デジタルヒーロー合同会社

課題：
勤怠管理と報酬計算の事務の簡略化・見直し

行ったこと：
勤怠データベースの作成、
スタッフ入力用アプリの構築、
報酬計算用スプレッドシートの構築

スケジュール：
1ヶ月目：詳細のヒアリング、データベースの作成
2ヶ月目：勤怠入力アプリ・報酬計算用シートの構築
3ヶ月目：各種導入のサポート、アプリやシートの改良

成果：
毎月の経営者の2日間の時間
毎月8万円分の事務スタッフの作業

・デジタルヒーローにお願いいただいたきっかけはなんでしょうか？
　事務スタッフの退職により今の勤怠管理や報酬管理の体制の見直しを検討していたことがきっかけです。
　家事代行スタッフの勤怠管理と報酬管理を行っていた事務スタッフが急に退職となり、新たに雇った事務スタッフも2ヶ月で辞めてしまいました。
　もしかしたら面倒な事務作業のままにしている今の体制のせいなんじゃないかと思い見直しを検討していました。
　そのタイミングで僕のパートナーから「DXをやってる会社があるからちょっと話を聞いてみたい」という話があったので、聞いてみようかと思ったのがきっかけです。


・サービス開始前に不安なところがあったと思いますが、どんなものがありましたか？
　予算、業務の複雑さ、一度挑戦して失敗しているという点です。
　まず、自分たちが出せる予算の範囲だけで今の作業をデジタル化できるのかなというのがありました。
　次にスタッフの勤務時間も時給もそれぞれ違う上に交通費の加算など、細かい条件を全部クリアしてデジタル化できるのかと不安がありました。
　また、何年か前に数十万をかけて入れたシステムの使い心地が悪く、大失敗していたことも不安でした。

　しかしこれらの不安に関しては、事前の打ち合わせや、1ヶ月目に行ったデジタル化の診断サービスによって解消することができました。
　工藤さんが「〇〇まではできるけど、△△からは今はできなくて勉強が必要です。」と、できることはできる、できないことはできないとはっきり言ってくれたおかげで安心してお願いすることができました。


・実際どのようなサービスでしたか？
　成果物としては、”勤怠入力ができるスマホアプリ”と”勤怠や報酬の自動計算・確認ができるシート”を作成してもらいました。
　サービスの中で一番ありがたいと感じたのは、表示する文字や使い勝手を全て自社仕様にアレンジしてもらえたところです。
　週1回の打合せの際に、スタッフからの意見をお伝えするとその都度アプリ上の文言修正して頂けました。
　スタッフからは「対応が早い」と好評で、それが私たち経営者への信用に繋がりました。
　結果的にアプリの完成度も高く操作も非常にシンプルで、デジタルに強くないスタッフへの導入もうまくいきました。


・サービスの中でとりわけ良かった部分はどんなところですか？
　アプリ1個でシンプルだった点と、僕らが使用する言葉にアレンジしてもらった点です。
　今までの複雑な作業がシンプルになり、その上最終的に計算される報酬などの会計用の数字も完ぺきに合っていました。
「もっと早くやればよかった」と今では思います。
　私たちが使用する言葉へのアレンジは、経営層だけでなくスタッフの抵抗感が全くなかった点も良かったです。


・結果的にどのような効果が出ましたか？
　月に2日間の私のチェック作業と月9万円分の事務スタッフの複雑な作業がなくなりました。
　ダブルチェックや各スタッフへの確認など、ミスがないように慎重に行っていた”確認のための時間”が無くなり余裕ができました。
　結果的に事務スタッフを新たに入れる必要がなくなり月9万円の報酬も浮きました。
　また各スタッフがアプリでその場の入力できるため、今までより入力ミスが激減しました。

　さらに1つすごく良い副産物もありました。
　アプリ導入のための打合せのおかげで各スタッフとのコミュニケーションが増え、今まで気づかなかった問題に気づくことができました。


・生まれた時間をどのようの活用していますか？
　　各スタッフとのコミュニケーションを増やすことに使っています。
　事務の時間が減りものすごく余裕ができたことで、各スタッフとよりコミュニケーションを取ることができるようになりました。
　日々の報告に対するレスポンスを増やすことでサービス向上を目指しています。


・デジタル化への印象はどんなものに変わりましたか？
　効率化と正確さが生まれる便利なものなんだと理解できました。
　今までは”パソコンを使ってアナログなことをしていた”んだなと、デジタルを誤解していたと認識できました。

・どんな人におすすめですか？
　　日によって働く時間が違ったり、客先に直接向かったりするような働き方をするスタッフを抱えている会社はおすすめですね。
　うちの会社みたいに月に1度の勤怠管理や報酬管理の計算が手間だなと思っている会社はぜひ一度相談してみるといいと思います。

　

・デジタルヒーローに要望はありますか？
　　とくにありません！
　しいていえば、最新の情報をもって、さらに効率化できるならまたご提案頂きたいです。