【完全解説】テレワーク時代の勤怠管理で直面する5つの課題と解決策

テレワークの勤怠管理で起こりがちな5つの問題

テレワークで、上司も部下も不安を感じてしまう主な原因を5つ紹介します。

テレワークに対する問題を認識すると、あなたの会社ではどのような対策・対処をしたらいいかがわかるでしょう。

1. 労働時間の不透明性

在宅勤務では、仕事と私生活の境界線がぼやけがちです。以下のような問題が起こりやすいでしょう。

上記に対するモヤモヤした状況は、従業員の疲労やストレスを増幅させ、長期的には生産性低下につながる可能性があります。健康的な働き方を守るためには、新しい時間管理の仕組みが必要不可欠です。

2. 労働状況の可視化の困難さ

オフィスを離れると、社員の仕事ぶりが見えなくなります。よって、以下のような問題が起きるリスクがあります。

上司も部下も不安を感じ、お互いの信頼関係に影響を与えかねません。透明性の高いコミュニケーションが、労働状況の可視化する課題を解決する鍵となるでしょう。

3. コミュニケーション品質の低下

意識していないかもしれませんが、「出社してお互い顔を合わせる」行為はコミュニケーションの品質に大きく貢献しています。画面越しの会話は意外と難しいため、以下のような問題が起こります。

オンラインでは、言葉だけでは伝わらない微妙なニュアンスが失われがちです。チームの創造性や共感性が低下するリスクがあります。

4. 人事評価の公平性の課題

テレワーク時代「頑張っている」を正しく評価するのは簡単ではありません。管理者側は、以下のような問題を防ぐ必要があります。

従来の評価基準では、テレワーク環境での真の貢献度を適切に評価できません。新しい評価の物差しが求められています。

5. 法的・倫理的管理の複雑さ

働き方改革の時代、労働者の権利を守りながら管理することは容易ではありません。管理を徹底するあまり、労働環境に悪い影響を与えてしまう可能性があります。

労働基準法や36協定に基づく残業時間の管理、有給休暇の取得状況の確認をするよう気をつけましょう。

参照元：労働基準法・36協定

企業は、従業員を信頼しながら適切に管理する、デリケートな舵取りを迫られています。過剰な監視は逆効果となるため、従業員のモチベーションを下げてしまう可能性があるでしょう。

テレワークの勤怠管理で信頼と生産性を両立する方法とは？

テレワークの課題は「見えない不安」にあります。労働時間や評価基準の不透明さは、従業員と企業の信頼関係を揺るがします。

そこで、オンラインミーティングや業務可視化ツールの活用で、コミュニケーションと生産性を高める方策を解説します。

1. ルールづくりで「見えない不安」を解消する

在宅勤務では、いつ・どれだけ働いているのかわからない不安が付きまといます。不安を取り除くには、お互いが納得できる、ルールづくりが大切です。

みんなで作るべきルールを下記にまとめました。

形式的なルールではなく、現場の声を反映した、だれもが「なるほど」と思えるガイドラインが信頼関係を生みます。従業員と一緒に考えることで、納得感のある働き方を実現できるのです。

2. デジタルの力で「見えない仕事」を可視化する

テレワークの最大の悩みは、社員の仕事ぶりが見えないことです。最新のツールを味方につけて、壁を乗り越えましょう。

壁を乗り越える味方になるデジタルツールの機能は、下記のとおりです。

大切なのは、監視することではなく、お互いの仕事を理解し、支え合える環境をつくることです。データは人を縛るためではなく、成長を支援するためにあります。

3. コミュニケーションで「孤独」をなくす

テレワークの最大のリスクは、人とのつながりが薄れることです。定期的で質の高いコミュニケーションが、チームの生産性を守ります。

つながりを生むコミュニケーションを、以下にまとめました。

形式張った会議ではなく、本音で語りあえる場があると良いでしょう。お互いの状況や気持ちを理解し合うことで、チームの絆は強くなります。信頼関係が、最高の生産性を生み出すのです。

そして、上記すべてを効率良く実現できるのが勤怠管理ツールです。次の章で解説しますが、出退勤時間の管理、作業状況の確認、コミュニケーションの場づくりは、すべてツールの導入によって解決できます。

テレワークに起こりがちな問題はツールで解決できる？

テレワークでは労働時間の不透明さや業務状況の把握、コミュニケーション不足が課題です。しかし、勤怠管理ツールや業務可視化ツール、チャットツールを活用することで、問題を効率的に解決し、生産性向上や信頼関係の構築が可能になります。

1. 労働時間の不透明さを解消できる

テレワークでは、従業員がどの時間帯にどれだけ働いているかが見えにくくなることが課題です。適切な勤怠管理ツールを導入すると解決できます。

例えば、以下のような機能を活用することで、正確な労働時間の把握が可能になります。

上記によって、従業員の働きすぎを防ぎながら、正確なデータで給与計算や人事評価もスムーズに行えます。

2. 見えない業務状況を可視化できる

「本当に仕事しているの？」という疑念は、テレワークではよくある悩みです。業務可視化ツールを使えば、従業員の作業内容や進捗状況をデータとして確認できます。

監視感を与えることなく、信頼関係を保ちながら管理が可能です。

上記の機能を活用すれば、個々の業務負担や進捗状況を把握しやすくなるため、適切なサポートやタスク配分が可能になります。

3. コミュニケーション不足を補う仕組み作りができる

テレワークでは対面での会話が減り、コミュニケーション不足による孤立感や誤解が生じることがあります。以下のようにチャットツールやオンライン会議システムを活用し、日常的な情報共有と対話を促進することが効果的です。

従業員同士や上司とのつながりが強化されるだけでなく、心理的な安全性も高まり、生産性向上につながります。

テレワーク時代における勤怠管理の課題は、適切なツールと工夫次第で解決できます。もし勤怠管理ツールの導入を検討しているなら、ビジトラのAI診断がおすすめです。

簡単1分であなたの会社にぴったりの勤怠管理ツールをAIが診断し、費用や機能を比較検討できます。有給管理や残業申請、勤務形態の質問に答えると、診断の結果おすすめできるツールの資料をダウンロードできるため、効率的に導入準備が進められます。

テレワークにおすすめの勤怠管理ツールの選び方

テレワークの勤怠管理では、勤怠管理ツールの導入がおすすめです。数あるツールの中から自社に合うものを探すには、どんな観点をおさえておくべきか気になるでしょう。

テレワークの勤怠管理ツールをの選び方を3つ紹介します。

1. 従業員が使いやすい操作性を重視する

勤怠管理ツールは、直感的で使いやすい操作性が重要です。特にテレワークでは、自宅からスムーズに打刻や申請ができることが求められます。

例えば、スマホやタブレットで簡単に打刻できるツールは、利用率向上と管理者の負担軽減に役立ちます。分かりやすい設計なら教育コストも削減可能です。

従業員の使いやすさを優先することで、勤怠管理ツールの定着率が向上し、正確な勤怠データを収集できる環境を整えられるでしょう。

2. 他システムとの連携性をチェックする

勤怠管理ツールを選ぶ際には、給与計算ソフトや人事管理システムなど、他の業務システムとの連携性を確認することが重要です。

例えば、クラウド型の勤怠管理ツールであれば、APIやCSV出力を通じて給与計算システムとデータを自動連携できるものが多いです。

手作業によるデータ入力の手間を省けます。法改正や税率変更に対応する自動更新機能や、多様な働き方に応じた柔軟な設定が可能なツールを選ぶことが業務効率化の鍵です。

適切な連携性を持つツールを導入すれば、バックオフィス業務全体の効率化が進み、ミスの削減やコスト削減にもつながります。選定時には、自社で使用中のシステムとの互換性を事前に確認しましょう。

3. 自社の勤務形態に合った機能を確認する

勤怠管理ツールを選ぶ際は、自社の勤務形態に合った機能を確認することが重要です。リモートやGPS打刻、裁量労働制・フレックスタイム制へなど様々な対応について確認しましょう。適切なツール選びは効率化だけでなく、満足度や法令遵守の向上にもつながります。

勤怠管理ツール選びに迷ったら、ビジトラの「勤怠管理システム診断」がおすすめです。

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テレワークの勤怠管理でおすすめのツール5選

テレワークで勤怠管理ツールを導入するメリットを理解できた方のなかには、おすすめの勤怠管理ツールを知りたいと考えている方もいるでしょう。

ここでは、テレワークの勤怠管理でおすすめのツールを5つ紹介します。

参照元：AKASHI｜テレワーク勤怠を簡単に管理

• 直感的で分かりやすいUI
• 正確な労働時間計算
• 勤怠データを見える化

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参照元：ジョブカン勤怠管理｜どこでも簡単に勤怠管理

• 多様な打刻方法対応
• 法改正に自動対応
• スケジュール管理機能

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参照元：jinjer勤怠｜柔軟な働き方を全力サポート

• 個人別打刻時間管理
• スマホ完全対応
• 給与システム連携

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参照元：freee人事労務｜人事労務をスマートに一元管理

• シンプルで使いやすい
• 休暇タスク一元管理
• 自動計算でミス防止

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参照元：マネーフォワードクラウド勤怠｜働き方改革を最新テクで実現

• 直感的な操作性
• 多様な勤務形態対応
• リアルタイム在席管理

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テレワーク時代の勤怠管理成功の鍵はツールの導入

テレワーク時代の勤怠管理は、信頼と効率の絶妙なバランスが鍵です。正確な労働時間把握と成果重視の評価で、従業員のモチベーションと生産性を同時に高められます。最新の勤怠管理ツールなら、柔軟で公平な働き方を実現できるでしょう。

どの勤怠管理ツールが自社に合っているか迷ってしまった方は、ビジトラの「勤怠管理システム診断」で無料診断をしてみましょう。

簡単な質問に答えるだけで、ぴったりのツールを紹介してくれるだけでなく、資料請求と見積もりまで届けてくれるため、とてもおすすめです。

監修者のコメント

AOIS Consulting株式会社

代表取締役 青井真吾

大学卒業後はIT企業に入社。システムエンジニアとして大手企業向けのERPシステム開発を経験。その後は、フリーのITコンサルタントとして、人材派遣会社の基幹システムの開発、不動産会社の商業施設での販促システムの導入、自動車メーカーでコネクティッドカー開発のプロジェクト管理、SIerでのSalesforceの導入、ファッション業界の企業でSalesforceと連携する周辺システムの導入を経験。現在は法人化し主に企業のシステム開発プロジェクトを支援。

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テレワークの勤怠管理は企業ごとにそれぞれの事情に合わせて考えていくしかなく、どの企業にも有効となる絶対的な手段は無いと言えるでしょう。

社員担う業務の特色からテレワークが導入しやすい企業もあれば、そうでない企業もあります。ツールの導入、評価方法、など、多くの要素をセットで検討し進めていく必要があるため、大変難しいものになります。

まず、テレワーク社員の勤怠を管理するツールとしては、社員のPC操作やカメラ利用して社員の在席をチェックするものや、GPSを利用して社員の居場所を確認するものがありますが、ツールを導入するだけでは適切な勤怠管理とは言えません。

監視されているということが社員のストレスに繋がり、生産性の低下を引き起こしてしまう場合もあります。

そして、評価方法も社員にとっては関心の高い部分であり、モチベーションを高くするためにも重要になります。たとえば、出社しなければならない社員とテレワーク社員の評価が不公平にならないよう工夫が必要になるでしょう。

勤怠管理、評価制度ともに極力社員が納得できる形で導入を進めていくことが求められるため、社員を巻き込みながらその仕組みの構築を進めていくことが推奨されます。

執筆者

比較ビズ編集部では、BtoB向けに様々な業種の発注に役立つ情報を発信。「発注先の選び方を知りたい」「外注する際の費用相場を知りたい」といった疑問を編集部のメンバーが分かりやすく解説しています。