ワークフローシステムは自作できる！3つのメリットと自作する方法を解説

ワークフローシステムを自作する3つのメリット

ワークフローシステムを自作するメリットは、以下の3つです。他社のワークフローを利用するよりも導入費用や運用コストを削減できる点が大きなメリットでしょう。

1. 導入・保守運用コストを削減できる

ワークフローシステムを自作すると、導入する費用や月額費用がかからないため、コスト削減になります。

他社のワークフローシステムを利用すると、クラウドの場合は1ユーザーあたり月額300円〜500円が相場になります。オンプレミス型のワークフローシステムは、導入費が100万円以上で月額の保守費用が別途必要になり、クラウド型よりさらに高額です。

自作できるワークフローシステムは複雑なシステム開発が不要で、エンジニアではない人も作成できる点がメリットでしょう。

2. 自社の業務フローに適したシステムを作れる

ワークフローシステムを自作すると自社の業務フローに適したシステムが制作できます。たとえば、申請書に独自の項目が必要な場合や承認者が不要の申請書など自社独自のフローを制作できるでしょう。

他社のワークフローシステムを導入すると、システムの仕様にあわせて業務を変更しなければならない場合があります。現場の意見や承認者の要望をシステムに反映できる点もメリットでしょう。

3. 情報漏洩のリスクを低減できる

自作したワークフローシステムは、情報が管理しやすく情報漏洩のリスクを低減できます。外部に情報が漏れることなく、自社内で完結できるためセキュリティ面でも安心できるでしょう。

制作したワークフローシステムをクラウドに配置する場合には、サーバー側のセキュリティに注意しましょう。

ワークフローシステムを自作する3つのデメリット

ワークフローシステムを自作するデメリットは、以下の3つです。他社のシステムを利用する場合と違い、制作する時間を計算しておかなければなりません。

1. 社内で自作する時間が必要になる

ワークフローシステムを自作する場合は、自作する時間を確保しなければなりません。複雑なプログラミングスキルは不要でも、自作方法を学ぶ必要がある点はデメリットでしょう。

社内でITリテラシーが高い人や業務フローを把握している人を割り当て、自作する時間を確保する必要があります。

2. マニュアル類を自社で作る必要がある

他社のワークフローシステムにはマニュアルや操作方法がわかるドキュメントが用意されています。ワークフローシステムを自作する場合は、社内の人に使ってもらいやすいようマニュアルを新たに作らなければなりません。

社員がスムーズに利用開始するためには、操作方法を伝える説明会を開催し、トライアル期間も計算しておきましょう。

3. トラブル発生時に自分たちで解決する必要がある

他社のワークフローシステムで使い方がわからなかったりトラブルが起こったりしたときには、サポートに問い合わせができます。ワークフローシステムを自作すると、トラブル対応は自社で完結しなければならない点がデメリットです。

保守費用・サポート費用がかからない分、社内に問い合わせ窓口を用意する必要があるでしょう。

ワークフローシステムを自作する3つの方法

ワークフローシステムを自作する方法は、以下の3つの方法があります。

1. Excelを活用して自作する

Excelを活用してワークフローシステムを自作できます。Excelは普段から利用している人が多いため、ワークフローの導入がスムーズにできる点はメリットでしょう。

Excelで自作したときは、作成した申請書を誰に回すか自分で選択しなければならない点に注意しましょう。自動でワークフローの設定ができるわけではない点はデメリットといえます。

Excelで自作・運用する手順

Excelでワークフローを自作して運用する手順は、以下のとおりです。

簡単に作成できる反面、稟議書ファイルのコピーが手間に感じる場合もあるでしょう。

2. Googleフォームを活用して自作する

Googleフォームを活用することで、自作でワークフローシステムが制作できます。メール通知や承認機能の設定もでき、ワークフローとして問題なく利用できるでしょう。

ルート設定は自分で行わなければならず、高度な設定をしたい場合には簡単なプログラムが必要になります。

Googleフォームで自作・運用する手順

Googleフォームで自作・運用する手順は、以下のとおりです。

Googleフォームの拡張には、Googleが提供しているツールや、インターネット上で公開されているアドオンなどを利用できます。ツールをGoogleフォームへ実装しカスタマイズすることで組み込めるようになります。

3. オープンソースを活用して自作する

オープンソースとして公開されているワークフローを利用することで、自作で社内に導入できるでしょう。オープンソースは継続して改訂が続けられており、高度なワークフローの導入が可能です。

サーバー構築をしなければならない点や社内の運用にあわせるためにプログラミングの知識が必要な点はデメリットといえます。

オープンソースで自作・運用する手順

オープンソースで自作・運用する手順は、以下のとおりです。

オープンソースを選ぶ際には、定期的にバージョンアップをしているシステムを選びましょう。ワークフロー導入の効果を出すためには、導入後も継続的なカスタマイズが必要です。

既存のExcel申請書を利用できるシステム3つ

既存のExcel申請書を利用できる代表的なシステムは、以下の3つです。使い慣れたExcelのフォーマットを利用できるため、導入時に社員の理解を得やすくスムーズに運用開始できるメリットがあります。

1. AppRemo

参照：AppRemo

「AppRemo」は、Excelで作成した申請書をそのまま利用できるワークフローシステムです。自由にデザインでき、新しい申請書を作成するもの容易です。

プルダウンでのリスト選択・Excel関数の利用・データ入力規則・シート保護などExcelの基本機能が利用できる強みがあります。

2. コラボフロー

参照：コラボフロー

「コラボフロー」は、Excelで作成した申請フォームを自由に組みあわせてさまざまなレイアウトの帳票を出力できます。たとえば、見積書を入力する画面を拡張して、納品書や請求書を出力できるため、書類が変わるたびに何度も入力する手間がかかりません。

申請情報の書き換えが不要になる点も、情報の信頼性が高まるメリットといえるでしょう。

3. X-pointクラウド

参照：X-point Cloud

「X-pointクラウド」は専用画面をとおして、これまで利用してきたフォーマットにあわせた申請書が作成できます。フィールドごとにプロパティの設定ができ、複雑なレイアウトにも対応できる点がメリットでしょう。

操作しやすい設定画面で、ワークフローを利用していなかった人でも簡単に利用できます。

ワークフローシステムを自作するときの3つの注意点

ワークフローシステムを自作するときの注意点は、以下の3つです。初めて自作するときは、社内に徐々に浸透できるようにステップ導入がおすすめです。

1. 柔軟性・拡張性があるか確認する

ワークフローシステムを自作するときは「柔軟性」「拡張性」に配慮して作成する必要があります。自作する前に、さまざま業務内容を可視化しておきワークフローのパターンを把握しておくことが重要です。

たとえば、申請書類が社内にどれくらいあり、種類やカテゴリで分けておくようにしておくといいでしょう。

2. 少しずつトライアルできる環境を整える

ワークフローシステムを自作するときは、最初から完璧なシステム構築を目指さないことが重要です。最初から高い目標を立ててしまうと、途中で挫折しやすくなってしまい実現に時間がかかってしまう場合があります。

社内のさまざまな人にトライアルや検証をしてもらいながら作りこんでいく方法がいいでしょう。

3. 周辺システムとの連携を考える

ワークフローシステムは、他のシステムとの親和性が重要になります。たとえば、人事で利用する勤怠管理システムや経理で利用している期間会計システムなどがあります。

周辺システムと連携できるかどうかを確認しながらワークフローシステムを構築しましょう。長期的な視点を持って、将来的にも使えるシステムを自作するのか、一時的な利用なのかを考えておくことで、どの程度の精度が必要なのかがわかります。

まとめ

ワークフローシステムを自作するときは、導入コストや月額コストを削減でき自社の業務にあったワークフローが制作できます。最初から完璧なシステムを目指さずに、導入目的を明確にしておくといいでしょう。Excelをそのまま申請書に利用できるワークフローシステムも参考にしてください。

「比較ビズ」は、ワークフローシステムの自作を支援しているシステム会社を簡単に探すことができ、それぞれの企業を比較して相談ができます。ワークフローシステムの自作を検討している担当者は、ぜひ利用してください。

監修者のコメント

株式会社ラテラルリンク

代表取締役 岩井昌弘

徳島県出身　名古屋大学情報文化学部卒業。同大学院人間情報学研究科修士課程修了。2006年有限会社ラテラルリンクを設立。名古屋市で、Webシステム開発を中心に、Web構築全般、Web活用支援に従事。クライアントは、中小・零細企業から東証一部上場企業、国立大学まで幅広いニーズに対応。経済産業省認定「スマートSMEサポーター」。

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ワークフローシステムに限らず、システム開発を外注する場合、要求定義をおこないます。要求定義とは、システムを利用する各部署と入念な打ち合わせをおこない求める仕様を具体化する工程です。この要求定義をもとに、開発会社は要件定義をおこないます。社内に、自作できる人材がいる場合、これらの工程を効率的に進めることができますので、自作を検討するのは有効です。

完全に自作しないまでも、社内でプロトタイプ（試作品）を開発できるという点もメリットです。必要のない余分な機能を設けてしまった、設計通りに作成したのに実際に運用してみると使いづらいものになってしまった、という問題を早い段階で明らかにすることができ、システムの完成度を高めることができます。

もう1つの観点として、組織は一定では無く規模や人材は常に変化していきます。自作は、そういった変化にも対応しやすいという点も、自作か否かの判断基準になるでしょう。

執筆者

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