テレワークの環境整備とコロナの備え

テレワークとは？リモートワークとは違う？

テレワークとはICT技術（情報通信技術）を活用し、離れた所「tele」で働く「wrok」という柔軟な働き方を意味しています。この離れたとは、自分の所属する企業の事務所などのオフィスではなく、自宅やレンタルスペース、コワーキングスペースなどその他の外出先から仕事をすることを指しています。

紙ベースでハンコの必要な時代には考えられなかった働き方ですが、業務へのデジタル機器の導入が進んだ現在では、業務によっては実際にオフィスに集まって働くことにあまりメリットが無い場合もあります。このため、柔軟で効率的な働き方として、テレワークの普及が進められているところでした。

2020年の新型コロナウイルスの蔓延により必要性が高まり、業務内容や業界を越えてテレワークは一気に国内でも広く認知され、適用する企業の多い働き方となりました。この機会に、オフィスを縮小してテレワークを中心とするという企業のニュースも耳にします。

テレワークと近似の単語としてリモートワークという言葉もあります。遠隔を意味する「remote」という言葉を使っていますが、現在ではテレワークとほぼ同義といえます。公的機関で遠隔での勤務を意味する場合は、昔から使われていたテレワークという単語が使われいるといった事情はありますが、一般的に利用する場合はどちらでもかまいません。本文では以降、テレワークで統一します。

テレワークの環境は必要に応じて構築しよう

業務をPCやタブレットなどの情報通信機器を利用してテレワークを実施する場合、技術的な方式として下記の3つのパターンが存在します。

• オフライン型
• オンライン型
• シンクライアント型（VDI、DaaS等を含む）

それぞれの方式について、その概要とメリット・デメリットを確認していきましょう。これら3つの方式にぴったり当てはめる必要は無く、仕事のデータはオフラインで、オンラインでビジネスチャットのみ利用するような適用の仕方もあります。

オフライン型

オフライン型は企業の持つサーバーなどのデータに、遠隔地からアクセスしない方式です。インターネットを経由して接続をせず、PC上やHD、フラッシュメモリなどのメモリ上にデータ（資料）を格納して持ち出し、PC等の端末上で仕事を完結させる形となります。

例えば、会社で利用しているPCを自宅に持ち帰って仕事を行う場合、会社のPCからUSBメモリでデータを持ち出し家のPCで仕事を行う場合が当てはまります。※いずれも家のPCはネットワークへの接続を断っておく必要があります。

メリット

新たなインフラ投資を抑えてテレワークを導入することができます。また、ネットワーク接続を行わないため、ネットワーク上でのセキュリティリスクを考える必要がないところもメリットです。

デメリット

社内PCやメモリ等の機器を持ち出すため、備品の管理や紛失盗難対策を行う必要が発生します。特に私用のPC等を利用する場合は、セキュリティ対策を個別に行う必要があります。また、ネットワークを介した他人とのやり取りができないため、業務を成立させるのが難しい面もあります。業務の内容、やり方によってはオフライン型ではテレワークを実現できない可能性もあります。

オンライン型

オンライン型はネットワークに接続したPC等の機器を用いて、クラウドサービスなどを介しながら業務で利用するデータにアクセスする方式です。利用する端末の記憶領域上に各種のデータを保存して作業を行い、その結果をネットワークを介して反映する形となります。

また、ビジネスチャットツールやeメールでのやり取りが可能なため、共同で仕事をする場合などにも利用可能です。

例えば、会社で利用しているPCを持ち帰ってインターネットに接続し、クラウドストレージを介してデータをやり取りして仕事をする場合。私用のPCをレンタルスペースにもちこんでWifiでインターネットに接続し、ビジネスチャットツールやeメールで業務の連絡を行いながら仕事をする場合などが当てはまります。

メリット

クラウドサービスを利用しての仕事手順を用意しておけば、オフィスでの仕事に近い形で業務が可能です。また、チャットツールやビデオ会議ツール等を利用すればコミュニケーション面でも利便性を高めることができます。

デメリット

事前にクラウドサービスを利用しての業務手順を確立しておく必要があります。また、インターネットを介してデータのやり取りを行うため、情報漏洩や通信の傍受、改ざん等のセキュリティリスクが発生します。また、個々の機器に対してもセキュリティ対策を実施しないとウイルス感染とそれに伴うデータ漏洩等が懸念されます。

シンクライアント型（VDI、DaaS等も含む）

利用する端末にはシンクライアント用のソフトウェアを入れてサーバーにアクセスし、データの処理や格納はサーバー側で行う方式です。端末側にはデータの保存は行いません。

また、近似の仕組みとしてVDIやDaaSといったサービスを利用する方法もあります。いずれもシンクライアント型と同様にネットワークを介して、オフィスや自社ネットワーク内のサーバー上で仕事を行うための方式です。

※VDIとはVirtual Desktop Infrastructureの略、DaaSとはDesktop as a Serviseの略

メリット

サーバー側の準備を行っておけば、自宅やレンタルスペースからオフィスと同様に業務を実施することが可能。また、PC等の端末にデータを保存しないため、情報漏洩等のリスクを低減することができます。

デメリット

社外からのシンクライアント接続に向けて準備が必要です。快適に業務を行うためにはサーバーには余裕を持ったスペックが必要となります。また、接続を行うサーバー側は常に起動していなければなりません。

テレワークの環境構築で気を付けておかないといけないことは

テレワーク環境の構築を考える場合、自社あるいは自分の業務はどんな方式なら実現可能かを考える必要があります。それに加えて、考えなくてはならないポイントを以下にあげます。

情報セキュリティ

テレワークのどのような方式をとったとしても情報セキュリティ対策をとらなくてはなりません。技術的に対応可能なところはセキュリティ対応を導入し、またテレワーク利用者のリテラシーの向上、適切な運用ルールの策定と運用を行える体制をとらなくてはなりません。

せっかくテレワークのできる環境を構築したとしても、利用者側にセキュリティへの意識が無ければトラブルに繋がってしまいます。また、統一された利用ルールを作りその遵守を実現することもテレワークでの課題を避けるためには必要な手順です。

利用者の業務が捗る快適な動作環境

どの方式をとったとしても、テレワークをすることによってオフィスで仕事をするより業務がしづらくなるのであれば、業務効率は上がりません。機器やネットワーク等により快適さを準備できる部分は準備しておきましょう。また、便利なツールなどの利用についても、社内でルールを決めて、周知することで効率的な業務につなげることができます。

クラウドサービスの適切な利用

テレワークの実現のためにクラウドストレージやビジネスチャットツールなどのクラウドサービスを利用する場合は、クラウドサービスを利用することそのものに対してのリスクも把握しておかなければなりません。

例えば、顧客情報などの自社の重要なデータをクラウドサービスに乗せる場合は、データ漏洩が発生した場合に多大なる被害が出ることが想定されます。また、クラウドサービスがメンテナンスで停止した場合、業務に不都合が発生してしまう点にも注意しましょう。

シャドーITのリスク

テレワークにおいてはシャドーITによるリスクがより顕著です。耳慣れない言葉かもしれませんが、「シャドーITとは、企業において企業側が導入したITシステムとは別の機器やサービスを従業員が業務に利用すること、および、そのように用いられている端末やサービスのことである。（weblio辞書より）」と意外と身近な問題なのです。シャドーITが発生しないようにするためには、教育によるITリテラシーの向上が必要となってきます。

専門の事業者によるテレワーク環境の構築がオススメ

テレワークを実現させるための環境構築には、ITに関する知見が必要となる部分があります。また、環境を構築したとしても、テレワークの環境を有効に活用して運用していくためのノウハウも必要となります。ITスキルを持った専門の事業者に相談してみるのも一つの方法です。

テレワーク向けの環境の整備、構築に知見を持った事業者を探すのならば、比較サイトの利用をオススメします。比較ビズならば、無料で一括見積の依頼を行うことができます。複数の事業者から提案を受けることができ、御社にぴったりの事業者を探すことができます。合う事業者が見つからない場合は、契約が必須ではないので安心です。

総括

テレワークの環境構築には自社の業務に照らし合わせて、最適な方式を適用する必要があります。また、環境の構築だけでなく利用のためのルール作りや利用者のITリテラシーの向上も必要となってきます。社内で環境構築およびルール作りが行えない場合は、専門の業者に依頼することも有効な手段の一つです。

監修者のコメント

株式会社ビジネスクロース

代表取締役　山口嘉太

東京都千代田区出身。オフィス機器販売店を5年間経て株式会社ビジネスクロースを設立、代表取締役就任。累計1,000社以上の中小企業のオフィス機器周りをサポートし、コスト削減を実現。現在は、外資系企業、上場企業のオフィス機器も担当。オフィス機器の他に、営業コンサルティング、営業研修など幅広い分野で活動中。

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テレワークの環境整備については、様々なサービスがありますので企業の仕事内容によって比較する必要があります。オフライン型、オンライン型、シンクライアント型とありますが、会社としてテレワーク以前の今までの業務と変わらない業務環境を構築するのはオンライン型が一般的です。

クラウドの導入やノートパソコンの購入など整備する物が多いですが、経済的負担を減らす為に、助成金を利用して導入する企業も増えています。オンライン型には情報漏洩のリスクもありますが、オフライン型でも人的ミスによる情報漏洩のリスクも考えられます。

ですので、普段から社員の仕事内容やデータの記録など業務の可視化ができるツールを検討してみてもいいのではないでしょうか。

執筆者

比較ビズ編集部では、BtoB向けに様々な業種の発注に役立つ情報を発信。「発注先の選び方を知りたい」「外注する際の費用相場を知りたい」といった疑問を編集部のメンバーが分かりやすく解説しています。