予約システムの開発方法・作り方は？必要な4つの機能や費用相場を詳しく解説

予約システムとは

予約システムとは、ユーザーがオンラインを活用して簡単に予約できるITシステムです。一般的には企業・店舗のサービスサイトから、予約システム画面にアクセスして利用できます。

予約システムはユーザーの利便性だけではなく、企業・店舗側の予約管理業務の効率化にも役立ちます。

大きく分けて「時間受付予約システム」と「イベント受付予約システム」の2種類があります。

時間受付予約システム

時間受付予約システムは「空き時間」を設定して予約を受け付ける業種に最適な予約システムです。クリニック・美容サロンなど、基本的に1対1でサービスを提供する業種に適しています。

時間受付予約システムが用いられる業界例は、次のとおりです。

時間受付方式の予約システムは、個別のサービスメニューに対して自動的に対応する機能が必要なケースがあります。時間や金額の変更や、キャンセルの場合空き時間への反映も重要です。

イベント受付予約システム

イベント受付予約システムは、 ユーザーに予約枠を指定してもらう業種に最適な予約システムです。「開始・終了時間」「定員数」に基づいた予約枠を企業・店舗側が設定し、ユーザーが選択肢の中から選択する形式です。

講習会やスクールなど、基本的に1対複数でサービスを提供している業種に適しています。ホテルや旅館など定員やチェックイン・アウト時間が決まっている業務形態にもおすすめです。

イベント受付予約システムを活用している業界例は、次のとおりです。

機能は比較的シンプルで「空いてる時間に予約してもらう」予約サイトより構築費用を抑えられる傾向にあります。

予約システムの4つの開発方法

予約システムを導入するための方法はさまざまです。必要なシステムの内容や予算に応じて、次の4つの開発方法から最適なものを選択しましょう。

1. SaaS型予約システムを開発する

SaaS型予約システムとは「クラウド経由でサービスを提供する予約システム」のことです。ブラウザがあれば手軽に導入できる点が最大のメリットです。

月額課金の有償タイプ以外に無償で使えるSaaS型予約システムもあり、ニーズに応じて選べます。

自社Webサイトに設置するわけではないため、予約時に他社Webサイトに遷移する点に注意が必要です。無償プランでは予約数に上限があったり、必要な機能が搭載されていなかったりする可能性があります。

2. WordPressで開発する

CMS「WordPress」に、プラグインを追加して予約システムを開発・構築する方法があります。プラグインとはWordPressの機能を拡張するためのソフトウェアで、標準でWordPressに搭載されていない「予約機能」が実現可能です。

プラグインの活用は、開発コストを抑えられる点がメリットです。

自身でホームページを構築できるITリテラシーがない場合は、予約システム開発・構築にアウトソーシングが必要になります。無償タイプで機能が不足していれば、有償タイプのプラグインを導入しなければならない可能性もあります。

3. フルスクラッチで開発する

フルスクラッチで予約システムを開発する方法があります。フルスクラッチとは、既存のパーツやコードを使用せずにゼロから新規システムを開発することです。

SaaSやプラグインにあるような制限を一切受けることなく、独自の予約システムを開発・構築する場合にフルスクラッチ開発が適しています。制約を受けず自由に開発できる点が、フルスクラッチの最大のメリットです。

予約システムにはデータベースが必須であり、フルスクラッチ開発は手間がかかります。現実的には専門のシステム開発会社に依頼するしか方法がなく、開発費用がかさむ点がデメリットです。

4. 制作会社に外注して開発する

開発費用に依頼する予算があり、自社の業務に合った予約システムを望む場合は、開発会社に外注する方法もあります。主なシステムの開発方法は、次の2つです。

納品までの目安期間は数週間程で、新規で開発する場合は通常1カ月以上かかります。理想どおりに仕上げるためには、要件定義やテストなど、外注先との間で調整を重ねることが重要です。

予約システムに必要な4つの機能

予約システムは単に予約ができるだけではなく、見込み顧客を獲得して予約管理業務を効率化するための機能が大切です。企業・店舗それぞれのビジネスモデルにより必要な機能は異なります。

顧客獲得に便利な4つの機能を紹介します。

1. 予約管理機能

予約管理機能を開発すると、予約管理業務のための人的作業負担を軽減できます。24時間予約を受け付けることができるようになり、予約状況がリアルタイムで反映されます。

オンラインで自動的に予約・キャンセルを管理するため、ミスによるトラブルが起こりません。リマインドメールやキャンセル待ち機能など、自社の運営状況に合わせた独自機能の追加も可能です。

2. セキュリティ対策機能

予約システムには、セキュリティ対策の搭載がおすすめです。システム上で顧客の個人情報を扱うには、セキュリティへの厳重な注意が必要なためです。

サーバーをレンタルする場合、貸出事業者のセキュリティ対策を事前に確認しましょう。通信の暗号化や不正アクセスへの対策など、安全に予約できるサーバーを見つける必要があります。

3. 決済機能

予約システムに事前決済機能を加えることがおすすめです。とくに月額課金サービスで会員にサービスを提供している場合や、チケット・回数券を販売している場合に決済機能は必須です。

決済機能を加える際は、自社のユーザーニーズに合った決済方法を用意しましょう。たとえば、クレジットカードを持っていない人が多い場合、電子決済の機能を追加するとよりユーザーに親切なシステムとなります。

4. 顧客管理機能

顧客管理機能は、自社のマーケティング戦略において検討する際に必要な機能です。予約時の登録情報は有益なマーケティング情報です。自社を利用する顧客情報を分析することで、ターゲットを絞り込んでアプローチできます。

利用頻度や支払総額、集客エリアなどを分析できれば、より詳細な顧客データが集まります。予約システムを開発する場合は、マーケティング活用も視野に入れて企画しましょう。

予約システムを導入する5つのメリット

予約システムの導入には、さまざまなメリットがあります。得られる効果でとくに大きいのは、次の5つです。

1. 見込み客を逃さない

予約システムの導入により、見込み客を確実に確保できるメリットがあります。予約システムであれば、24時間365日いつでも予約を受けられるためです。

電話やメールのみでの予約受付は営業時間内のみに対応が限定されるため、タイミングによっては顧客を逃がず可能性があります。

日中忙しくて予約ができない潜在顧客を取り込むのにも大きく役立ちます。予約状況を管理者がひと目で確認できるため、予約の空き状況に応じた飛び込み顧客の獲得に有効です。

2. 空き状況をリアルタイムで確認できる

予約の空き状況をユーザーがリアルタイムで確認できる点は、予約システムを導入するメリットの1つです。企業・店舗側に予約状況を問い合わせることなく、ユーザーの都合で予約枠を押さえられるため、サービス利用のハードルが下がります。

電話やメールでのやり取りを面倒に感じるユーザーにとっても、ストレスなく予約できる仕組みになります。

3. 予約管理業務が効率化できる

予約システムを導入することで、予約管理業務が効率化するメリットがあります。予約システムの構築により、電話やメールでのユーザーとのやり取り、Excelや予約台帳への記録は不要になります。

ユーザーへの予約完了メール、リマインドメールを自動送付できる予約システムも搭載可能です。人的リソースを費やしていた予約管理業務を大幅に効率化できるのは、予約システム導入の大きなメリットです。

予約情報を記録する際の人的ミスが防げるため、予約漏れや伝達ミスなどのトラブル防止につながります。

4. 予約重複を防げる

予約システムを導入し、適切に管理ができていれば、予約重複のリスクを限りなくゼロにできます。1度入るとシステム上で予約済と表示されるため、混乱を防げるためです。

予約キャンセルはシステム上ですぐに反映されるため、潜在顧客を逃さずに効率的に予約が受けられます。

5. 事前決済できる

予約システムに決済機能を搭載すると、ユーザーが予約と同時にサービス費用を事前決済できます。先払い・後払いを選択できれば、幅広いニーズに対応でき顧客のリピート化につながります。

クレジットカード決済機能は「ノーショー（事前連絡なしの当日キャンセル）」対策にも有効です。キャンセルされると被害が大きい宿泊業や飲食業では、事前決済付きの予約システムの導入がおすすめです。

予約システム開発の外注費用相場

予約システム開発を外注した場合、実装する機能に応じて費用相場が変動します。目安となる費用は、次のとおりです。

最小限の予約機能：数十万円

最小限の予約機能をスクラッチ開発すると、数十万円の費用がかかります。スクラッチ開発とは、パッケージを利用せずに1からシステムを開発することです。

予約を受けることが主な機能となるため、決済機能や詳細予約内容の選択などは100万円以下ではできない可能性があります。

旅行業や宿泊業などの予約機能：数百万円

旅行業や宿泊業における予約機能は、100万円以上必要です。予約時に入力する内容が細かくなり決済機能が搭載されるため、数百万円はかかります。

予約機能をどのくらい充実させるかに応じて金額は大きく変動します。長期的に予約機能を用いる場合や、現状の予約管理業務に多大なリソースを割いている場合、精度の高いシステム導入を検討しましょう。

大規模な予約機能：1,000万円〜

大規模で複雑な予約機能を開発するためには、1,000万円以上の費用がかかります。1,000万円規模の予約システムの場合、開発にかかる期間が数カ月にわたります。予約システムの導入を検討する際は、納期から逆算して早めに動きだすことが大切です。

まとめ

予約システムの導入は、業務効率化やトラブル回避など、メリットの大きい投資です。費用は性能や仕様に応じて大きく異なりますが、品質の高い予約システムを好条件で開発するためには制作会社の選定が重要です。

比較ビズでは、複数のシステム開発会社の一括見積もりを無料で承っています。開発会社ごとの条件を比較することで、条件のいい業者を効率的に見つけられます。

予約システムの開発依頼を検討中であれば、ぜひお気軽にご相談ください。

監修者のコメント

株式会社アンドソリューション

代表取締役 太田 寛

2015年に中野区でシステム開発会社として会社を設立。「ユーザは何を求めているか？」「本当は何をしたいのか？」などユーザビリティ・マーケティング両面から御社のサービス開発をサポート。「開発＆大きな付加価値」を追加できるような企画・提案を行う。

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予約システムは飲食店やサービス業などの予約が発生する会社様が導入すれば、記事にもある通り「見込み客の取りこぼし」「予約受付業務のコスト」など大きなメリットのあるシステムです。

しかし実際に運用するにあたっては「電話予約や他の予約サイトとのダブルブッキング」「予約の確認漏れ」などオペレーションミスが起こりがちなシステムです。

そのため予約システムを導入する際に気を付けなくてはいけないことは、予約機能自体が充実していることはもちろん、予約状況の管理や電話受付した予約の反映など「オペレーション側が使いやすい」または「御社の業務に合った」システムであるか？についてきちんと考えながら選んでください。

執筆者

比較ビズ編集部では、BtoB向けに様々な業種の発注に役立つ情報を発信。「発注先の選び方を知りたい」「外注する際の費用相場を知りたい」といった疑問を編集部のメンバーが分かりやすく解説しています。