給与明細電子化のメリットとは？導入時の注意点もチェック！

給与明細電子化とは?

まずは、そもそも給与明細電子化とはどんな動きなのかを考えてみます。どうして導入する企業が増えているのかもチェックして、利用するかを考える際の参考にできます。

紙の明細書を使わない方法

従来のやり方だと、従業員に給料を渡す時には同時に給料明細書を手渡します。これは法律によって定められているルールですので、必ず明細書は渡さなくてはなりません。しかし、毎回紙の明細書を印刷して手渡しだと、手間がかかってしまいます。

そこで、紙の書類ではなく電子的に、つまりメールやWeb上のデータで給与明細を確認できるようにするのが給与明細電子化です。給与計算はすでに電子化されている企業が多いので、それに明細書の発行と送信機能を加えるだけでサービスを提供できます。

法律によってやり方は決まっている

給与明細を発行して従業員に渡すことは、企業としての義務です。そして、そのやり方も税制上ルール化されています。紙を使わない電子的な方法についても、三つの方法を国税庁が指定しています。

具体的には、電子メールでの送信か、社内LANやWeb上などインターネットを使って確認できるようにするといったものがあります。また、3つ目の方法としてCD-ROMなどに焼いて手渡すという方法も指定されていますが、これは実際的はありません。

そのため、通常給与明細電子化というと、メールでの送信かクラウド上での閲覧のどちらか、もしくは両方で行うことを指します。法律で認められている方法を採る必要がありますので、明確に理解しておきましょう。

給与明細電子化が増えている背景

給与明細電子化のニーズは高まっています。その理由としては、在宅ワークをする従業員が増えて、紙の明細書を手渡しするのが効率的でなくなっているという点を挙げられます。

また、短期間だけ働くアルバイトや派遣社員、出向社員といった従業員の割合が高くなっていることも原因です。発行する明細書の数が多くなりますので、手渡しも含めて電子化することで、作業を効率化できます。

給与明細電子化をすることのメリットとは?

給与明細電子化にはたくさんのメリットがあります。導入に当たってはコストもかかりますが、それ以上にメリットが上回ることが多いので、検討する際の参考にしましょう。

コスト削減

毎回紙の明細書を発行するための費用や、そのための機器維持費などをカットできます。また、手渡しするとなると、人手もかかって人件費が無駄にかかります。

在宅ワークしている従業員には郵送しなくてはなりません。そのための郵便費を考えると、すべてを電子化できればかなりのコストを削減できることになります。

業務効率化

多くの企業で給与計算を電子化しています。給与明細電子化は、そのシステムと連携させて所定のフォームに落とし込むだけで済みます。その作業を加えるだけで、印刷や仕分け、手渡しなどのすべての残りの作業を省けるわけです。

業務効率化という面では、かなり割の良い分野となりますので、社内におけるIT化を推進していくのであれば真っ先に検討したい点です。それだけ、本来業務に集中できて能率の良い経営ができます。

チェックがしやすい

紙の明細書だと、受け取った従業員がついどこに置いたかを忘れてしまったり、紛失してしまったりすることがあります。明細書をチェックしたいと思った時に、すぐに見られないですし、紛失したらかなり面倒です。

その点給与明細電子化をしていれば、簡単にいつでもどこでもチェックできるわけです。企業側だけでなく従業員にもメリットをもたらす施策となります。

給与明細電子化をする上での注意点

メリットの多い給与明細電子化ですが、他方でデメリットもしくは注意点もあります。導入の際には、こうした点も考慮した上で決定を下すことが重要です。

法律上の条件をクリアすべき

給与明細電子化は法律上認められているやり方です。しかし、導入に当たっては条件がいくつかあります。その一つが、従業員からの同意を得るという条件です。

そのため、事前に従業員に導入についての説明を丁寧に行って、メリットを理解してもらえるようにします。その上で、文書での通達と承諾を得るようにして、トラブルが生じないようにすることも重要です。

既存の業務システムに加えられるかを確認

給与明細電子化をするには、ITツールの導入が必須となります。このシステムは、給与計算システムとセットにした方が良いですし、情報共有目的で使っている既存システムがあれば連携させた方が便利です。

どのシステムを導入するかを検討するに当たっては、必ず既存システムと連携できるかをチェックしましょう。もし、既存システムのオプションとして給与明細電子化ができるのであれば、その方が安心です。

セキュリティー対策

メールにしろクラウドを使うにしろ、不正アクセスなどのリスクが高まります。社内でコンプライアンスの徹底と、システムのセキュリティー対策を充実させるのは必須です。情報漏えいが生じると大きな問題となりますので、セキュリティー面での担当者やマニュアルも導入に当たって割り当てるようにしましょう。

また、従業員にもリスクの説明をして、安全な利用を心がけるように教育することも忘れてはなりません。定期的に研修を行うことでリスクを軽減できます。

コストを考える

電子化のメリットは紙の明細書と比較した時に、コスト削減ができるということです。しかし、当然導入コストもランニングコストもかかります。そのため、事前にどのくらいの費用がかかるのか、大きな負担とならないかどうかを計算しておきましょう。

まとめ

社内業務をIT化することによって、業務効率など様々なメリットをもたらすことができます。給与明細電子化もその一つで、会社側にも従業員側にも便利なシステムとなるのは間違いありません。

一方で、導入に当たってはいくつかの注意点もありますので、事前に検討を重ねてトラブルなく導入、利用できるようにしたいものです。特に従業員とのコミュニケーションをしっかりと取って、スムーズに進められるようにしましょう。

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