オンライン講演を成功に導くポイント｜開催パターンごとの特徴・ツールも紹介！

オンライン講演とは？

オンライン講演とは「オンラインで配信される講演会」のこと。オンライン講演にはいくつかの開催パターンがありますが、受講者がPC・モバイルデバイスなどの端末を使ってインターネットに接続し、リアルタイム、あるいはオンデマンドで講演に参加するのが基本スタイルです。

テレワーク・リモートワークなどの多様な働き方が加速したことにより、ミーティング・会議・営業など、これまでは対面が基本であったさまざまな業務がオンラインに置き換えられています。これらと同じように、従来は対面・集合が基本であった講演会を、オンラインに置き換えたものが「オンライン講演」だと考えておけば間違いありません。

「講演」「セミナー」「研修」の違い

ただし、これらのオンラインを使った活動は、コミュニケーションを対面からオンラインに置き換えたという共通点はあるものの、目的はそれぞれで大きく異なります。目的が異なれば、参加する人数や適切なコミュニケーション方法が異なるのは当然。特にオンライン講演の場合、混同されることの多い「セミナー」「研修」との違いを理解しておくのが重要です。

それでは、一般的な法人にとっての「講演」とはなにか？冒頭でも触れたように「自社従業員の意識改革や気付きを促し、成長・育成に役立てる」ため、テーマに沿った講演をしてくれる「講師の話を聴く」ものだといえるでしょう。

自社従業員の成長・育成に役立てるという意味では「研修」も同じですが、研修テーマごとに対象者が自然と絞り込まれるのが講演との大きな違い。講師の話を聴くのが基本の講演と異なり、研修では実践的なプログラム・カリキュラムが組み込まれるケースも少なくありません。また「セミナー」は顧客に対する自社商品・サービスのプレゼンが中心。そもそも対象となる受講者が異なります。

オンライン講演を開催するメリットとは？

さまざまな活動がオンラインに置き換えられているのは、テレワーク・リモートワークなどの多様な働き方が浸透したことに加え、オンラインでの活動に大きなメリットがあると多くの企業が感じているから。共通した要因は「どこからでも参加できる」「移動する必要がない」ということです。これがオンライン講演にどのようなメリットをもたらすのか？具体的に解説していきましょう。

均等な教育機会を全員に提供できる

従来型の講演会の場合、適切な講師を招聘したうえで、開催するための会場を用意する必要がありました。会場の規模によっては、参加者を限定しなければならない場合もあり、地方拠点の従業員が参加できないといったケースも珍しくありませんでした。

オンライン講演であれば、受講者がインターネットに接続することで「どこからでも参加可能」です。日本全国だけでなく、海外からでも参加できるオンライン講演であれば、地域による情報格差が生じることもなく、すべての従業員に均等な教育機会を与えられる大きなメリットがあります。

講演会の開催コストを削減できる

決められた時間に決められた場所で開催する必要のあった従来型の講演会では、会場の手配はもちろん、参加する講師・受講者の移動も必須でした。必然的に、講演会を開催するには会場費、移動費、宿泊費などを含む膨大なコストが必要だったといえるでしょう。

一方、どこからでも参加できるため「移動する必要がない」オンライン講演であれば、会場費・移動費・宿泊費などの経費を大幅に削減できます。オンラインを活用すれば、講演会の開催コストを大幅に削減できるメリットが得られるのです。

オンライン講演ならではの注意点

さまざまなメリットのあるオンライン講演ですが、オンラインであるが故の注意点も忘れてはなりません。まず、オンライン講演では高速かつ安定したインターネット環境の確保が大前提。配信トラブルが生じると受講者が講演内容を充分に理解できなくなってしまうからです。配信側だけでなく、受講者側の環境にも気を配っておく必要があるでしょう。

また、対面型・集合型の講演会と異なり、モニターを視聴するだけのオンライン講演では受講者の集中力も途切れがち。講演の途中で資料を配布する、講演時間をコンパクトにまとめるなど、受講者を飽きさせないような工夫も必要です。

オンライン講演の配信方法・開催パターン・それぞれの特徴

ここまでで、メリットを含めたオンライン講演の基本を解説してきましたが、オンライン講演にはそれぞれ特徴の異なる4種類の開催パターンがあります。オンライン講演を効果的なものにするためにも、それぞれの開催パターンの特徴を把握しておくことが肝心です。

オンライン講演ライブ配信（個別参加型）

講師がカメラに向かって講演している様子をライブ配信し、受講者それぞれが都合のいい場所で、個別にオンライン接続されたデバイスで視聴する開催パターン。講師・受講者が自身の拠点から移動する必要がなく、会場を手配する必要もないため、講演会コストの削減がもっとも期待できるパターンだといえるでしょう。

ただし、リアルタイムで実施されるオンライン講演では、決められた時間に環境の整った場所で参加・受講しなければなりません。場合によっては、参加できない受講者が出てくる場合も考えられます。

オンライン講演ライブ配信（中継型）

講演会をライブ配信するという点では個別参加型と同様ですが、講師と一部の受講者を集めて開催される講演会をライブ配信する、あるいは、受講者を集めた複数の拠点と中継をつないで講演会を開催するパターン。小規模講演会をライブ配信することで、臨場感のある演出が可能になる、講師が受講者の疑問に対する補足説明ができるなどの特徴があります。

会場に集まった受講者は、個別にデバイスを用意する必要がないメリットもありますが、拠点ごとに会場・設備を手配しなければならないため、ある程度のコストがかかるデメリットも。決められた時間に受講者が拘束されてしまうのも個別参加型と同様です。

オンライン講演オンデマンド配信（事前収録型）

事前に収録しておいた講演を、オンデマンド配信する開催パターン。収録前に講師がしっかりと準備できるうえ、撮り直しや編集によって「テーマに沿ったコンパクトなオンライン講演」を配信できるのが特徴。受講者がどこからでも視聴できるのに加え、時間的な制約のないオンデマンド視聴が可能なのが最大のメリットです。

オンライン講演オンデマンド配信（講演録画型）

オンデマンド配信するという点では事前収録型と同様ながら、個別参加型・中継型で実施されるライブ配信を録画し、後日オンデマンド配信する開催パターンとなるのが講演録画型。ライブ配信と変わらない臨場感を演出できるうえ、いつでもどこでも受講者が視聴可能であることが最大のメリットです。

オンライン講演をオンデマンド配信する際の注意点

オンデマンド配信でオンライン講演会を実施するには、録画した講演を適切に管理する必要があります。公開範囲・対象者を厳格にしておく必要があるのはもちろん、事前収録型では撮り直し・編集など、動画コンテンツ制作のコスト・手間もかかるでしょう。

また、講演会を録画するには、著作権問題をクリアしておかなければなりません。講演を二次利用できるかどうか？講師への事前確認が必要です。

オンライン講演開催に必要なツール

開催パターンによっては会場の手配が必要ですが、オンライン講演は必要最低限のツールさえあれば実施できるのも大きなメリット。講師側・主催者側で必要になるのは、以下の4つです。

受講者側で必要になるのは、Web会議システムのインストールされたPC・モバイルデバイスと安定したインターネット環境だけ。研修や会議などと異なり、オンライン講演では受講者がヘッドセットやWebカメラを準備するケースは少ないでしょう。

オンライン講演におすすめのWeb会議システム

オンライン講演に限ったことではありませんが、オンライン活動を成功させるには、用途に応じた適切なWeb会議システム選定が重要。以下からは、オンライン講演を開催するのにおすすめのWeb会議システムを紹介していきます。

Zoomビデオウェビナー

https://zoom.us/jp-jp/webinar.html

Zoom（ズーム）は、カリフォルニア州に本社を構えるZoom Video Communications社が開発・提供するWeb会議アプリです。ブレイクアウトルーム機能を備え、グループ分けによる研修などに最適な「Zoomミーティング」のほか、オンライン講演・セミナーに最適な「Zoomビデオウェビナー」が用意されています。

プランに応じて100名から1万名までオンライン講演に参加できるビデオウェビナーは、ホストが参加者を「自由に発言できるパネリスト」「視聴者」に割り振れるのが特徴。FAQ、チャット、アンケートリンクなどの機能を搭載するほか、講演・セミナーの収益化オプションも利用できます。

Microsoft Team

https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software/

Microsoft Teamは、Microsoft社が提供するWeb会議機能を搭載したグループウェアです。Officeアプリケーションとの連携が可能なため、Teamを活用しているという企業も多いかもしれません。

無償版ではWeb会議の録画ができないものの、リーズナブルな有償版を活用すれば録画も可能。最大300名までのビデオ会議を開催できるほか、1万名まで参加できるオンラインイベントの開催が可能です。チャットやファイル共有など、コミュニケーションを円滑にする機能が標準で活用できます。

Google Meet

https://meet.google.com/

Google Meetは、Google社が提供するWeb会議アプリケーションです。Googleアカウントを持っていればだれでも簡単に利用でき、100名まで参加できるWeb会議を開催可能。月額$8の有料会員になれば、150名参加可能なWeb会議を、300時間まで開催できます。

もちろん、チャットや音声通話などの機能も搭載され、画面共有にも対応。大規模な講演・セミナーには向かない一面もありますが、なによりもリーズナブルに活用できるのが最大の特徴だといえるでしょう。

Webex

https://www.webex.com/ja/index.html

Webexは、シスコシステムズを親会社に持つアメリカ企業、Cisco Webexが開発・提供するWeb会議アプリケーションです。最大100名までのWeb会議を50分開催できる無料プランのほか、24時間のWeb会議とクラウド録画に対応する有料プランも用意されています。

無料プランでもチャット・画面共有・メモ・投票・挙手などに対応し、ローカルPCに会議を録画することも可能。最大3,000名の参加、4万名のストリーミング配信に対応する「Webex Event」も用意されています。

オンライン講演を成功に導くポイント！

ここまでの解説で、オンライン講演が比較的気軽に開催できることが理解いただけたのではないでしょうか？しかし、ただ漫然と開催していたのでは、オンライン講演を効果的なものへと昇華できません。オンライン講演を成功に導くためには、いくつかのポイントを押さえておく必要があります。簡単に解説していきましょう。

オンライン講演の目的を明確にする

まずは、どのような目的でオンライン講演を開催するのか？オンライン講演開催によってどのような効果を得たいのか？目的と目標を明確にしておくことが重要です。オンライン講演の目的・目標が明確であれば、どのようなテーマの講演を開催すべきか？最適な講師はだれか？はもちろん、適切な配信方法・開催パターンも明確になります。

目的に合わせたツール選び

オンライン講演の目的・配信方法・開催パターンが決定したら、適切なWeb配信システム・ツールを選定します。Web配信システムそれぞれで、参加可能な人数・講演可能な時間・録画の可否などが異なるだけでなく、どのプランを選ぶかによってもサービス内容は変動します。本記事で紹介したツールも含め、要件を満たせるツールをしっかりと見極めることが重要です。

リハーサルを含む事前準備を入念に

ライブ配信、オンデマンド配信、どちらの方法を採用するかで内容は若干異なりますが、リハーサルを含む、オンライン講演の事前準備は入念に実施しておくのが鉄則です。具体的には、オンライン講演を開催する場所の確保、カメラ・マイクを含む機材・設備の準備、テスト配信の実施などです。

モニター越しに視聴する受講者がストレスを感じないよう、テスト録画してカメラ映りや音声をチェックする配慮も必要。気が散らない背景を用意するなど、環境面にも気を配っておくべきでしょう。

オンライン講演開催後のフォロー・フィードバック

忘れてはならないのが、オンライン講演開催後の受講者フォロー、そして改善につなげるための受講者からのフィードバックを得ること。受講者が講演の内容を振り返れるように資料を用意するほか、Web会議システムの機能を活用したアンケート集計・レポート提出などを実施するのがおすすめです。普及が進んでいるとはいえ、まだまだオンライン講演の手法が確立されているとはいえないのも事実。さまざまな意見を参考に、継続的な改善を続けていくことが重要です。

まとめ

メリット・開催パターンごとの特徴・おすすめの配信ツール・成功へのポイントなど、本記事ではオンライン講演に関する基本を網羅的に解説してきました。従業員の教育・育成を推進したい企業にとって、講義を聞くことが中心となるオンライン講演は、意外に実施へのハードルが高くないことを理解していただけたのではないでしょうか？

もちろん、気軽だからといって、ただ漫然と実施していたのではオンライン講演による教育・育成効果は得られません。オンラインならではの特性を把握し、適切なツール・環境を整えるのも重要ですが、なによりも、オンライン講演の目的・目標を明確にすることが肝心。オンラインでもオフラインでも変わらない本質を見失わないことが大事なのです。

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