業務改善で問題点の洗い出しを行う必要性3つを解説！方法や注意点を確認

業務改善で問題点の洗い出しを行う必要性3つ

問題点の洗い出しは業務改善の基盤であり、多くの側面に影響を与える重要なステップです。組織は定期的に問題点を特定し、改善プロセスを継続的に進化させることが成功に不可欠です。業務改善で問題点の洗い出しを行う必要性を3つ紹介します。

1. 効率向上とコスト削減につながる

業務改善における問題点の洗い出しは、効率向上とコスト削減に直結します。問題点の特定と改善により、業務プロセスの余分な部分を削減し、従業員の時間とリソースを最適にできます。労力と時間の浪費が減少し、業務全体の効率性が向上するでしょう。

適切な改善策を導入することで、コスト削減が可能となります。余分な資源の使用を最小限に抑えることで生産性を高め、結果的にコスト削減につながります。

2. 顧客満足度が向上する

業務改善における問題点の洗い出しは、顧客満足度の向上につながります。問題点を特定し改善することで、製品やサービスの品質が向上し、顧客がよりよい体験を享受できるでしょう。不正確な情報や遅延、品質不良などの問題は、顧客に不満をもたらし信頼性を損ないます。

問題点を解決することで、正確かつ迅速なサービス提供が可能となり、顧客と信頼関係を築けます。顧客満足度向上は長期的なビジネス成功に不可欠であり、自社の成長に重要な要素です。

3. リスク管理になる

業務改善における問題点の洗い出しは、リスク管理において重要な要素です。問題点を見逃すことは、組織に対する潜在的なリスクを増加させる可能性があります。

たとえば、品質コントロールの問題があれば、不良品の生産や顧客からのクレームが増加し、法的問題やブランドイメージの損害を招く可能性があります。問題点の洗い出しはリスク管理の鍵であり、組織が予測可能なリスクを最小限にすることで、不測の事態に備えられるでしょう。

業務改善で問題点となる例一覧

業務改善の問題点は業界や組織により異なりますが、一般的な問題点は以下のとおりです。

上記は一般的な問題点の例であり、組織や業界により異なる要因が影響を及ぼします。業務改善プロジェクトは、企業の問題を特定し、適切な対策を講じて組織の効率性や競争力を向上させるために行いましょう。

業務改善で問題点の洗い出しを行う方法3つ

業務改善で問題点の洗い出しを行う方法を3つ紹介します。

1. 社内でヒアリングをする

社内でのヒアリングは、業務改善において組織内の意見を反映させる重要な手法です。従業員と対話し、彼らの視点や経験から問題点を特定します。従業員が日々直面する課題や不具合を理解し、潜在的な問題を浮き彫りにします。

対話を通じて得られるフィードバックは、客観的な情報源として貴重であり、改善の方向性を確立することが可能です。組織内の知識と経験を最大限に活用し、持続可能な業務改善を実現する重要なステップです。

2. 問題の優先順位付けを行う

問題の優先順位付けは、業務改善プロセスにおいて重要なステップです。問題の優先度は、重要性や影響度、緊急性に基づいて設定されます。高い影響や緊急性を持つ問題にフォーカスし、解決することで、組織に最も大きな利益をもたらすでしょう。

優先順位付けはリソースの配分を最適化し、改善プロジェクトを段階的に実行するための戦略となります。組織は限られたリソースを最も重要な問題に集中させ、持続的な業務改善を促進します。

3. フレームワークを活用する

フレームワークを活用することは、業務改善において体系的なアプローチを提供します。たとえば、PDCAやBPMNなどのフレームワークは、問題特定や分析、解決に役立ちます。

フレームワークを活用することで、問題の発生源を明確にし、対策を計画的に実行できるでしょう。組織に適したフレームワークを選び、問題の体系的なアプローチを確立することで、業務改善の成功確率が高まります。

PDCA【フレームワーク】

PDCAサイクルは、業務改善に広く使用される効果的なフレームワークで、持続的な進歩と品質向上を促進します。

PDCAサイクルは、持続的な改善と品質管理に使用され、問題の解決と継続的な進歩を支援します。プロジェクトやプロセスの最適化に役立つ重要なアプローチです。

BPMN【フレームワーク】

BPMN（Business Process Model and Notation）は、業務改善に活用できる効果的なフレームワークです。ビジネスプロセスを文書化し、改善の機会を特定するのに役立ちます。BPMNの主要な要素は以下のとおりです。

BPMNは、ビジネスプロセスを効果的にモデル化し、改善の機会を特定できます。可視化とプロセス最適化において中心的な役割を果たします。

業務改善の問題点を洗い出す際の注意点3つ

業務改善の問題点を洗い出す際の注意点を3つ紹介します。

1. 客観性を保つ

業務改善の問題点を洗い出す際は、客観性を保つことが重要です。データに基づいた判断を行い、関与者の経験や意見を客観的な視点から評価しましょう。疑問を提起し、仮説を検討することで、客観的な視点を確立します。

関係者からのフィードバックと批判を受け入れ、データの品質と信頼性を確保することが重要です。客観性を保つことは、誤った問題特定を防ぎ、効果的な改善策の策定につながるため、組織の成果向上に寄与します。

2. 根本の原因を特定する

業務改善の問題点を洗い出す際は、根本の原因を特定することが重要です。表面的な問題を修正するのみでは、問題が再発する可能性が高いため、根本原因を突き止めることが不可欠です。

根本の原因を特定することで、将来的な問題の予防と、持続的な改善策の実施が可能になり、組織の効率性と品質向上に寄与します。

3. 改善の継続性を確保する

業務改善の問題点を洗い出す際は、改善の継続性を確保しましょう。改善は1度だけの取り組みではなく、持続的なプロセスである必要があります。改善策の実施後、その効果を定期的にモニタリングし、必要に応じて調整を行いましょう。

改善プロジェクトを継続的にフォローアップし、成果を評価します。改善の継続性を確保するために、問題点を持続的に洗い出し、変化する状況に適応する体制を築くことが不可欠です。

まとめ

コンサルタントは外部の視点から組織を評価し、客観的な分析ができます。内部の従業員と異なり客観的かつ論理的に問題を見つけられるでしょう。

比較ビズには、業務改善に詳しいコンサルタントが多数在籍しています。コンサルタントの専門知識と経験は、業務改善プロジェクトの成功に不可欠であり、迅速かつ効果的な改善を実現するのに役立つでしょう。自社の業種や予算などから、比較ビズで一括見積を検討してみてください。

監修者のコメント

株式会社Pro-D-use

取締役副社長 岡島 光太郎

2009年：(株)リクルートに新卒で入社。営業部署・企画部署にて責任者を務める。（在籍中は、MVPやマネジメント賞など、多数受賞。）
2013年：(株)データX（旧：フロムスクラッチ）の創業期に転職。営業や新卒・中途採用の責任者を務める。
2014年：アソビュー(株)に転職。その後、営業責任者、新規事業責任者、事業企画を歴任。
2015年：(株)Pro-D-useを創業。取締役副社長（現任）に就任。新規事業の立上げ〜収益化、成果を上げる営業の仕組み作り、採用〜組織の構築、Webマーケティングを主軸とした売れる仕組み作り、業務システムの導入・運用、融資を中心とした資金調達〜財務のコンサルティングを得意としている。
また、個人でも中小企業の融資を支援するサービス「中小企業の融資代行プロ.com」を運営するなど、一貫して中小企業を支援することを生業にしている。

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「業務改善」は、闇雲に進めてもインパクトのある効果は期待できません。私が業務改善の現場でよく見てきたのは、多くの企業では問題の本質を見誤り、場当たり的な対処に終始してしまうケースです。

なぜ、そのような事態に陥るのか？それは現状の「問題点の洗い出し」が不十分である、ここに集約されます。現状を正しく認識しないまま改善策を講じても、効果のある業務改善にはつながりません。

経営者やプロジェクトマネージャーは、時間がかかっても構わないので、「会社の健康診断」をするように、本質的な原因を特定し、現状の「可視化」とその根本原因を徹底的に洗い出すことから始めましょう。

このプロセスを軽視すると、効果的な業務改善は不可能になりますので、しっかりと本腰を入れて取り組みましょう！

執筆者

比較ビズ編集部では、BtoB向けに様々な業種の発注に役立つ情報を発信。「発注先の選び方を知りたい」「外注する際の費用相場を知りたい」といった疑問を編集部のメンバーが分かりやすく解説しています。