オンラインミーティングに最適なWeb会議アプリ6選！選び方・注意点も紹介！

オンラインミーティングとは？

オンラインミーティングとは、Web会議アプリの活用できるPC・モバイルデバイスをオンライン接続し、遠隔地の相手との双方向コミュニケーションを実現するミーティングのこと。Webミーティングとも呼ばれます。オンラインミーティングなら、時間帯と環境さえ調整できれば相手がどこにいてもミーティングできる、対面型のように移動する手間も時間もかからないというメリットが得られます。

「ミーティング」と「会議」は違う？

ビジネスの現場で使われる「ミーティング」という言葉は、英語の「meeting」を日本語にしたもの。「conference」の日本語である「会議」と混同される場合もありますが、両者の間には明確な違いがあることに注意が必要。具体的な違いは以下の通りです。

ミーティングが比較的小規模で実施され、コミュニケーション・課題共有などを目的とするのに対し、会議が議題についての意見交換・意思決定を目的とすることがわかります。特定の議題を設定しないことも多いミーティングは、ビジネスに関する気軽な意見交換・情報共有の場だともいえるでしょう。本記事でも、この定義に従った「ミーティング」を紹介していきます。

オンラインミーティングに必要なツールは？

オンラインミーティングを実施するにあたって必要なツールは実にシンプル。ただし、双方向コミュニケーションが前提のオンラインミーティングでは、参加者すべてが同等の環境を用意する必要があります。

業務で問題なく活用できるPC・モバイルデバイス、およびブロードバンドのネットワーク環境があれば、ハードウェア面での環境を整えるのは難しくありません。キーポイントとなるのは、部署・チームで活用する「Web会議アプリ」の選定ということになるでしょう。

「Web会議アプリ」と「テレビ会議システム」の違い

もちろん、オンラインミーティングに活用できるツールはWeb会議アプリだけではありません。オンラインでのミーティング・会議に特化した専用ツール「テレビ会議システム」も活用可能です。

ただし、インターネット環境とデバイスさえあればオンラインミーティングを開催できるWeb会議アプリと異なり、テレビ会議システムは「VPNなどの専用通信回線」や「専用のハードウェア」の導入が必要。大規模会議をセキュアに開催できるという大きなメリットがある反面、テレビ会議システムの初期コストは決して安くありません。ビジネスに関する気軽な意見交換・情報共有という目的を考えても、オンラインミーティングにはWeb会議アプリを活用するのが一般的です。

Web会議アプリでなにができる？

それでは、Web会議アプリを活用したオンラインミーティングでは、どのようなことができるのでしょうか？アプリによっても異なりますが、ミーティングするうえで便利な機能が搭載されている場合がほとんど。代表的な例を紹介しておきましょう。

オンラインミーティング向けWeb会議アプリはどう選ぶ？

気軽にオンラインミーティングを実施できるWeb会議アプリには、有料・無料を含む多種多様なサービスが存在します。同じサービスでも有料・無料プランが用意されている場合もあり、プランの違いも含めて選定に頭を悩ます方も多いはず。そんな方の参考になるよう、Web会議アプリを選ぶ際のヒントとなるポイントを紹介していきます。

アカウント登録が必要か？

Web会議アプリは、主催者だけアカウント登録が必要で参加者は不要なもの、全員がアカウントを取得する必要があるものなどさまざま。アプリのダウンロード・インストールが必要なものもあれば、ブラウザのみで完結できるものもあります。

気軽に使うのであれば、主催者のみのアカウント登録で済むWeb会議アプリ活用がおすすめですが、主催者以外はミーティングを開催できないという弱点も。主催者を持ち回り制にしたい場合などは、だれでも主催者になれるWeb会議アプリを選定する必要があるでしょう。企業・組織によってはアプリのインストールに許可が必要な場合も。インストールの必要性も確認しておくべきです。

何人までミーティングに参加できるか？

比較的小規模で開催されるのがオンラインミーティングの特徴ですが、場合によっては参加者を大幅に増やしたいこともあるでしょう。Web会議アプリを選定する際は、参加者の上限が何人までになっているのか？確認しておくのが重要です。

たとえば、有料プランであれば50名まで参加できる一方、無料プランでは同時参加者が4名までに制限されるWeb会議アプリもあります。プランに応じて開催可能なミーティング時間が制限される場合もあるため、それぞれのWeb会議アプリで開催可能な時間数とともに、参加可能な人数を把握しておくのが肝心です。

カレンダーなどとの外部連携が可能か？

オンラインミーティングも含め、スケジュールは一元管理しておきたいもの。業務予定がバッティングしてしまわないためにも、普段活用しているスケジューラーなどと柔軟に外部連携できるWeb会議アプリを選定するのがおすすめです。

Web会議アプリのなかには、OutlookやGoogleカレンダーと連携し、ミーティングの設定・URL作成・メンバーのスケジュール予約をシームレスに実行できるものも。使い勝手も含め、それぞれのツールの特徴を把握しておくのが重要です。

ミーティングに便利な機能が網羅されているか？

ミーティングの目的は「コミュニケーション・進捗報告・課題共有」。オンラインミーティングであってもそれは変わりません。これらをスムーズに遂行する機能が網羅されているか？Web会議アプリを選定する際のポイントです。

たとえば、画面共有やファイルの送受信・共有は、進捗報告・課題共有というオンラインミーティングの目的達成に必須の機能。コミュニケーションを円滑にするには「参加者の顔を何人まで表示できるか？」も重要な要素になり得ます。ミーティングに必要とされる要素を、事前に明確にしておくのが重要でしょう。

通信の安定性・セキュリティ対策は？

安定した通信状態が維持されるか？充分なセキュリティ対策が講じられているか？などもWeb会議アプリを選定する際のポイント。データ量が大きくなりがちなビデオ通話では通信が不安定になりやすく、爆発的に普及したWeb会議アプリがハッカーの標的になりやすいからです。

ただし、通信の安定性・セキュリティに関しては、実際に使ってみるまでわからない部分が大きいのも事実。Webの情報も含め、実際に使っているユーザーの生の評判から判断するのが重要でしょう。常に最新の環境を保てるよう、こまめなアップデートを怠らないことも重要です。

オンラインミーティングにおすすめのWeb会議アプリ6選！

ここまでで、オンラインミーティングとはなにか？Web会議アプリの基本、選び方とともに紹介してきました。これらを踏まえたうえで、以下からは、オンラインミーティング実施に最適な、おすすめのWeb会議アプリを厳選して紹介していきます。

Zoom

https://zoom.us/ja/meetings.html

Zoom（ズーム）は、カリフォルニア州に本社を構えるZoom Video Communications社が開発・提供するWeb会議アプリ。独自の圧縮・転送技術が採用された画質・通信に定評があり、全世界で使われるグローバルスタンダードともいえるWeb会議アプリです。「Zoomビデオウェビナー」のほか、オンラインミーティングに最適な「Zoomミーティング」が利用できます。

無料プランでも多彩な機能を利用でき、100名まで参加可能なのもポイント。有料プランであれば時間制限なしにミーティングできるほか、最大で参加者を1万名まで増やせます。ブレイクアウトルーム機能を活用して、ミーティング中に参加者をグループ分けするのも可能。アカウントは主催者のみの取得で済むため、気軽に利用できるのも人気の秘密です。

Webex

https://www.webex.com/ja/index.html

Webexは、Cisco Webexが開発・提供するWeb会議アプリ。米シスコシステムズ社を親会社とする企業です。最大100名までのWeb会議を50分開催できる無料プランのほか、24時間のWeb会議とクラウド録画に対応する有料プランが利用できます。

ノイズ除去・音声強調による快適なミーティングを実現し、Google、box、Salesforce、Outlookなど、多彩な外部ツールとのコラボレーションも可能。無料プランであっても、ローカルPCにミーティングを録画できます。ゼロトラスト暗号化を標準で搭載するほか、コンプライアンス機能も拡張されています。

Whereby

https://whereby.com/

Wherebyは、ノルウェー発のWeb会議アプリです。「Appear.in」を前身に持つといえばピンと来る人も多いかもしれません。使い勝手のよさで全世界で活用されてはいたものの、英語のみの対応であったのが弱点。しかし、2020年5月に待望の日本語化を実現。公式サイトは英語表記のままですが、サービスを日本語で利用できるようになりました。

チャット・リアクション・画面共有・録画機能を持つ無料プランが用意されており、4名まで参加できるオンラインミーティングを開催可能。有料プランであれば50名までのオンラインミーティングを開催できます。Googleカレンダーとの連携も可能。小規模ミーティングを簡単に開催したい方におすすめです。

Google Meet

https://meet.google.com/

Google Meetは、Google社が提供するWeb会議アプリです。Googleアカウントを持っていればだれでも簡単に利用でき、100名まで参加できるオンラインミーティングを開催可能。月額$8の有料会員であれば、150名まで参加可能なオンラインミーティングを300時間開催できます。

Googleカレンダーとの連携は当然のことながら充実。カレンダー上でミーティングのスケジュールを設定すれば、参加者全員に招待状を送付可能。Outlookにも対応しています。ゲスト参加者もアカウントの取得・ログインが必要なものの、気軽に充実した機能を使えるのが大きなメリットです。

Microsoft Team

https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software/

Microsoft Teamは、Microsoft社が提供するWeb会議機能を搭載したグループウェア。Outlookを含むOfficeアプリケーション、Googleカレンダーとの連携が可能。チャットからミーティングへ、ミーティングから通話へとシームレスに切替えられる使いやすさで、中堅規模企業以上の多くが活用しています。

無償版ではWeb会議の録画ができないものの、月額540円の「Business Basic」を利用すれば、1TBのOneDriveストレージが利用可能。Office 365を駆使したファイル共有・コラボレーションも簡単に実行できます。標準でデータ暗号化されるほか、多要素認証を含むセキュリティ強化版「E3」も用意されています。

Meet Now（Skype）

https://www.skype.com/ja/

Meet Nowは、Web通話の代名詞ともいえる「Skype」が、新機能として提供を開始した「無料Web会議サービス」です。アカウントを取得する必要も、アプリをダウンロードする必要もなく、ほんの数クリックで、50名まで参加できるオンラインミーティングを開始可能なのが最大の特徴です。

無料サービスながらほかのWeb会議アプリに負けない機能を有しているのもポイント。チャット・挙手・画面共有が可能なほか、急なリクエストでも困らない「背景ぼかし」機能も利用できます。動画の記録はできませんが、音声通話なら録音可能。最大30日間保存してくれるのも嬉しいポイントです。

Web会議アプリの機能比較表

オンラインミーティングで注意しておきたいポイント

Web会議アプリを活用すれば、オンラインミーティングを簡単に開催できます。しかし、対面型とは環境が大きく異なるオンラインミーティングでは、円滑に進行するための「オンラインならでは」といえる注意点があります。簡単に解説していきましょう。

カメラ映りに注意する

対面型と異なり、カメラ・モニターを介した間接的な対面になるオンラインミーティングでは、相手から自分がどう見えているか？「カメラ映り」を常に意識しておくのが重要です。会議に比べればカジュアルになるミーティングですが、ビジネスの一環であることには変わりありません。相手のカメラ映りが気になって、ミーティングに集中できないこともあります。

正面から照明をあてる、やや上から顔を狙うようカメラの位置を調整するなどの工夫を施すことで、カメラ映りを大きく改善できるでしょう。

相手を意識したコミュニケーション

インターネットを活用するWeb会議アプリは、多かれ少なかれ「映像・音声の遅延」が発生してしまうもの。相手の話しが終わってから話し始める、相手がなにを考えているのか意見を促すなど、オンラインミーティングでは常に相手を意識したコミュニケーションを心がけるのがポイントです。

意見交換が白熱してくると、つい相手が話している間に会話をかぶせてしまいがちですが、これでは会話にテンポが生まれません。ミーティング中の雑音で会話が中断されないよう、話していないときは音声をミュートするのもおすすめです。

あえて議題・時間を設定する

部署・チーム内でのコミュニケーション・進捗報告・課題共有を目的とするミーティングでは、明確な議題を定めることは多くありません。しかし、オンラインで実施されるミーティングは、意外に間延びしやすいのも特徴。効率的なオンラインミーティングにするためにも、あえて明確な議題・時間を設定するのもおすすめです。

ミーティングが長引く要因になるため、参加者数をできるだけ絞るのもオンラインミーティングのポイント。テレワーク・リモートワークが加速する現代では、オンラインミーティングは非常に重要ではあるものの、長時間かつ頻繁な開催は逆効果になってしまうからです。

まとめ

オンラインミーティングに最適なWeb会議アプリの紹介を中心に、ツールを選定する際のポイント、注意点など、オンラインミーティングを効果的なものにするためのポイントも解説してきました。ただし、ミーティングは社内に限定されるものとは限らないのも事実。今後もオンラインの活用が加速していくと考えられるなか、用途や目的を明確にしたうえで、スムーズにミーティングを実行できる、適切なWeb会議アプリを選定するのが重要となってくるでしょう。

待っているだけで仕事が獲得できる「比較ビズ」とは

最後に「比較ビズ」の告知をさせて頂きます。

• 忙しくて新規開拓できない
• 営業せずに案件を増やしたい
• 月額数万で集客できるツールが欲しい

比較ビズはこんな悩みを抱えた経営者・営業マンにピッタリなサービスです。 多種多様な業界でお仕事の発注・見積依頼が日々大量に行われているので、比較ビズに掲載するだけで、 新規開拓をすることができます。

まずは下記のボタンより、お気軽に資料のご請求を頂ければと思います。しつこい営業等は一切ございません。