gTOMO合同会社

Excelシートベースで行っていた顧客対応情報管理の課題をkintoneシステム＆アプリで解決。経営者と業務実施者とシステム開発者の密なヒヤリング、ライブ開発を含む制作過程を経て、スピーディで正確なシステムが実現できた。ポータル画面は遊び心を加えたビジュアルデザイン。

Excelシートで管理していた顧客対応情報の量が増え、実務者が複数になったこと、リモートでの業務が前提であることから、情報入力・情報確認・コミュニケーションのミスが懸念されてきた。特殊な行政書士業務を熟知した経営者と実務者、経営の効率化を熟知したシステム開発者による適切な情報交換によりテストシステムが完成。ライブ開発を行い、要件とシステムとの相違点は３回の会議で解消。セキュアな環境で保護されたデータベース、PCでもスマホでもデバイスを選ばない情報の入力閲覧、ネットワーク環境があれば多様な作業環境に対応可能、業務の正確性と効率性と多様性が実現できた。また経営者にとって、直感的で見やすいデータ分析結果（表、グラフ）を得られ、素早く正確な経営判断の支えとなる。業務の抜けがあった場合には、関係者にアラート通知（アプリとメール）を自動で発信する機能を追加した。

Excelシートでの顧客対応・業務進捗管理を完全にkintoneに移行。対応顧客・対応業務毎にコミュニケーションすることで、伝達ミスを削減しトラブルの回避策となっている。実務業務人員を増やすことができ、処理能力が比例してあがり、収益アップと経営者の事業拡大準備時間確保につながった。自動通知によって、業務の抜けに伴うクレームを未然に防げるようになった。

経営しながら業務をこなすことが限界であった時に比べ、今は業務実務担当者も増え、自身の経営者としての時間が増えました。依頼時に共有したExcelファイルから、ここまでのシステムを開発していただき、大変感謝しております。実務者からの改善要求にもたくさん応えていただき、重ねてありがとうございました。これまで手を付けられなかった新し事業にチャレンジしますので、DXの部分は引き続きご協力ください。

積極的に情報提供と情報交換の場を設けていただき、ありがとうございました。いくつかの経営課題の解決にお役に立てたこと、大変うれしく思います。新しい事業にも是非ご協力させてください。引き続きよろしくお願いいたします。