テレワークの勤怠管理の問題点とは？3つのポイントやおすすめツールを解説

テレワークで起こる勤怠管理の3つの問題点

社内でテレワークを導入するときには、事前に勤怠管理の問題点を把握する必要があります。ここでは、テレワークで起こりうる勤怠管理の主な問題点を3つ紹介します。

1. 正確な勤怠時間の把握が難しい

テレワークでは、従業員の正確な勤怠時間の把握が難しい点が問題点の1つです。

テレワークの環境下では、作業開始や終了の時間がオフィス勤務と比較して曖昧になるためです。従業員が複数のタスクを同時に行っている場合、どのタスクにどの程度の時間を費やしたかを正確に計測できません。

たとえば、テレワーク中の従業員が、家事や子育てなどの仕事を行っていた場合、どのように勤怠時間に計上するかが問題となります。

テレワークでは、従業員とマネージャー双方が協力して、正確な勤怠時間を把握する方法を模索する必要があります。

2. 従業員への評価が難しい

テレワークでは、従業員への評価が難しいことが問題点として挙げられます。従業員の作業状況をマネージャーが把握することが難しいため、評価するポイントを見つけにくいです。

テレワークでは勤怠態度に問題はないか、業務への意欲があるかどうか判断しにくいです。

従業員の勤務態度や業務意欲が把握できるツールの導入を検討しましょう。従業員同士が作業状況を共有する仕組みを導入することで、評価の正確性を高める取り組みが必要となります。

3. 社員の業務効率が低下する場合がある

テレワークでは社員の業務効率化が低下する場合があり、勤怠管理の問題点です。

テレワークでは、オフィスで働くよりも自宅やカフェなどで働く時間が増えるため、自由な時間が増えるというメリットがあります。

自由に使える時間が増えることで、より仕事に取り組む人と仕事をやらなくなる人の2種類にわかれる問題点も生じます。自宅で仕事をする場合、家庭の事情や環境によって、仕事に集中できない可能性があるでしょう。

テレワークにおいて業務効率化を上げるための1つの方法は、短期的な目標設定と長期的な目標を従業員の間で共有することです。目標ができると、仕事の優先順位をつけられるため、無駄な時間を避けられます。

テレワークの勤怠管理で押さえるべき3つのポイント

ここでは、テレワークの勤怠管理で押さえるべき3つのポイントを紹介します。

1. 勤怠管理の体制を整える

テレワークで適切な勤怠管理を行うためには、企業側で勤怠管理の体制を整える必要があります。

従業員が自宅やコワーキングスペースなどのリモート環境で働く場合、出勤・退勤の時間や休憩時間を正確に把握することが難しいです。

勤怠管理の体制を整える主な方法は下記のとおりです。

管理者の教育・研修では、業務報告書の提出方法や勤怠管理ツールの説明などを行います。上記の方法を組みあわせることで、より効果的な勤怠管理体制を整えられるでしょう。

2. 情報共有の仕組みを作る

テレワークにおいて勤怠管理を適切に行うためには、情報共有の仕組み作りが大切です。

テレワーク環境では、直接顔をあわせてコミュニケーションが取れないため、情報共有が大きな課題となります。

たとえば、オンラインミーティングやチャットツールを使って従業員同士の交流を増やし、勤務状況を見えるようにする方法があります。

テレワークでは、クラウドストレージやドキュメント管理ツールを導入することで、勤怠管理の体制を整えられます。

3. テレワークに合わせた人事制度を整える

テレワークでは、人事制度を整えることが重要です。

従来のオフィス勤務とは異なり、テレワークでは社員が自宅や外出先で働きます。勤務時間や勤務場所に制限がなくなり、従来の人事制度がうまく適用できないことがあります。

具体的な方法は、フレックスタイムやコアタイム制度の導入が挙げられます。テレワークを行う社員の評価方法も、業務成果や目標達成度など、従来の勤務形態とは異なる観点から考えなければなりません。

テレワークに合わせた人事制度を整えることで、社員のモチベーションや働きやすさの向上ができ、テレワークの効果を最大限に引き出せます。

テレワークの勤怠管理ツールを導入する3つのメリット

テレワークの勤怠管理では、勤怠管理ツールの導入がおすすめです。

勤怠管理ツールの導入をしたい経営者にとっては、誰がどれくらい時間をかけているのか、成果は出ているのか、把握する必要があります。

ここでは、テレワークの勤怠管理ツールを導入するメリットを3つ紹介します。

1. 労働時間の記録ができる

テレワークの勤怠管理ツールを導入するメリットの1つは、労働時間の正確な記録ができる点です。

テレワークの場合、出勤・退勤時刻や休憩時間などの記録が従来のオフィス勤務とは異なるため、正確な勤務時間の把握が困難になります。

たとえば、従業員が自宅でテレワークを行う場合、出勤・退勤時刻が明確でなかったり、休憩時間を取り忘れたりすることがあります。

勤怠管理ツールを導入することで、従業員は勤務時間を自分で記録し、正確な勤務時間を上司や人事部門と共有可能です。

従業員の勤務時間の把握が容易になり、過剰・不足労働の防止にもつながります。

2. 給与計算・人事管理ソフトと連携できる

勤怠管理ツールは、給与計算・人事管理ソフトと連携できます。

勤怠管理ツールは、出退勤時間や休暇申請などの勤怠情報を正確に管理できるツールです。勤怠管理ツールの導入により、勤怠情報の手入力やミスがなくなり、スムーズな給与計算・人事管理が実現できます。

勤怠管理ツールを導入する際には、給与計算・人事管理ソフトとの連携機能があるかどうかも確認することが重要です。勤怠情報の正確な管理を行い、給与計算・人事管理の効率化を図ることができます。

3. 離席・在席状況が把握できる

勤怠管理ツールを使えば、従業員の離席・在籍状況が把握できます。

テレワークではオフィスのように、常に上司や同僚が周りにいるわけではありません。現在在席しているのか、離席しているのかという情報がわからず、スムーズなコミュニケーションができません。

勤怠管理ツールを導入することで、離席・在席状況をリアルタイムで把握できるため、コミュニケーションに支障が生じることを防げます。

テレワークの勤怠管理でおすすめのツール5選

テレワークで勤怠管理ツールを導入するメリットを理解できた方のなかには、おすすめの勤怠管理ツールを知りたいと考えている方もいるでしょう。

ここでは、テレワークの勤怠管理でおすすめのツールを5つ紹介します。

参照元：AKASHI

• 使いやすくシンプルなUIになっている
• 出退勤やタイムスタンプによる作業時間の計算もできる
• 労働時間の推移や残業時間休暇取得率などの情報をグラフや表で可視化できる

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参照元：ジョブカン勤怠管理

• 打刻システムが多数ある
• 新たな法案の成立・改正された場合自動でアップデートされる
• スケジュール管理やタイムカード管理などの機能がある

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参照元：jinjer勤怠

• 従業員1人ひとりの打刻時間を記録できる
• スマホからも利用できる
• 給与計算ソフト「jinjer給与」と連携ができる

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参照元：freee人事労務

• シンプルで使いやすいインターフェース
• 出退勤打刻のほかに休暇やタスク管理も一元管理可能
• 勤怠データの自動計算により手作業によるミスを防止

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参照元：マネーフォワードクラウド勤怠

• 利用者が直感的に操作できるUI/UX設計がされている
• 出勤・退勤・休憩・欠勤などさまざまな勤怠パターンに対応している
• チャットツールとの連携によりリアルタイムな在席情報管理ができる

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まとめ

テレワークにおける勤怠管理の問題点や押さえておくべきポイント、勤怠管理を使うメリットなどを解説しました。

テレワークの際には勤怠管理の体制を整えたり、テレワークに合わせた人事制度を整えたりすることが大切です。人事評価制度を整えることが難しいと感じる場合もあるでしょう。

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監修者のコメント

AOIS Consulting株式会社

代表取締役 青井真吾

大学卒業後はIT企業に入社。システムエンジニアとして大手企業向けのERPシステム開発を経験。その後は、フリーのITコンサルタントとして、人材派遣会社の基幹システムの開発、不動産会社の商業施設での販促システムの導入、自動車メーカーでコネクティッドカー開発のプロジェクト管理、SIerでのSalesforceの導入、ファッション業界の企業でSalesforceと連携する周辺システムの導入を経験。現在は法人化し主に企業のシステム開発プロジェクトを支援。

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テレワークの勤怠管理は企業ごとにそれぞれの事情に合わせて考えていくしかなく、どの企業にも有効となる絶対的な手段は無いと言えるでしょう。

社員担う業務の特色からテレワークが導入しやすい企業もあれば、そうでない企業もあります。ツールの導入、評価方法、など、多くの要素をセットで検討し進めていく必要があるため、大変難しいものになります。

まず、テレワーク社員の勤怠を管理するツールとしては、社員のPC操作やカメラ利用して社員の在席をチェックするものや、GPSを利用して社員の居場所を確認するものがありますが、ツールを導入するだけでは適切な勤怠管理とは言えません。

監視されているということが社員のストレスに繋がり、生産性の低下を引き起こしてしまう場合もあります。

そして、評価方法も社員にとっては関心の高い部分であり、モチベーションを高くするためにも重要になります。たとえば、出社しなければならない社員とテレワーク社員の評価が不公平にならないよう工夫が必要になるでしょう。

勤怠管理、評価制度ともに極力社員が納得できる形で導入を進めていくことが求められるため、社員を巻き込みながらその仕組みの構築を進めていくことが推奨されます。

執筆者

比較ビズ編集部では、BtoB向けに様々な業種の発注に役立つ情報を発信。「発注先の選び方を知りたい」「外注する際の費用相場を知りたい」といった疑問を編集部のメンバーが分かりやすく解説しています。