電子印鑑には法的効力があるのか？どんな文書に使えるの？

電子印鑑には法的効力はあるのか?

まずは、そもそも電子印鑑には実物の印鑑と同じような法的効力があるのか、その範囲はどこまでかという点を考えてみましょう。特に利用できる文書の種類に注意を払う必要があります。

法律で電子印鑑の使用が認められている

2005年にe-文書法という法律が施行されて、印刷した紙の文書だけでなく電子化された書類でも法的効力を持つということが認められました。PDFなどの電子的な形式で文書をやり取りしたり、公的な提出書類でも電子化をしたりして良いという内容です。

その中で、印鑑についても電子化ができるということが盛り込まれています。この法律では、どの企業でも作成するような共通文書だけでなく、特定の業種だけが持つ業種別文書においても電子化を認めています。

法的効力のある文書とそうでないものがある

このように、法的効力を与えられた電子印鑑ですが、完全に実物の印鑑と同じ力を持つわけではありません。電子印鑑はまだ一定の範囲内でしか使うことができないことになっているのです。

電子印鑑が認められている文書としては、契約書や納品書、社債原簿、総会議事録などがあります。また、会計帳簿など会計処理や税務に関係する書類についても、大部分が認められています。

一方で、登記に関係する書類や高額な資産の譲渡などについての書類では、電子印鑑は認められていません。大まかな原則としては、実物の印鑑でも実印を使わないと有効にならない書類については、電子印鑑が使えません。

契約書は金額によって違いが出るので注意

また、基本的に電子印鑑を使うことができると法律で認められている文書でも、その内容によって不可となることもありますので注意が必要です。その代表例が契約書と領収書です。

これらの文書においては3万円以上の金額がやり取りされる取引では、紙による文書保管が義務付けられています。印紙の貼付が必要になるという点も併せて、電子的な文書作成と保管ができませんので、電子印鑑も使えないということになります。

このように、文書の種類だけでなく、その内容によっても使えるものとそうでないものがありますので注意しましょう。また、決済関係書類も、基本的に紙ベースでの保管が義務付けられていますので、他の会計書類とは分けて考える必要があります。

法的効力を持つ電子印鑑とは?

一定の制約があるものの、幅広い範囲で使えるため導入する意義が十分にあります。しかし、一般的に電子印鑑と呼ばれているものすべてに、同じ法的効力があるわけではありません。どんな電子印鑑を導入すべきかを考えましょう。

識別情報が入っているもの

電子印鑑と言っても、単に印影をデジタル化した画像貼付だけのものでは法的効力はありません。画像だけだと簡単にコピーや偽造ができて、信用が置けないからです。

そのため、法的効力を持たせるためには印影イメージに識別情報を埋め込んだものである必要があります。この識別情報には、誰がいつ押印をしたかという情報が入っていて、一度埋め込んだら変更はできません。

この識別情報は押印履歴として、システム上に保管されます。そのため、確かに押印したか、本当に本人が押したのかということを履歴を見ればチェックできるようになっています。こうした高いセキュリティ対策がなされているものだけが有効なのです。

電子認証がされている

電子印鑑が法的効力を持つもう一つの条件は、電子認証がなされているというものです。これは、電子署名と同じで、第三者が電子印鑑の登録を受け付けて、印影イメージが正しく発行されていて、本人から提供されていることを証明するものです。

電子印鑑と電子証明書がセットになることで、法的効力を持つというわけです。実物の印鑑で言うと印鑑登録証明書のようなもので、文書に押されている電子印鑑が正しいことを確認するのに役立ちます。

電子印鑑を利用する際の注意点

このように、電子印鑑は法律によってその法的効力が認められていますし、とても便利なシステムです。実際の利用に当たっていくつかの注意点もありますので、しっかりと理解した上で利用しましょう。

セキュリティへの配慮

電子印鑑は安全が担保された状態でのみ法的効力を持ちます。もちろん、こうしたセキュリティは電子契約システムを提供するシステム会社側で用意しています。非常に堅牢なシステムを持っていますので、安心できるのは確かです。

しかし、使う本人がセキュリティを考えずに利用すれば意味がありません。電子契約システムにアクセスできるパソコンやスマホを、他人に貸したりログイン情報を見せたりすることがないようにしましょう。

実物の印鑑が悪意のある他者に使われると、大きな被害を受けるのと同じように電子印鑑も大きなリスクを持っています。このリスクを意識して、セキュリティには二重三重の配慮をして利用しましょう。

相手の了承が必要

電子化された文書を使って取引をする場合、基本的に双方の合意が必要とされています。そのため、自分たちとしてはシステムを持っていて利用の意思があるとしても、相手が拒否すれば使えません。

そのため、まずは取引先に承諾を取るようにしましょう。中には、紙の文書でないと信頼できないとか、取り扱い方が分からないということで拒否する会社もあります。きちんと電子印鑑についての説明をして、理解を得られるようにすることが大事です。

法律を理解した上で利用

すでに見たように、確かに電子印鑑は法的効力を持っているのですが、使える文書とそうでないものもあります。法律で明確に区別されているもので、これをミスするとトラブルにつながります。

そのため、電子印鑑導入に当たっては、管理者側も利用する社員もしっかりと法律を理解して使う必要があります。どの文書では効力を持たないのかを、社員に研修で教えることが不可欠です。

まとめ

電子印鑑はe-文書法によって、様々な文書で利用することができることが認められていて、法的効力を持つ手段となっています。しかし、使えない文書もあり、しっかりと法律を理解して利用する必要があります。

また、社員のセキュリティ教育や相手方からの承諾を得るなど、いくつかの注意点もあります。導入に当たってはしっかりと準備をして、問題なく利用を始められるようにしましょう。

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