する意識調査｜スタッフサービスグループ

職種によって一律に管理するのが難しい

テレワーク導入後の勤怠管理は、会社内で一律に管理するのが難しくなります。職種によって勤務体系や仕事内容が異なるためです。経理業務や総務・人事などの事務職や、SEのようなシステム管理の業種であれば、勤務時間や成果物などテレワークでも管理することが可能です。

接客や製造・運送などの職種は、どうしてもテレワークで業務をするのは難しいため、上記の職種の従業員と同じように管理することはできません。テレワークで対応できる職種とできない職種で異なった勤怠管理が必要になります。

テレワークの勤怠管理問題を解決する5つの方法

テレワークを導入した場合、勤怠管理が難しくなりますが、その問題を解決するには「勤怠管理ツールの導入」をはじめとした5つの方法があります。

勤怠管理が難しいからといって、テレワークの導入を諦めずに、解決方法を試してみましょう。

勤怠管理ツールを導入する

代表的な解決方法は、テレワークに対応した勤怠管理ツールを導入することです。専用のツールを利用することで、離れていても正確な勤怠管理ができます。従業員に始業時間や終業時間・休憩・残業時間などを打刻してもらうことで、タイムカードのように管理が可能です。

Webサイトから利用できるクラウド型のツールや、スマホアプリなどに対応しているサービスもあり、テレワーク環境でも問題なく利用できます。打刻場所の位置情報がわかるものや、作業画面のキャプチャを取得して作業状況を確認できるサービスもあります。

チャットや電話で勤務状況を報告する

チャットや電話を利用して、勤務状況を報告する方法があります。ビジネスチャットツールは、スマホで利用できるため比較的簡単に導入しやすい方法です。電話とチャットをうまく活用することで、スムーズな連絡が可能になります。

対面でやり取りをするわけではないので、リアルタイムで返事が届くとは限りません。スムーズに連絡ができなかったり、頻繁に連絡を求められたりするため、従業員側の不満が生まれやすいのがデメリットです。

Web会議システムを常時接続する

テレワーク中に、Web会議システムを常時接続する方法があります。映像と音声を共有できるので、いつでも会話が可能です。オフィスにいるわけではないですが、カメラを通じてバーチャルオフィスを体験できます。

始業時間や就業時間の確認はもちろんのこと、まるでオフィスにいるみたいにいつでも話しかけられる点がメリットです。運用方法にメリハリをつけないと、監視されている感覚になってしまうので注意しましょう。

通知機能やタスク管理を共有する

業務システムの通知機能やタスク管理を共有する方法があります。システムによっては、作業の経過や完了を知らせる通知機能がついており、業務関係者に知らせることが可能です。業務の進捗状況を頻繁に報告する必要がないため、管理者も従業員も比較的ストレスがかかりません。

チームでタスクを共有できるシステムであれば、チーム全員で同じタスクを共有できます。タスクの進捗状況をチーム内で把握できるため、離れていても業務を共有できるでしょう。

裁量労働制を採用する

テレワークをする従業員に、裁量労働制を採用する方法があります。裁量労働制とは、みなし労働時間制の1種です。実際の労働時間に関係なく、あらかじめ労使協定で決めた労働時間分を働いたとみなします。

みなし労働時間が8時間の場合、実働が6時間でも給与は8時間分もらえるので、仕事が早い従業員ほど嬉しい労働形態です。管理者側も労働時間を正確に管理する必要がないので、勤怠管理がラクになります。成果物や記録を残すなど、従業員が働いた証拠が必要です。

テレワーク導入時に役立つ勤怠管理ツールを選ぶポイント

テレワーク導入時に役に立つ、勤怠管理ツールを選ぶ際は以下の3つのポイントがあります。

• 勤務時間や作業状況の記録ができるもの
• クラウド型で誰もが使いやすいもの
• W給与システムのような関連ツールと連携しているもの

せっかくツールを導入しても、テレワークに上手く活用できなければ意味がありません。ポイントを理解して、テレワークをスムーズに進められるような万能なツールを見つけましょう。

勤務時間や作業状況の記録ができるもの

勤怠管理ツールは、勤務時間や作業状況の記録ができるものを選びましょう。最低限の機能として、始業時刻・終業時刻・休憩を正確に記録できることが重要です。勤務時間を打刻できないツールは導入する意味がありません。

エフチェアプラスは作業中のPC画面をランダムに取得できる勤怠ツールです。打刻した場所の位置情報も確認できるため「社員がどこで何をしているか分からない…」という方にもおすすめです。

クラウド型で誰もが使いやすいもの

勤怠管理ツールは、クラウド型で誰でも使いやすいタイプがおすすめです。クラウド型は、インターネットに接続できれば、Webブラウザやスマホアプリなどを通して、どこにいても利用できます。場所を選ばずに利用できるためテレワークにはもってこいです。

操作画面が見やすく、誰でも簡単に利用できるものを選びましょう。従業員が使えないようなシステムでは本末転倒です。操作が難しくて入力ミスが増えると、勤怠管理が難しくなりスムーズな運営ができません。なるべく簡単に操作できるものがおすすめです。

給与システムのような関連ツールと連携しているもの

勤怠管理ツールは、給与システムのような関連ツールと連携しているものを選びましょう。給与計算の作業が簡単になり、管理がしやすくなります。ツールによって連携できるシステムが異なるため、どのシステムと連携できるのかも確認するようにしてください。

勤之助は集計した勤怠データをExcel形式で出力できます。どの給与計算システムにも対応できるため、導入しやすいツールをお探しの方におすすめです。

テレワーク用の勤怠管理ツールおすすめ3選

テレワークにも最適なおすすめの勤怠管理ツール3選を紹介します。導入を検討する際に参考にしてみてください。

参照元：ジョブカン勤怠管理

• 導入実績40,000社以上の人気勤怠管理ツール
• 初心者でも簡単に使える直感的な操作
• LINEやSlackなど多様な打刻方法でテレワークにも最適

お問合せ

参照元：勤怠システムjinjer勤怠

• 満足度の高い実力派勤怠管理ツール
• 手間を減らしシンプルな勤怠管理業務を実現
• 初期費用0円で月額300円から導入可能

お問合せ

参照元：勤怠管理システムAKASHI

• シンプルなフォーマットで操作性が抜群
• 自由に項目をカスタマイズ可能
• テレワーク中の従業員をリアルタイムで確認

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まとめ

テレワークを導入した場合の勤怠管理は、毎日顔を合わせないため難しいです。労働時間の管理や作業状況の把握が難しくなり、従業員全体のコミュニケーション不足にも悩まされます。

現在はテレワークに対応した勤怠管理ツールが多数開発されており、難しい管理も遠隔操作でスムーズに操作が可能です。テレワークを導入する際は、勤怠管理ツールの導入も検討しましょう。

監修者のコメント

株式会社GeNEE

代表取締役 日向野卓也

東京工業大学環境・社会理工学院卒業。慶應義塾大学大学院経営管理研究科修了。MBA（経営学修士）取得。国内最大手SIerの株式会社NTTデータで大手法人領域（大手流通企業、大手小売企業）の事業開発、事業企画等の業務に従事。米国スタンフォード大学への研修留学を経て、システム/モバイルアプリ開発会社の株式会社GeNEEを創業。

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現在、各企業が採用している労務管理・勤怠管理の方法には、タイムカード管理、Microsoft社のExcelやAccess管理、紙の出勤簿管理、勤怠管理システムなどがあります。

このうち、勤怠管理システムに関しては、クラウドサービス型勤怠管理システム、オンプレミスタイプ型勤怠管理システム、タイムレコーダーを使用した勤怠管理システムの3つが存在します。これら勤怠管理システムを導入する際に注意すべき共通点としては、

【1】厚生労働省が公表しているガイドラインや労働基準法といった法律をしっかりと確認し、労働時間の制限、割増賃金の算出方法などを適切に設定すること

【2】各企業によって独自のシフト制や休日設定等がなされますので、それらをしっかりと考慮すること（各種設定により、全従業員の労働時間や賃金の計算方法が決定してしまう可能性があるので、十分な準備と検討を行うべきです。）

【3】各従業員が何度も打刻誤りをしたり、打刻作業自体は怠ってしまうと、いくら使い勝手の良い勤怠管理システムを取り入れても適正な処理・計算ができませんので、作業マニュアルの内容確認や啓蒙活動の機会を設けることが重要です。

導入するシステムが仮決定したら、最終確認として、一部門（例えば総務部や人事部など）の中で試験導入し、使いやすさの確認、問題点の洗い出しを行うと良いでしょう。1カ月〜3カ月ほど試験導入した後、利用した従業員に使い勝手を確認し、特に大きな問題点がないようでしたら全社導入に向けた検討を進めていきます。

執筆者

比較ビズ編集部では、BtoB向けに様々な業種の発注に役立つ情報を発信。「発注先の選び方を知りたい」「外注する際の費用相場を知りたい」といった疑問を編集部のメンバーが分かりやすく解説しています。