おすすめの会議室予約システムを提供している会社9選！選ぶポイントや費用相場を解説
- 会議室予約システムを選ぶ際のポイントは？
- 会議室予約システムを導入する際の費用相場は？
- おすすめの会議室予約システムを提供している会社は？
「会議室予約システムを導入したいが、おすすめの会社がわからない…」という方必見！
この記事では会議室の効率的な利用を考えている企業やオフィスの管理者に向けて、おすすめの会議室予約システムを提供している会社を紹介。会議室予約システムを選ぶ際のポイントも解説します。
会議室予約システムは、業務の効率化、コスト削減、従業員の利便性向上などの多くのメリットをもたらします。会議室予約システムを導入する際の費用相場も紹介しているので、システム導入を検討しているIT担当者や経営者もぜひ参考にしてください。
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会議室予約システムの主な機能
会議室予約システムは、社内会議室や貸会議室の予約・利用状況を一元管理し、効率的な運営を実現するシステムです。会議室予約システムの主な機能は、以下のとおりです。
| 会議室の一元管理 | ・会議室の空き状況や予約状況をカレンダー形式で表示 ・利用可能なスペースをひと目で確認できる |
|---|---|
| 会議室の予約 | ・希望日時や設備、収容人数などの条件を選択し予約を作成 ・予約の変更やキャンセルも柔軟に対応できる |
| 予約情報の通知とリマインダー | ・予約が確定すると、参加者全員に通知を送信 ・会議時間が近づくとリマインド通知を送ることで、スケジュールの確認を促す |
| 利用状況の分析 | ・会議室の利用履歴をデータとして蓄積し、ヒートマップやグラフを使って可視化 ・空き予約が多いユーザーや稼働率の高い時間帯など、利用実態を詳細に分析できる |
| 予約の自動キャンセル | ・会議室が一定時間利用されない場合、自動で予約をキャンセルする機能 ・空き予約を防ぎ、会議室の有効活用を促進する |
| 終了アラート | ・会議終了時刻が近づくと、参加者のPCやスマホに通知を表示する機能 ・会議の時間管理を支援し、無駄な延長を防ぐ |
| アクセス制限設定 | ・ユーザーグループや部署ごとに予約可能な会議室を制限する機能 ・特定の会議室を特定の部門や役職に限定して利用できる |
会議室予約システムを選ぶ際のポイント3つ
ここでは、会議室予約システムを選ぶ際のポイントを3つ紹介します。
- 自社に必要な機能を揃えている
- 柔軟性とカスタマイズ性がある
- 初期費用とランニングコストが予算にあう
1. 自社に必要な機能を揃えている
会議室予約システムを選ぶ際、自社が必要としている機能が揃っているかを確認しましょう。予約の重複防止機能、リアルタイムの空き状況確認機能、社外からの予約対応、利用状況の分析機能などが挙げられます。
利用するデバイス（PC、スマートフォン、タブレットなど）に対応しているかや、クラウド型とオンプレミス型の選択肢も考慮に入れるといいでしょう。
2. 柔軟性とカスタマイズ性がある
会社の規模や、業務の変化に対応できる柔軟性とカスタマイズ性も重要なポイントです。予約時間や会議室の設定を調整できる機能、他のシステム（カレンダーアプリや人事システム）との連携、将来的な拡張性があるかを確認しましょう。
ユーザーごとのアクセス権限の設定ができる、組織の運用ポリシーにあった調整が可能なシステムであることも選定基準となります。
3. 初期費用とランニングコストが予算にあう
システム導入にかかる初期費用や月々のランニングコストが、予算に合致しているかも重要です。多機能なシステムほど費用が高くなる傾向があるため、実際に使わない機能まで含まれたプランを契約してしまわないよう注意しましょう。
追加費用（サポート費用や機能追加費用など）が発生する場合もあるため、事前に総合的なコストを把握しておくことが大切です。
会議室予約システムを導入する際の費用相場
会議室予約システムを導入する際の費用は、標準版の初期費用が15,000円、月額費用が3,000円が一般的な相場です。
実際の費用は、システムの種類や提供される機能、導入規模により大きく異なります。初期費用とランニングコストのバランスを見極め、自社の予算にあうものを選ぶことが重要です。
【実績が豊富】おすすめの会議室予約システム5選
| 社名 | 3つの特徴 | 住所 |
|---|---|---|
| 株式会社リザーブリンク |
| 港区南青山1-1-1 新青山ビル東館19F |
| 株式会社インタークエスト |
| 大阪市中央区南本町3-1-12 カネセ中央ビル8F |
| 株式会社日立ソリューションズ |
| 品川区東品川4-12-7 |
| 株式会社RECEPTIONIST |
| 目黒区青葉台3丁目6−28 住友不動産青葉台タワー 8F |
| 株式会社Colorkrew |
| 台東区浅草橋5-20-8 CSタワー7F |
株式会社リザーブリンク
参照元：株式会社リザーブリンク
- ユーザーの課題に最適なパッケージを提案
- 4,000社を超える豊富な導入実績あり
- 専門チームが導入から運用までフルサポート
東京都港区南青山に本社を置き、会議予約システム チョイスリザーブを開発した会社。予約に関する課題を抱える企業のために開発し、ユーザーのお困り事に合った最適なパッケージを提案します。
予約管理の効率化を実現。予約管理のノウハウを持つ専門チームが、導入から運用までしっかりサポートします。大手企業から公共機関まで、4,000社を超える導入実績が豊富。
住所：東京都 港区南青山1-1-1 新青山ビル東館19F
株式会社インタークエスト
参照元：株式会社インタークエスト
- さまざまな業種に対応可能
- 独自のシステムカスタマイズが可能
- 1ヶ月の無料トライアルを用意
大阪府大阪市中央区に本社を置き、会議室予約システム リザエンを開発した会社。200以上の業種に対応しています。
20年以上にわたって、上場企業から中小零細企業まで多くのユーザーの予約受付や予約管理業務の効率化に貢献。高いセキュリティ性を誇っています。1ヶ月の無料トライアルを用意。気軽に導入できます。
住所：大阪府 大阪市中央区南本町3-1-12 カネセ中央ビル8F
株式会社日立ソリューションズ
参照元：株式会社日立ソリューションズ
- オフィススペースの最適化と固定費削減を実現
- 世界2,000社以うえで導入
- 導入後のサポート体制も万全
東京都品川区東品川に本社を構え、会議予約システムCondecoを開発した会社。世界2,000社以うえで導入されています。
座席や会議室予約の提供はもちろん、オフィススペースの最適化と固定費削減を実現。新常態に対応したオフィス管理ができ、オフィス利用スタイル変化を強くサポートします。導入後のサポート体制も万全で、安心して利用が可能。
住所：東京都 品川区東品川4-12-7
株式会社RECEPTIONIST
参照元：株式会社RECEPTIONIST
- シンプルな操作性が魅力
- 会議に関する問題をスッキリ解消
- 会議をスムーズに進められ効率的
東京都渋谷区に本社を置き、会議室予約システム 予約ルームズを開発した会社。会議に関する悩みを解消できます。
空いている会議室がすぐにわからない、予約がダブルブッキングするなどの問題が解消。無駄な時間をかけず、会議をスムーズに進められます。操作は簡単で、一目で空室を把握可能。
住所：東京都 目黒区青葉台3丁目6−28 住友不動産青葉台タワー 8F
株式会社Colorkrew
参照元：株式会社Colorkrew
- 導入実績は600社以上
- さまざまな機能を搭載
- フル機能を30日間無料で体験可能
東京都台東区浅草橋に本社があり、会議室予約システムColorkrewBizを開発した会社。導入実績は600社を超えています。
会議予約にかける時間などの無駄を大幅に削減。業務の効率化を図れます。備品管理や社内決算、毎日のチェックイン時間をお知らせする通知機能や、パスワードレスのログインを可能にするワンタイムQR認証など、さまざまな機能を搭載。生産性向上を可能にします。
住所：東京都 台東区浅草橋5-20-8 CSタワー7F
【格安】おすすめの会議室予約システム1選
| 社名 | 3つの特徴 | 住所 |
|---|---|---|
| 株式会社内田洋行 |
| 中央区新川2-4-7 |
株式会社内田洋行
参照元：株式会社内田洋行
- 英語にも対応
- 会議室のムダ削減と利便性の向上を実現
- 低価格のため導入が安易
東京都中央区新川に本社を構え、会議室予約システムSmartRoomsを提供している会社。英語にも対応しており、グローバルなオフィスでも利用できます。
会議室のカラ予約を解消する自動キャンセル機能などを搭載。会議室のムダ削減と利便性の向上を実現します。価格設定がリーズナブルで、導入しやすく導入実績が豊富。サポートもしっかりしているので安心です。
住所：東京都 中央区新川2-4-7
【充実したサポート】おすすめの会議室予約システム3選
| 社名 | 3つの特徴 | 住所 |
|---|---|---|
| パナソニック ソリューションテクノロジー株式会社 |
| 港区東新橋2-12-7 住友東新橋ビル2号館 |
| ACALL株式会社 |
| 神戸市中央区加納町4-2-1 神戸三宮阪急ビル13F |
| ソニーネットワークコミュニケーションズ株式会社 |
| 港区港南1-7-1 |
パナソニック ソリューションテクノロジー株式会社
- さまざまな機能を搭載
- 会議室の稼働率アップを実現
- 30日間の無料トライアルを用意
東京都港区東新橋に本社を置き、会議室予約システムBizRoomを開発した会社。会議の稼働率を高め、社員の生産性向上を支援します。
会議室の利用実態の分析が可能。予約状況も簡単にチェックできます。30日間の無料トライアルを用意。導入後のサポートもしっかり対応し、安心して気軽に導入できます。
住所：東京都 港区東新橋2-12-7 住友東新橋ビル2号館
ACALL株式会社
参照元：ACALL株式会社
- スムーズに会議ができるいろいろな機能を搭載
- さまざまな働き方を実現
- サポート体制もしっかりして安心
兵庫県神戸市中央区に本社を構え、会議室予約システムWorkstyleOSを提供している会社。導入するとさまざまな働き方が実現できます。
自動受付・入退館管理や座席予約、オフィス分析などのさまざまな機能を搭載。スタートアップ企業から大手企業までさまざまな業界の導入実績が豊富で、サポート体制もしっかりしています。
住所：兵庫県 神戸市中央区加納町4-2-1 神戸三宮阪急ビル13F
ソニーネットワークコミュニケーションズ株式会社
- フリーアドレス導入・運用をサポート
- 業務の効率化を実現
- スケジュール管理アプリとの連携が可能
東京都港区港南に拠点を構え、会議室予約システムNimwayを提供している会社。ワークスペースの管理や予約からデータ分析までを可能です。
フリーアドレス導入・運用をサポート。スマホからでも、座席や会議室の空き状況の確認や予約ができます。オフィス内の同僚の位置も把握可能。スケジュール管理アプリと連携できます。
住所：東京都 港区港南1-7-1
まとめ
会議室予約システムを導入することで、業務効率化や情報管理の改善など多くのメリットが得られます。いつ、誰が会議室を利用したかの履歴も管理できるため、トラブル時の証跡としても活用できます。
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これはコロナ禍やリモートワークによってオンライン会議をする場合でも会議室を使用しているためです。 また、会議が長引いたり、仮予約だけして実際使われていないなどの事例もあります。
会議室予約システムを用いることで、会議室の利用がルール化されるため会議室運用の自動化と運営の効率化を実現できます。
会議室は社屋の増築や間取りの変更をしない限り変更がないため、システムのメンテナンスが少ないということもメリットの一つです。
比較ビズ編集部では、BtoB向けに様々な業種の発注に役立つ情報を発信。「発注先の選び方を知りたい」「外注する際の費用相場を知りたい」といった疑問を編集部のメンバーが分かりやすく解説しています。
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