領収書の保管期間はどのくらい？

領収書の保管期間について

確定申告の時には、特に領収書の提出が求められることはありません。しかし、何らかの指摘を受けたり税務調査が発生したりした場合、領収書は必須の書類となります。そのためにも、しっかりと保管すべきです。問題なのは、どのくらいの期間保管すべきかという点です。この点については、明確なルールが定められていますのでチェックしてみましょう。

法人の場合の領収書保管期間

領収書の保管期間は事業形態や収支の状況によって変わります。まず、法人の場合ですが、領収書の保管期間は原則として7年間と定められています。これは、他の会計関連の書類とおおむね同じルールに基づいています。

ただし、例外的に9年間もしくは10年間の保管をしなければならないケースもあります。それは、欠損金繰越を行った場合です。

欠損金つまり赤字の繰り越しというのは、事業所得において出た赤字をそれ以降の数年間、黒字から相殺し続けられるという制度です。税制上のルールでは、それぞれの条件に基づいて最大で9年から10年まで繰り越し処理ができることになっています。

この違いは、欠損金の発生年度です。平成20年4月1日より後に終わった欠損金が出たものであれば、9年間領収書を保管します。一方で、平成30年4月1日より後に始まる欠損金処理については、領収書保管期間は10年間となります。

このようにして、欠損金処理が正当なものかどうかを、その処理が終了する年度まで確実に証明できる書類を持っているべきという考えから、こうした例外的な保管ルールが設けられているのです。赤字が出た場合は、領収書の保管期間が長くなると覚えておくと良いでしょう。

個人事業の場合の領収書保管期間

個人事業主については、全体的に法人よりも領収書保管期間は短く設定されています。ただし、青色申告をするか白色申告をするかによって違いが出てきますので、注意が求められます。

青色申告の場合は、青色申告者が作成、保管しておかないといけない現金預金取引等関係書類の中に領収書が含まれるため、7年間の保管が求められます。ただし、これには例外があって、2年前の総所得額が300万円以下の個人事業主については、5年間の保管期間で良いとしています。

一方の白色申告の場合は、5年間の保管とされています。白色申告は作成する帳簿類も少なくシンプルですし、保管ルールも緩めなので会計関連の処理は楽になります。

やはり、この場合にも例外があって、青色申告者でも白色申告者であっても、消費税の課税事業者の場合は一律で7年間の領収書保管が必要となります。具体的には、年間課税取引の売上額が1,000万円を超える場合です。年によって課税事業者となったりならなかったりすることもあるかもしれませんが、微妙なラインのところで差が生じているのであれば、7年間保管を目安に考えておいた方が安心です。

領収書を保管する際の注意点

このように、法人であっても個人事業主であっても、長期間の保管が求められることには変わりがありません。そのため、きちんとした仕方で保管をしておかないと、思わぬトラブルが生じることもあります。いくつかの注意点を確認しておき、万全の体制を整えておくようにしましょう。

保管期間をどのように数えるか

領収書の保管期間はいつ始まるのか、というのは勘違いが多い点ですので注意しましょう。勘違いされやすいのが、領収書が発行された日付から7年間とか9年間という考えです。しかし、これは間違いです。

税制上のルールでは、領収書の保管期間は法人の場合、法人税の申告期限の翌日です。個人事業主の場合は、確定申告期限の翌日となります。つまり、事業年度の次の年の申告を終えなければならない日付から、保管期間がスタートするということになります。

ここでもやはり勘違いが生じやすいのですが、実際に法人税申告や確定申告をした日付ではありません。あくまでも、申告期限日の翌日ですので注意しましょう。

どのように保管すべきか？

領収書の保管方法は、原則として3つの方法があります。紙での保管、マイクロフィルムでの保管、そして電子データでの保管です。

基本は紙となりますが、紛失しやすいとか破損しやすい、保管スペースを取るなどのデメリットがあります。また、最近はオンラインでの取引が増え、電子データでの領収書発行のみというところも増えています。こうしたことから、電子データでの保管が便利です。

しかし、紙ベースの領収書をスキャンして保存しておくやり方も含めて、電子的な保管についてはいくつかの条件を満たす必要があります。また、税務署長の承認が求められます。ちなみに、そもそも電子データで送られてきた領収書については、特に承認はいりません。

電子帳簿保存法とは？

2020年10月から電子帳簿保存法が施行されています。この改正によって、キャッシュレス決済によって行われた取引の場合、紙ベースの領収書発行が不要となっています。

この制度を利用するためには、一定の条件を満たした会計ソフトを使う必要がありますが、キャッシュレス決済の取引明細だけで済みますので、保管がとても楽になります。

こうした会計ソフトを使うと、クレジットカードやアプリ決済などの利用データが自動的に取り込まれて記帳される機能を使うこともできます。保管スペースは全く不要となりますし、クラウドなどに保管しておけば紛失の心配もありません。かなり利便性の高い使い方ができますので、導入を検討するのも良いでしょう。

まとめ

領収書は会計関連の書類の中でもとても重要度の高いものです。そのため、明確に保管期間が定められていて、一部の例外事項も存在します。しっかりと保管期間や保管方法のルールを確認して、正しく処理できるようにしましょう。

また、長期間の保管となりますのでできるだけ手間のかからない方法を探すことも重要です。電子帳簿保存法の施行によって、キャッシュレス決済についての領収書保管のルールがとても簡単になっています。こうしたルールも上手に使って、会計関連にかかる負担や手間をできるだけ軽減することも大事な点と言えるでしょう。

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