株式会社グリル

神奈川県横浜市にある、昭和から続く従業員１０名規模の街の不動産屋さんより、日々の業務が忙しく逼迫され、手が回らなくなっているため、ITで業務効率化して解決したいと相談。課題がはっきり見えていない組織に同行し、課題の洗い出しから、既存外部ツールの導入、カスタマイズ、従業員へのレクチャー、効果測定までを一貫して行いました。

電話の内容を整理すると下記の３種類に分けることができた
・これから住む賃貸の内見予約
・すでに入居している物件のトラブルの相談
・契約情報の確認など、お客様が自分で調べるのが面倒なもの

こちらを低予算で機能的に改善するツールを選定したところ、LINE公式アカウントの導入が最適であると判断しお伝えしました。

LINE公式アカウントの作成
不動産屋のLINEビジネスアカウントを作成し、顧客からの問い合わせを受けられる状態にしました。

チャットボットを設定
借りている住まいの質問や買いたい部屋の質問に対する自動返信を設定。顧客がLINEで問い合わせを送ると、自動返信が返ってくるようにし、電話の架電回数の減少に繋げた

事前カウンセリングシートを設置
内見アポイントの前に事務所で営業マンがヒアリングしていた内容を、LINE上のアンケート機能でカウンセリングを自動化し、アポイント時間の圧縮を行った。

オンラインカレンダーを設定
内見アポイントの予約については、オンラインカレンダーを活用しましょう。例えば、GoogleカレンダーやOutlookカレンダーを使って、不動産屋のスケジュールを公開し、顧客に内見の予約をしてもらえるようにしました。予約が入ると、不動産屋側のカレンダーにも自動的に反映されるため、予約の確認作業が簡単になりました。

LINE上にFAQを作成
顧客からよく寄せられる質問について、FAQを作成してLINEに掲載できるようにした。そうすることで、同じ質問を繰り返し答える手間を省くことができた。

■電話回数の削減
平均250〜300件の顧客対応電話→190件程度に

■時間の圧縮
余計な取次や折り返し依頼、仕事の中断が減ったことで、
60件 x 10分=10時間/月分削減

年間にすると x 12=120時間/年以上の削減となった。
→手の回らなかった他の業務や残業時間の削減に貢献。

グリルさんに課題点を整理してもらったことが今回の成功のポイントだと思います。LINE上での問い合わせ対応ができるようになったことで、スムーズな業務運営ができるようになりました。以前は、電話やメールでの問い合わせが多く、対応に追われる日々でしたが、LINEでの問い合わせ対応に移行することで、忙しさが大幅に軽減されました。
また、オンラインカレンダーを導入して内見予約が簡単になったことで、お客様のご要望に迅速に対応できるようになりました。以前は、不動産の内見の予約は電話での受付が主で、手間と時間がかかっていましたが、オンラインカレンダーの導入により、よりスピーディーな内見の予約が実現できるようになりました！
また、LINEにFAQを導入することにより、同じ質問に対する回答を反復することがなくなりました。これにより多くの時間を顧客対応に充てることができるようになりました。

既存のツールをアレンジしてもらうことで、私たちのような予算が大きく取れない中小企業でも、ITが導入でき、業務の効率化が図れ、よりスムーズに業務を遂行できるようになったことに大変満足しています。トレンドのツールをたくさんご存じのグリルさんだからこそこんなに最適に課題をピンポイントで発見できるんだなあと関心しました。

弊社グリルの特徴は、お客様の業務に入り込み、ヒアリングを行うことを他のコンサルティング会社よりも重要視しています。そのことにより、お客様の業務における課題点を明確にし、最適な解決策を提供することができます。お客様との密なコミュニケーションを通じて、信頼関係を築くことで、課題の本質を見抜いたり、現場の人の率直なお困りごとの本音を引き出すことができます。
今回も、現場でメンテナンスに当たる社員さんや、電話の応対を実際におこなっている事務方の従業員さまから多数のヒントをいただき、課題の本質を発見することができました。
課題がぼんやりしてわからない、といった企業さんでも、伴走して最適案を一緒に見つけていきます。気軽にご相談ください。