無料で使えるワークフローシステムの選び方のポイント!メリット・デメリットとおすすめ製品4選！

無料ワークフローシステムでできること

無料ワークフローシステムでは、業務中に発生する複数人が関わる手続きを自動化できます。たとえば下記の承認・申請です。

申請者はシステムに入力するだけで申請でき、承認者はワンクリックで承認可能です。ワークフローシステムによる業務効率化には、申請用紙の受け渡しミスを減らせる・社外にいても申請/承認できるメリットがあります。

無料ワークフローシステムを選ぶ3つのポイント

無料のワークフローシステムを選ぶ際は次に3つのポイントに注意しましょう。

上記3つを把握したうえで比較することで、自社に合ったワークフローシステムを導入できます。

1. ワークフローシステムのタイプ

まずはワークフローシステムのタイプで比較検討しましょう。無料・有料問わず、ワークフローシステムには下記の4つのタイプがあります。

企業の状況に関わらずベストと断言できるタイプは存在しません。メリット・デメリットを踏まえて自社に合ったタイプを選びましょう。

2. 無料で利用できる期間

無料ワークフローシステムを選ぶポイントの2つ目は、無料で利用できる期間の長さです。多くのワークフローシステムは1週間や30日間など無料での利用期限が定められています。 無料期間が終了すると、自動的に有料プランへ移行するケースも珍しくありません。

「無料プランを申し込んだのに気づいたら課金が始まっていた」とならないよう、無料期間が長いワークフローシステムを選びましょう。有料プランのお試しで利用する場合は、無料期間が2週間〜4週間あれば十分です。

3. 無料で利用できる機能

無料で利用できる機能の数や種類も、ワークフローシステムを選ぶポイントです。多くのワークフローシステムの無料トライアル版やフリープランには、機能制限が設けられています。 無料で使えるワークフローシステムでは、十分なお試しができない・途中で機能不足になる場合もあるでしょう。

基本的な申請・承認は前提として、細かなルート設定やスマートフォンからの操作など付加的な機能の有無を確かめることも重要です。豊富な機能を使いたいのであれば、有料ワークフローシステムを選ぶことをおすすめします。

【比較表あり】無料ワークフローシステムおすすめ10選

おすすめの無料ワークフローシステムは下記の10個です。

下記でそれぞれ詳しく解説します。

1. SmartFlow｜ワークフロー特化タイプ

引用：SmartFlow

SmartFlowは、インド系企業のVeBuIn株式会社が開発・提供しているクラウド型ワークフローシステムです。製造や小売、大銀行など幅広い業界の3,000社以上で導入されています。

特徴

SmartFlowの特徴は、モバイルファーストデザインとなっていることです。 スマートフォンやタブレット端末に対応しているため、時間や場所を問わず申請や承認ができます。

システム画面は英語版と日本語版の2種類が用意されており、中国語や韓国語などの入力も可能です。外国人スタッフが多い企業には特におすすめのワークフローシステムです。

機能

SmartFlowに搭載されている主な機能は次のとおりです。

さらに80種類以上のテンプレート、slackやmircosoft azureなどの外部サービス連携機能も用意されています。

料金プラン

SmartFlowには2つのプランが用意されており、どちらも30日間は無料で利用できます。30日が経過しても、有料プランへの移行申請をしない限り課金は開始されません。

参照：SmartFlow公式サイト

2. ジョブカンワークフロー｜ワークフロー特化タイプ

引用：ジョブカンワークフロー

ジョブカンワークフローは株式会社Donutsが提供しているワークフローシステムです。 シリーズ累計で150,000社以上もの導入実績があります。

特徴

ジョブカンワークフローの特徴は、他社のシステムと連携しやすいことです。 GoogleアカウントやAmazonビジネス、クラウドサインなどさまざまなサービスとの連携に対応しています。

わかりやすい画面設計で、ITリテラシーが高くない方でも簡単に操作できるため、好評を得ています。

機能

ジョブカンワークフローに搭載されている主な機能は次のとおりです。

通知機能があるため、申請の確認漏れを防ぎやすいです。

料金プラン

ジョブカンワークフローにはお試し版が用意されており、30日間以内であれば無料で利用可能です。機能制限は設けられていないため、有料プランと同じ機能を自由に利用できます。

30日が経過しても、有料プランへの移行申請をしない限り課金は開始されません。

参照：ジョブカンワークフロー公式サイト

3. App Remo｜ワークフロー特化タイプ

引用：App Remo

App Remoは株式会社システムエグゼが提供するワークフローシステムです。20ユーザーまで・10フォームまでの制限はありますが、ずっと無料で利用できます。

特徴

App Remoの特徴はExcelの申請書をそのまま利用できることです。既存の申請フォームを活用できるため、完全に新しいシステムを導入する場合と比較して移行コストを抑えられます。

プルダウン選択やシート保護などのExcelの機能を活用でき、入力ミスを削減できる点もApp Remoのメリットです。

機能

App Remoに搭載されている主な機能は次のとおりです。

ワークフローシステムに必要な機能は網羅できています。

料金プラン

App Remoにはずっと無料で使い続けられるFreeプランがあります。20ユーザー・10フォームまでという制限はあるものの、小規模な組織であれば十分実用できるレベルです。

まずはFreeプランを試してみて、承認体制に合っていれば有料プランを検討しましょう。

参照：App Remo公式サイト

4. iQube｜グループウェアタイプ

引用：iQube

iQubeは株式会社ガイアックスが提供しているワークフロー機能つきクラウド型グループウェアです。物流や通信、病院など計9,000社以上の導入実績があります。

特徴

iQubeの特徴はワークフローフォームのカスタマイズが可能な点です。 項目設定や経路設定などを行うことで、自社にとって使いやすいワークフローシステムを作ることができます。

ワークフロー特化システムではなくグループウェアであるため、情報共有のしやすさも特徴です。 文書共有機能や社内wiki機能、メッセージ機能などが用意されており社員同士であらゆる情報を簡単に共有できます。

機能

iQubeに搭載されている機能は次のとおりです。

ワークフロー以外にもさまざまな機能を備えているため、社内システムをiQubeに一元化できます。

料金プラン

iQubeには1カ月無料プランが用意されています。10ユーザーまでの制限がありますが、無料で全機能を試すことが可能です。

無料期間が終わると利用できなくなり、プラン移行にはサポートへの連絡が必要です。

参照：iQube公式サイト

5. GRIDY｜グループウェアタイプ

引用：GRIDY

GRIDYはナレッジスイート株式会社が提供しているワークフロー機能つきSaaS型グループウェアです。初期費用や月額費用が無料となっているため小規模事業者でも気軽に利用できます。

特徴

GRIDYの特徴は、無料でありながら機能が豊富な点です。ワークフローだけではなくプロジェクト管理機能やメッセージ機能、備品管理機能など計23個もの機能が搭載されています。

データ通信暗号化やアクセス制限機能などのセキュリティ対策が行われているため、安心して導入できます。

機能

GRIDYに搭載されている機能は次のとおりです。

すべての機能を無料で利用できるため、費用をかけずに社内システムを一元化できます。

料金プラン

GRIDYは月額料金・初期費用ともに無料です。広告が表示されることもなく、快適に利用できます。

GRIDYで機能が足りないと感じたら、有料版「Knowledge Suite」への移行も可能です。

参照：GRIDY公式サイト

6. Group Session｜グループウェアタイプ

引用：Group Session

Group Sessionは日本トータルシステム株式会社が提供しているワークフロー機能を搭載したグループウェアです。大学法人や自治体などさまざまな企業・団体で導入されています。

特徴

Group Sessionの特徴は直感的な操作が可能な点です。ITリテラシーが高くないスタッフでも、ほとんどマニュアルを見ることなく扱えます。

スマートフォンからもアクセスできるため、外出先からでも利用できます（要オプション追加）。

機能

Group Sessionに搭載されている主な機能は次のとおりです。

オプションを追加することでスマートフォンアクセスやプッシュ通知などが可能になります。

料金プラン

Group Session無料版は、ユーザー数や期間の制限なく無料で利用し続けられます。有料オプションの追加も可能です。

「byCloud」「ZION」の有料プランも用意されているため、まずは無料版を試して不十分に感じたら移行することをおすすめします。

参照：Group Session公式サイト

7. Activiti｜オープンソースタイプ

引用：Activiti

Activitiはalfresco社が提供する業務効率化用のオープンソースソフトウェアです。Javaを用いて構築されています。

特徴

Activitiの特徴は高機能なワークフローシステムを構築できること。業務効率化に特化したオープンソースソフトウェアであるため、ワークフローの自動化が容易です。

定期的にアップデートがなされていて、セキュリティ面でも安心できます。

料金プラン

Activitiは一般に配布されているオープンソースソフトウェアであり、料金プランはありません。誰でも無料で利用できます。

利用するにはサーバー環境およびエンジニアが必要となるため、月額30万円〜の予算を見積もっておきましょう。

参照：Activiti公式サイト

8. Tec STORK.｜オープンソースタイプ

引用：Tec STORK.

Tec STORK.はテック情報株式会社が提供しているオープンソースのグループウェアです。社内システムをオープンソースで一元化したい場合におすすめできます。

特徴

Tec STORK.の特徴はワークフロー以外にもさまざまな機能を備えていることです。ワークフローシステムではなくグループウェアであるため、スケジュールや掲示板、施設予約などの利用もできます。

Tec STORK.を利用することで、オープンソースを用いて社内の基幹システムを一本化することが可能です。

料金プラン

Tec STORK.の利用に費用はかかりません。ユーザー数が増えても無料で使い続けられるため、コストを抑えられます。

参照：Tec STORK.公式サイト

9. Exment｜オープンソースタイプ

引用：Exment

Exmentはワークフロー機能を実装できる無料のWebデータベースです。ワークフローを始めとしたデータ管理の電子化を検討している企業におすすめできます。

特徴

Exmentの特徴はシステム上でのデータ管理に特化している点です。ワークフローだけではなくタスク管理や顧客管理、請求書管理などもまとめて電子化できます。

さまざまなデータを一元的に管理できるため、連携や検索がスムーズになることもメリットの1つです。

料金プラン

Exmentのワークフロー機能は無料で利用できます。下記のオプション追加も可能です。

商用ライセンスを取得する場合やクラウド版を利用する場合には、別途、費用がかかります。

参照：Exment公式サイト

10. Excel｜自作タイプ

引用：Excel

Microsoft Excelを用いてワークフローシステムを自作する方法もあります。とにかく費用を抑えたい場合や小規模かつ簡易的なもので十分な場合におすすめです。

特徴

Excelだけを用いてワークフローシステムを構築する場合、高度な自動化はできません。稟議書のフォーマットや承認ルートを作成し、都度、ファイルをコピーして利用します。

高度になりすぎないことはメリットでもあります。ITリテラシーが高くないスタッフでも、Excelであれば抵抗感なくシステム移行に対応可能です。

料金プラン

すでにMicrosoft 365を契約している場合、追加料金は発生しません。無料で簡易的なワークフローシステムを構築できます。

参照：Microsoft Excel公式サイト

無料ワークフローシステムは導入前に試せる点がメリット

無料ワークフローシステムの最大のメリットは、導入前にお試しできる点です。実際に導入・運用してみるまで、ワークフローシステムと自社の相性は見極められません。自社に最適なワークフローシステムを選ぶには、テスト運用が不可欠です。

しかし有料版の導入には下記の費用がかかります。

上記費用を一切負担せずにワークフローシステムをお試しできることは、導入予算が限られている企業にとって大きなメリットです。実際に試してみて自社に合っていることを確認したうえで本契約に移行することで、予算の無駄を削減できます。

無料ワークフローシステムの2つの注意点

無料ワークフローシステムを利用する際は次の2つのポイントに注意しましょう。

無料であれば利用開始後すぐに変更しても違約金は発生しませんが、システム移行にともなう業務調整は大きくなります。注意点を踏まえて、自社の目的に合致した無料ワークフローシステムを選びましょう。

1. 有料版と比べて機能が制限されている

多くの無料ワークフローシステムでは、費用が発生しない代わりに機能制限が設けられています。 せっかくワークフローシステムを導入しても、制限が多くて使いものにならない可能性も考慮しなくてはなりません。

有料プランのお試し期間であれば機能制限なく利用できますが、たいていは30日程度が期限です。無料で使い続けられるわけではない点に注意しましょう。

2. 自動で有料版に移行する場合がある

無料ワークフローシステムの注意点の2つ目は、自動で有料版に移行する場合があることです。有料プランの30日間無料体験を申し込むと、31日目に自動で有料プランに移行するサービスも存在します。

本記事で紹介した「SmartFlow」「ジョブカンワークフロー」などは自分で移行手続きをするまで課金されないと明言されていますが、注意しておいて損はありません。期限つき無料お試しプランを利用する際は、有料プランへの移行方法を確認しておきましょう。

まとめ

無料ワークフローシステムを利用することで、費用をかけずに業務効率化を実現できます。無料プランで試してみて、自社の業務体制や承認フローに合っていると感じたら本契約に移行しましょう。

より自社に最適化されたワークフローシステムを導入したい場合は、開発会社に発注して独自システムを構築することも選択肢の1つです。

ワークフローシステムの開発を依頼できる業者をお探しの方は、ぜひ比較ビズをご利用ください。2分程度の簡単な入力で、業務システムの開発実績が豊富な業者から、一括見積もりを取得できます。

監修者のコメント

株式会社ラテラルリンク

代表取締役 岩井昌弘

徳島県出身　名古屋大学情報文化学部卒業。同大学院人間情報学研究科修士課程修了。2006年有限会社ラテラルリンクを設立。名古屋市で、Webシステム開発を中心に、Web構築全般、Web活用支援に従事。クライアントは、中小・零細企業から東証一部上場企業、国立大学まで幅広いニーズに対応。経済産業省認定「スマートSMEサポーター」。

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無料で、ワークフローシステムを使い続けることを目的とする場合、「機能制限はあるが利用期限がないプランがあるもの」が候補になるかと思います。まだ、何もワークフローシステムを導入していない、あるいは、そもそもワークフロー管理自体をあまり意識していないという状況なら、導入するワークフローシステムに業務を合わせていくのが良いでしょう。

無料で使えるワークフローシステムが、今後も無料で提供され続けるとは限りません。無料プラン自体がなくなる、あるいは無料プランはあるが提供される機能が変わる（今より低機能になり、業務で利用することが困難になる）ということは良くあることです。

このとき、そのまま有料プランに切り替えるか、その他の無料のワークフローシステムに乗り換えるかのいずれかを選ぶ必要に迫られます。

前者の場合、現行の有料プランがどのくらいの料金なのかを確認しておき、仮に有料になった場合のコストをシミュレーションしておきましょう。後者の場合、利用中のシステムに蓄積されたデータの扱いがどのようになるのか、例えばエクスポートができるのか、といったことを確認しておきましょう。

執筆者

比較ビズ編集部では、BtoB向けに様々な業種の発注に役立つ情報を発信。「発注先の選び方を知りたい」「外注する際の費用相場を知りたい」といった疑問を編集部のメンバーが分かりやすく解説しています。