業務改善に役立つアイデア事例13選！進め方や成功事例もあわせて紹介

業務改善とは

業務改善とは、業務効率改善や成果物の品質向上につなげる取り組みです。部署ごとの業務プロセスを見直し、無駄な作業や複雑なプロセスがないかを分析します。

課題を抽出した後、優先順位が高い内容から解決策に取り組んでいく流れです。業務改善は経営資源を有効に活用するためにも、定期的に取り組まなければなりません。

業務を進めやすい環境を整えられると、組織の生産性向上や無駄な費用の削減など、さまざまなメリットが得られます。

業務改善に役立つアイデア事例13選

業務改善につながる具体的なアイデアを13個紹介します。

1つだけではなく複数のアイデアを実践すると、業務効率改善や成果物の品質向上が早期に実現できるでしょう。

不要な業務や会議の排除

業務プロセスの見直しを進めるうえで、無駄と判断した業務は思い切ってなくしましょう。経営資源は限られており、無駄な業務のために人員や時間を割く必要はありません。

無駄な業務の排除は業務プロセスの標準化にもつながり、成果物の品質向上も期待できます。業務改善に大きく影響を及ぼすため、社員と相談しながら業務を残すかべきかどうか、慎重に判断しましょう。

あわせて必要のない会議の時間や頻度を減らすと、社員が担当業務に多くの時間を割けます。普段から頻繁にコミュニケーションを取れていれば、会議が少なくなってもさほど問題は発生しないでしょう。

業務マニュアルの見直しや作成

業務プロセスの見直しと並行して、業務マニュアルの再整備も進めます。業務マニュアルが十分に整備されていない場合、教育係が新入社員に対して業務の進め方を付きっきりで教えなければなりません。

特定の社員への負担が増えるだけではなく、通常の業務運営にも支障をきたします。業務の流れや進め方、注意点を記載したわかりやすいマニュアルを用意しておくと、経験が浅い社員も業務を進められるでしょう。

マニュアルの整備によって実務経験を問わず業務を進められる体制が整い、特定の社員へ過度に依存する事態を避けられます。

人事評価制度の再整備

既存の人事評価制度が残業を肯定的に評価しているか、確認が必要です。残業は社員と企業側、双方に多大なデメリットをもたらします。

残業によって長時間労働が慢性化すると、睡眠時間を十分確保できません。蓄積疲労によって仕事へのモチベーションが低下し、生産性低下やトラブルの発生を招きます。最悪の場合は過重労働によって体調不良を招き、休職者や離職者が発生するでしょう。

一方、企業側も成果の有無に関係なく、残業代を支払わなければなりません。労働時間の長さではなく、成果の有無や貢献度を評価する評価制度に作り直しましょう。

RPAの導入

RPA（Robotic Process Automation）とは、人間の代わりにデスクワークをおこなうロボットのことです。事前に操作手順を記録しておくと、設定した内容どおりに作業を実行します。人間と異なり長時間稼働しても、作業の効率性や正確性が落ちる心配はありません。

業務の自動化によって商談や顧客分析など、売上に直結する業務に多くの人員を割けます。RPAはルーティンワークを自動化する手段として導入されるケースが多いです。RPAの対応可能な主な業務を以下にまとめました。

人手不足に悩んでいる企業、人件費削減を目指す企業におすすめの方法です。

バックオフィスシステムの導入

バックオフィスシステムとは人事や労務管理、経理などの業務を効率化できるツールです。主なバックオフィスシステムの特徴を以下の表にまとめました。

市場にはクラウド型のバックオフィスシステムが多く提供されており、比較的安く導入できます。システムを導入する際、インフラ環境の構築やソフトウェアのインストールをおこなう必要はありません。

メンテナンスやアップデートも企業側が対応するため、システム管理者の負担増大を避けられます。複数の業務を効率化したい場合は、外部との連携性に優れたシステムやシリーズ化されているシステムを選ぶのがおすすめです。

電子契約システムの導入

電子契約システムとは契約書の作成〜契約締結まで、一連の作業をオンライン上で完結できるシステムです。システム上で手続きが完了するため、印刷や封入、発送の必要はありません。ペーパーレス化の促進によって、印刷費や消耗品購入代などを削減できます。

記入漏れや誤記があったとしてもすぐに修正できるため、契約業務で生じる工数の大幅な削減が可能です。電子署名やタイムスタンプ、暗号技術によって、第三者の不正行為もすぐに検知できます。

電子契約システムを利用する場合は、取引先や顧客からの同意が必要です。事前に文書の配布や営業担当者に周知を依頼し、理解を得ましょう。

グループウェアの導入

グループウェアとは、社員同士のコミュニケーション活性化を図るシステムです。種類別に主な搭載機能を以下にまとめました。

グループウェアの導入によって、重要な情報やナレッジを社内全体でスムーズに共有できます。メールやチャットに情報を残しておけるため、改めて文書を配布する必要性は低くなるでしょう。

経費精算や会議室の予約などもシステム上で完結できるため、申請業務を効率的に進められます。

Web会議ツールの導入

Web会議ツールは、オンライン上で商談や会議がおこなえるツールです。インターネット環境が整っていれば、自宅やサテライトオフィスなど、場所を問わず商談や会議を実施できます。

営業担当者はオフィスの会議室で商談に臨めるため、顧客の元へ移動する必要がありません。浮いた時間を提案資料作成や顧客ニーズの整理などに活用でき、残業時間の削減と受注率向上につなげられます。

企業側も交通費や残業代を削減できる点がメリットです。

オンラインストレージの導入

オンラインストレージとは、インターネット上にデータを保管できるサービスです。保存したデータは自動的に保存と同期がされるため、常に最新の内容が表示されています。

インターネット環境が整っていれば、ログインにデバイスやアクセス地点を問わないため、複数人での作業も進めやすいでしょう。自動バックアップ機能も搭載しており、サイバー攻撃や自然災害の被害に遭っても、最短での事業復旧が可能です。

オンラインストレージはクラウドサービスの1種で、導入の際にサーバーやネットワーク機器の確保は必要ありません。容量を簡単に拡張できるため、費用対効果も優れています。

SFAの導入

SFA（Sales Force Automation）とは、営業活動全般に関する情報を一元管理できるシステムです。システム上で商談の進捗状況や金額、受注確度など、案件の詳細をすぐに把握できます。優先度が高い案件の可視化によって、無駄な行動を最小限に抑えられるでしょう。

ワークフローやファイル共有、日報などの機能も搭載しており、営業担当者は外出先で事務作業を進められます。申請業務をこなすために、帰社する必要はありません。顧客から見積依頼の提出を求められた場合も素早い対応が可能です。

SFAの導入によって、営業活動の効率化と既存顧客との関係強化を実現できます。

MAの導入

MA（マーケティングオートメーション）とは、効率的に新規顧客を獲得できるシステムです。ホームページや展示会、セミナーでの名刺交換など、異なる場所で得た見込み顧客の情報をまとめて管理できます。

収集した見込み顧客の情報をスコアリング機能によって、優先順位付けするかたちです。資料請求や広告へのクリック、メール開封など、顧客の行動に点数を付け、点数が高い顧客を商品への関心が高いとみなします。

採点はシステムが計算するため、社員が作業をおこなう必要はありません。MAの導入によって、購買意欲や継続取引の可能性が高い見込み顧客を一目で把握できます。

在宅勤務の導入

在宅勤務は社員と企業側、双方に多くのメリットをもたらす働き方です。在宅勤務の導入によって得られるメリットを以下の表にまとめました。

在宅勤務の場合、先輩社員や同僚から話しかけられる頻度が激減するため、業務に集中して取り組めます。プライベートの時間を確保しやすいため、業務へのモチベーションを保ちやすい点もプラスです。

企業側も育児や介護を抱える社員に在宅勤務での働き方を提案できます。優秀な人材の流出にともなう企業競争力や生産性の低下を避けられるでしょう。

アウトソーシングやBPOの活用

人手不足で業務効率改善が難しい場合、外注先への業務委託を検討してみましょう。アウトソーシングは、自社業務の一部を外部企業に委託できるサービスです。サービスを提供する企業には、各分野で実務経験やノウハウを豊富に積んだ人材が在籍しており、高品質な仕事ぶりが望めます。

業務委託の際は経理や総務、営業事務など、ノンコア業務に該当する業務を依頼するのが一般的です。アウトソーシングの利用によって、コア業務へ集中的にリソースを割けます。

業務プロセスの見直しや再構築も含めて業務を委託したい場合は、BPOサービスを選びましょう。業務の標準化によって、成果物の品質向上や業務の属人化解消も望めます。

業務改善の進め方

業務改善は以下の流れに沿って進めていきます。

業務改善は通常業務に支障が及ばないよう、進めなければなりません。改善効果の大きさを考慮しながら、社員が取り組みやすい内容から始めましょう。

期限が曖昧では先送りしがちなため、いつまでに施策を実施し、効果測定をおこなうかを明確化しておく必要があります。

現状把握

部署ごとの業務内容を把握することから始めます。業務の進め方や担当者、業務遂行に必要な時間などを可視化し、課題や解決策を見つける流れです。

業務内容をリストアップする際は、さほど時間がかからない小さな業務もあげましょう。1つひとつにかかる時間は短くても、トータルで換算すると多くの時間を割いているケースは珍しくありません。

優先順位付け

部署ごとに抱えている課題が出揃ったら、課題の優先順位付けをおこないます。業務改善は社員がやりやすい環境を整備する姿勢が重要です。通常業務と並行して進めるため、すべての施策を同時並行で進めることはできません。

1度に多くの内容を実践しようとすると業務負担が増大し、通常業務の運営に支障をきたします。顧客とのトラブルを避けるためにも、実行への難易度や改善効果、必要な手間などを考慮し、どの内容から取り組んでいくのかを決めましょう。

スケジュールの決定

どの施策に取り組むかを決めたら、今後のスケジュールを決めます。いつまでに改善策を実行し、いつ効果測定をおこなうのかを明確化するためです。期限を決めないと実行が先延ばしになり、業務改善に向けた機運が高まりません。社員のモチベーションも下がるでしょう。

共通認識を持って組織の一体感を高めるためにも、期限を決めて取り組むことが重要です。

実行と見直し

優先順位が高い課題に対する施策から順番に実行します。業務改善は施策を実行したら終わりではありません。実際に取り組んだうえで想定していた効果が出たか、新たに課題が発生していないか、確認する姿勢が重要です。

定期的に効果測定の機会を設けないと、効果が出ない施策を続けることになり、多くの時間を無駄にします。

業務改善のアイデアを出す前に意識すべき5つのポイント

業務改善のアイデアに関して社員同士で話し合う前に、以下5つの内容を把握しておきましょう。

課題解決に向けた施策に取り組んだとしても、すぐに結果が出るわけではありません。改善効果が出ているのか、長期的な視点で見守る必要があるため、最低でも3カ月間は続けましょう。

複数の施策を同時に実行しようとすると、通常業務に支障が出る可能性が高まります。顧客に迷惑をかけないようにするため、ある程度内容を限定しましょう。

ポイント1. 多くのことを1度にやろうとしない

多くの課題を同時に解決するために、複数の施策を実行するのは避けましょう。社員は通常業務をこなしながら、業務改善に向けた施策にも取り組みます。限られた時間で多くの作業をこなさなければなりません。

課せられた業務が多すぎると社員への負担が増大し、体調不良のリスクが高まります。蓄積疲労によって、業務改善へのモチベーションも低下するでしょう。

複数の課題解決を目指す姿勢は捨て、ひとつずつ着実に取り組む姿勢を持つことが重要です。社員へ過度な負担がかからず、業務改善の効果を早期に実感できます。

ポイント2. 社内全体で取り組む

組織全体で業務改善に取り組むことが重要です。業務改善の目的やアイデアの中身が現場の社員と共有されていないと、想定していたとおりに作業は進みません。

コミュニケーション不足によって、現場の事情からかけ離れた施策を提案した場合、組織の一体感は高まらないでしょう。業務改善の実行に至った経緯やメリット、目標などを共有し、社員から理解を得ることが重要です。

社員一丸となって取り組む姿勢が生まれると、社員同士の情報共有やコミュニケーションが活発になります。新たなアイデアが生まれるきっかけにもなるでしょう。業務改善に取り組む前に説明の場を設け、社員同士の連携強化を図ります。

ポイント3. 長期的な視点を持つ

業務改善は長期的な視点に立って取り組む姿勢が求められます。改善策を実行しても、すぐに生産性が高まるわけではありません。業務プロセスを変更した場合は、新しいやり方に慣れるまでに一定の時間が必要です。

業務改善の取り組みをすぐに中断した場合、従来から抱えている課題に再び直面します。業務改善に取り組み、すぐに生産性が高まらなかったとしても最低3カ月は取り組みを続けましょう。

3カ月経っても成果が出ない場合は、課題分析と新たな施策の実行に移ります。

ポイント4. 意見を出しやすい環境を作る

社員が業務改善のアイデアを自由に出し合える環境を作りましょう。実務経験が豊富な社員や優秀な成績を残す社員など、一部の社員のアイデアしか認められない環境では、いいアイデアは出ません。

さまざまな視点から課題解決に向けたアイデアを得るためにも、安心して意見を言える環境整備が重要です。アイデアボックスの設置やフリースペースの確保、ビジネスチャットの導入など、社員が自由に話し合える場を設けましょう。

部署内会議の際、業務プロセスの課題に関して取り上げるのも有効です。毎月会議が開催されていた場合、最低でも月1回は業務改善に関して考える場を持てます。

ポイント5. 外注も検討する

人手不足で生産性向上が望めない場合、外注先への業務委託を検討しましょう。社員1人ひとりの業務量が多すぎる場合、業務プロセスの見直しやデジタル化を進めても効果に限度があります。

アウトソーシングサービスを提供する企業には、各分野における豊富な知識や実務経験を兼ね備えた人材が多数在籍しています。

業務の流れややり方を熟知しており、業務の効率性と正確性を高いレベルで両立が可能です。業務量に応じて依頼する業務範囲を調整できるため、無駄な費用の発生も避けられます。

社員の業務負担を減らしたい企業、人件費を削減したい企業におすすめです。

業務改善の企業事例5選

業務効率改善や費用削減に成功した業務改善事例を5つ紹介します。

ダイキン工業株式会社

ダイキン工業株式会社の業務改善事例は、RPAの導入にともなうルーティンワークの自動化が特徴です。同社は2020年からバックオフィス業務を対象に、業務遂行にかかる工数の30%以上削減を目指すプロジェクトを始めました。

毎日同じ手順で繰り返す業務をRPAに任せ、業務プロセスの自動化を推進します。当初は複数の部署にRPAを試験的に導入していましたが、次第に導入拠点数が増えていき1年半後には全社にRPAが導入されます。

結果、合計10万時間分の作業をRPAが処理し、大幅に業務効率が改善されました。RPAの導入によって社員の業務負担軽減に加え、業務の属人化解消にも成功しています。

株式会社カクヤス

株式会社カクヤスの業務改善事例は、新しい勤怠管理システムへの乗り換えが特徴です。以前から打刻漏れや勤怠エラーが頻繁に発生しており、勤怠管理担当者への業務負担が増大していました。

長年の課題を解決する手段として、同社はパッケージ型勤怠管理システムの導入に踏み切ります。複雑な勤務形態への対応やアラート機能の搭載など、ユーザビリティに優れている点が導入の決め手です。

新たな勤怠管理システムの導入によって、打刻漏れや勤怠エラーの発生が少なくなり、勤怠管理者の負担も減りました。多機能型でカスタマイズの必要性もなかったため、ランニングコストも2割減らせています。

株式会社ブリヂストン

株式会社ブリヂストンの業務改善事例は、設計者の持つノウハウや知識を文書化した点が特徴です。各設計者が手がけてきた案件の情報をマニュアルとして残し、社員同士が情報共有できる仕組みを構築しました。

設計者が自らの業務に集中できるよう、マニュアル化の業務はIT企業へ委託しています。外注先からはマニュアル化のテンプレートを付与されており、今後は自社で情報をナレッジ化できる体制も整えました。

あわせてデータベースへの登録にはRPAを活用し、業務の正確性と効率性を高いレベルで両立しています。さまざまな取り組みの結果、年間38,000時間を商品開発の時間に充てられるようになりました。

NTT東日本

NTT東日本の業務改善事例は、働き方の自由度を高めた点が特徴です。2013年から一部社員を対象に、在宅勤務やモバイルワークの導入をはじめました。ワークライフバランスを改善し、勤務時間の集中力向上や業務へのモチベーションアップにつなげることが目的です。

導入後はアンケートを実施し、在宅勤務を利用した約8割の社員が働きやすいと回答しました。実際、テレワーク導入後は残業時間が13%減少しており、社員と企業側双方にメリットをもたらす結果となります。

2021年にはテレワーク利用率50%を達成するため、サテライトオフィスを開設しました。現在、同社のホワイトカラーはリモートワークでの勤務が基本です。

つくば市

つくば市の業務改善事例は、ペーパーレス役員会議システムを導入した点が特徴です。つくば市では幹部を含めた会議を開催する際、約70名分の資料を紙書類で用意していました。

準備負担の増大や無駄な費用の発生、環境破壊など、多くのデメリットが生じていたため、ペーパーレス役員会議システムの導入に踏み切ります。

ITリテラシーを問わず利用できるよう、ユーザーインターフェースに優れたシステムを選びました。システム導入後は毎回数百ページの紙資料を用意する必要がなくなり、準備の手間や紙の使用量が大幅に減っています。

まとめ

今回の記事では以下の4点に関して述べてきました。

業務改善に役立つアイデアはRPAやバックオフィスシステム、SFAの導入など、さまざまです。ただし、人手不足解消に向け、すでに業務プロセスのデジタル化を進めていた企業もあるでしょう。

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執筆者

比較ビズ編集部では、BtoB向けに様々な業種の発注に役立つ情報を発信。「発注先の選び方を知りたい」「外注する際の費用相場を知りたい」といった疑問を編集部のメンバーが分かりやすく解説しています。