データ検索システムの作り方｜発注時に気を付けておきたいことを解説

データを検索するシステムの必要性

企業におけるITシステムの普及が進んでいる現在、その裏側には多くのデータ（情報）が蓄積されています。ビジネス上で発生したデータは今後のビジネスにも利用することが可能で、企業にとっては資産とも呼べるものです。

しかしデータが大量にあるとき、そこから有用なデータを探すのは簡単ではありません。

必要なデータを必要な時に得ることができるのがデータを検索するシステムのメリットです。過去の取引の情報であったり、ホテルの本日の空き部屋であったり、情報を得たいことは多々あります。そこにデータを検索するシステムの必要性があるといえるでしょう。

利用例

必要なデータを即時に得たい場合

例えばホテルの空き状況、電車のダイヤなどの情報を得たい場合には、データを検索するシステムを構築する場合があります。

この場合にはホテルの全部屋とその予約状況、各電車の目的地別のダイヤなどの情報をデータベースに格納しておき、適宜利用する際に検索する仕組みとなります。

過去のデータから業務の効率化を行いたい場合

過去の業務で利用したデータをデータベースに蓄積しておくことで、再利用したり、テンプレート化することで業務の効率化に貢献することが可能です。

例えば、過去に注文が合った商品に対して再度注文が入った場合、過去の注文により商品の価格や納期といった情報を参照することで業務を効率よく進めることができます。

データを利用した業務の分析

実績などの多くのデータを蓄積している場合、そこから傾向のあるデータを見つけ出すことで有意な知見が得られることがあります。また、データの蓄積及びその集計値もビジネスではよく利用されるデータです。データの傾向やサマリ得るには検索機能は必須となります。

検索システムの基本的な構造

データを検索するための仕組みを構築する場合に、考えなければいけないこととその構造を製造順を追って説明します。

※本文内のデータベースは一般的なRDB（Relational DataBase）を想定して記載しています

?必要なデータの洗い出し

業務等システム化対象の事柄、物、人などを全て洗い出し、データ化を行うために属性を検討します。ここでいう属性は、データが文字なのか数値なのか、数値なら最大桁数や最大値、文字なら言語などデータの持つ情報の特徴を意味します。

システムで利用したいあらゆるデータを可能な限り詳細に洗い出します。数値化できることや正否で判定できることなどはデータにしやすく、反対に曖昧な情報はデータにはしにくいです。

?データの定義

データの洗い出しをした後、データの定義を決めていきます。名称、属性、想定レコード数（発生するデータの数）、各データ間の関係性を検討します。特に関係性は重要で、伝票と伝票明細などの親子関係を持つデータはその関係性をはっきりとさせておく必要があります。

定義ができたならば、正規化と呼ばれる、データのおさまりをよくする（項目の重複を省くなど）ことも適宜実施します。

?データ抽出のための検索条件

データを格納する側が検討出来たら、次にデータの抽出条件を考えます。日付を指定してデータを抽出したいのか、取引先別で抽出したいのかetc、システムの特性ともなる重要な切り口です。

情報技術者と現場で業務に利用する担当者との間で機能について対話を持った方が良いです。画面上で検索してオペレーションすることを想定して、業務がスムーズに進められるよう検索の条件を考えなければなりません。

?検索の実施と画面への表示

検索は、データベースにSQLという命令文を発行することで実施します。その際、検索で見つけてきたデータに対し、どんな情報を一緒に取得して表示したいのかを考える必要があります。

例えば伝票を伝票NOを指定して検索した場合、数量、納期、取引先の情報、金額計など多くのことを一緒に知りたいことが多いはずです。オペレーションを考慮して必要となるデータの取得項目を検討しましょう。

発注の際に気を付けておきたいこと

検索を行うシステムを作りたいと考えた場合、システムベンダーに依頼することが多いでしょう。その発注に際して、気を付けておきたい点を記載しています。

データは企業にとって資産。横展開の利用なども考慮してデータベース作成を行う

データは企業にとって資産です。それと同時に企業内の部門をまたがっても有用なデータであることも多々あります。将来的な展開を見据え、他部署で利用するシステムから参照することなども考慮してデータベースを作る必要があります。

データは企業にとって資産。セキュリティの考慮も必要

データは企業にとって資産です。これはいいことである反面、気を付けなくてはいけない面もあります。例えば自社のもつ取引先の一覧、過去の取引金額などが情報漏洩してしまった場合、競争相手となる企業にとっては有用な情報になりかねません。

発注先となるシステムベンダーのデータの扱い、そしてデータベースが完成した後のセキュリティ対策などを検討しておく必要があります。

企業の担当者もデータの検索言語（SQL）を身に着けておくと、プログラムの改修などがしやすくなる

データベース内を検索する命令文であるSQLは、データベースと合わせて利用することで大変有用なものです。システム導入後もメンテナンスする必要性を考え、企業の担当者も身に着けていると便利です。

業務に必要なデータの抽出などが発生することもあり得るため、社内にスキルのある人物が欲しいところです。

専門の事業者と相談してデータベースや検索条件を決める

データを検索するシステムへの知見を持った事業者を探すのならば、比較サイトの利用をオススメします。

比較ビズならば、無料で一括見積の依頼を行うことができます。複数の事業者から提案を受けることができ、御社にぴったりの事業者を探すことができます。合う事業者が見つからない場合は、契約が必須ではないので安心です。

総括

データの検索を行うシステムは、各企業にとって必要不可欠なものです。多くのITシステムでデータの検索を行っており、その必要性の認知も進んでいると考えられます。

さらに、企業にとって資産であるデータを蓄積することで、業務の効率化、分析等に役立てることができ、さらにデータの価値を高めることができます。

もはやITエンジニアだけでなく、発注をする側でもデータ検索の概要を知り、どのように検索の仕組みを作るべきなのかを一緒に検討できるようになっている必要があるのかもしれません。

まずはシステムベンダーなどの事業者に相談するところから始めてみましょう。

監修者のコメント

株式会社GeNEE

代表取締役 日向野卓也

東京工業大学環境・社会理工学院卒業。慶應義塾大学大学院経営管理研究科修了。MBA（経営学修士）取得。国内最大手SIerの株式会社NTTデータで大手法人領域（大手流通企業、大手小売企業）の事業開発、事業企画等の業務に従事。米国スタンフォード大学への研修留学を経て、システム/モバイルアプリ開発会社の株式会社GeNEEを創業。

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小規模から中規模のデータ検索システムを開発する際の流れとしては大きく、
【1】機能要件等のヒアリング
【2】情報の洗い出しと整理
【3】データベース設計と開発
　　（リレーション、正規化、パーティション、インデックス調整等）
【4】バックアップ体制の確立
【5】機能試験
【6】上市
の流れとなります。

【1】機能要件等のヒアリング、【2】情報の洗い出しと整理の段階では、大半のお客様が「要件が明確に定まっていない。」、「ベンダー様の方で全てお願いしたい。」というようなご判断をされることが多いのですが、一度設計や開発作業が開始しますと、システムの骨組みが建ち始めますので、後戻りが難しい、状況によっては後戻りができないケースも出てきます。

そうしますと、双方気持ちが良い取引ができません。そのため、入口の段階からシステム開発のキーパーソンを集め、しっかりと社内調整し、具体的な機能要件等をベンダー側に明示することが重要です。これらにより、検索システムの完成度をぐっと高めることができます。

執筆者

比較ビズ編集部では、BtoB向けに様々な業種の発注に役立つ情報を発信。「発注先の選び方を知りたい」「外注する際の費用相場を知りたい」といった疑問を編集部のメンバーが分かりやすく解説しています。