中小企業向け経費精算システム6選｜選び方のポイントや導入メリットを解説

中小企業が経費精算システムを導入するメリット

中小企業では経費精算にかかる業務を手作業で実施していることが多く、全従業員の申請にかかる作業負担や経理担当者の業務が煩雑になりがちです。

経費精算システムを導入することで今までの煩雑な業務を自動化でき、多くのメリットをもたらします。中小企業が経費精算システムを導入するメリットは、次の4つです。

自動計算ができ計算ミスを防げる

中小企業が経費精算システムを導入する1つ目のメリットは、経費の自動計算ができ計算ミスを防げることです。

従業員が交通費や出張費などを申請する際、領収証を1枚ずつチェックしながら手計算する方法が一般的ですが、計算ミスが発生する可能性があります。

経費精算システムを導入することで自動的に計算され、計算ミスを防ぐことが可能です。経理担当側で再計算して計算ミスがないかチェックする作業も削減でき、業務効率化も図れます。

ペーパレス化により経理や事務担当者の負担が軽減できる

中小企業が経費精算システムを導入するメリットの2つ目は、ペーパレス化により経理や事務担当者の負担を軽減できることです。

中小企業では、専任の経理担当を配置していない場合や、経理部門に多くの人員を割けられないことも多いでしょう。経費精算システムによりペーパレス化できれば、紙の申請書を1枚ずつ処理していた経理担当の作業が軽減され、経理部門へ多くの人員を割く必要もなくなります。

必然的に各従業員は経理以外の仕事に専念しやすくなり、社内全体の業務効率化にもつながります。

不正チェックの負担を軽減できる

中小企業が経費精算システムを導入するメリットの3つ目は、経理担当における不正チェックの負担を軽減できることです。

従業員が手作業で経費を精算する際に発生するリスクに、不正請求があります。交通費や旅費など、実際にかかった費用のみが請求されているかを確認する作業は経理担当者にとって大きな負担です。

経費精算システムによってはPASMOやSuicaなどの定期券と自動連携でき、申請の手間を防げるとともに申請漏れや申請ミスや不正を防げます。

申請や承認がスムーズにおこなえる

中小企業が経費精算システムを導入するメリットの4つ目は、申請作業から承認、経理部門への提出の一連の流れがスムーズにおこなえることです。

経費精算をシステム化することで、内容を確認してボタンを押すだけで申請や承認が可能となります。承認者には承認依頼通知がくるため、承認漏れを防げるとともに申請依頼の管理をおこなう手間が省けて便利です。

モバイル対応の経費精算システムを導入しておけば、スマートフォンやタブレット端末からもアクセスできます。いつでもどこでも経費の申請や承認がおこなえるため、申請の先延ばしや承認待ちを防げてスムーズです。

中小企業が経費精算システムを導入するデメリット

中小企業が経費精算システムを導入するデメリットには次の3つがあります。

導入で失敗しないためにも、デメリットもきちんと理解しましょう。

システムの操作方法を覚えなくてはならない

中小企業が経費精算システムを導入するデメリットの1つ目は、システムの操作方法を覚えなくてはならないことです。

紙ベースの申請書からPCやスマホでの申請に切り替わると操作が難しいと感じ、最初のうちは経理部門へ問い合わせが殺到する可能性があります。

場合によっては従業員向けのシステム操作マニュアルを作成したり、講習を開いたりすることが必要です。PC操作に慣れていない従業員が多い場合、機能がシンプルで操作性が簡単なシステムを選定するといいでしょう。

システム導入における初期費用や月額費用がかかる

中小企業が経費精算システムを導入するデメリット2つ目は、システム導入における初期費用や月額費用がかかることです。

費用を抑えることが優先事項であれば、格安な経費精算システムを探す必要があります。費用に見合う効果が出るのか見通しが立たない場合は、トライアルを実施しているシステムを試してみるといいでしょう。

端末ごとに動作チェックが必要となる

中小企業が経費精算システムを導入するデメリット3つ目は、端末ごとに動作チェックが必要となることです。

社内のデスクに設置されたPCからだけではなく、出先やリモートワークにおいて経費精算システムを利用したい場合もあるでしょう。

利用するハードウェアが増えるごとに、それぞれの端末から問題なく接続・利用できるかの動作確認が必要となります。場合によっては経理担当内だけではなく、システム部門と協力しながら環境構築する必要があるため注意しましょう。

中小企業が経費精算システムを選ぶ際のポイント7つ

中小企業が経費精算システムを選ぶ際のポイント7つは次のとおりです。

1. 利用したい機能の充実度を確認する

中小企業が経費精算システムを選ぶ際は、利用したい機能の充実度を確認することが重要です。経費精算システムは種類ごとによって備わっている機能が異なります。

たとえば、システムによっては自社の規定違反チェックをおこなってくれる便利な機能があり、規定チェックの作業を効率化したい場合は導入するべきです。

まずは自社において自動化したい作業を洗い出し、機能に備わっている経費精算システムを導入するといいでしょう。

2. 初期費用と月額費用を確認する

中小企業が経費精算システムを選ぶ場合、初期費用と月額費用を確認しましょう。経費精算システムの料金プランは、格安なものから高額なものまでさまざまあります。

中小企業の場合は、必要最低限の機能が搭載された経費精算システムでも十分なことが多いため、無理に高額なプランを選ぶ必要はありません。

利用しない機能がたくさんついているシステムにお金を支払うのはもったいないため、費用対効果を考えてシステムを選定しましょう。

3. トライアルでシステムの操作性を検証する

中小企業が経費精算システムを選定する際のポイントとして、トライアルでシステムの操作性を検証することも重要です。

経費精算システムによっては無料トライアルを実施している場合があるため、トライアル期間中に従業員にとって使いやすいシステムかどうかを見極める必要があります。

せっかく経費精算システムを導入しても、使い勝手が悪い場合、申請する従業員や経理担当者の負担になる可能性があります。ホームページに記載されている情報だけでは判断しづらいため、できる限りお試し期間を利用するのがおすすめです。

4. セキュリティ対策が実施されていることを確認する

中小企業が経費精算システムを選定する際は、セキュリティ対策が実施されていることを確認しましょう。経費精算システムでは、経営情報、従業員情報など重要な情報を扱います。

セキュリティ対策がされていないシステムの場合、外部に情報がもれてしまったり、ハッキング被害に遭ったりする可能性もあります。セキュリティ対策がしっかりおこなわれている経費精算システムを選んでおけば、万一のときも安心です。

データの暗号化通信に対応しているか、運用監視やバックアップがどのようにおこなわれているのかなどを、念入りにチェックしておきましょう。

5. 導入前後のサポート体制が整っているかを確認する

中小企業が経費精算システムを選定するポイントとして、導入前後のサポート体制が整っているか確認することが挙げられます。

特にコンピューターやITが苦手な場合は、サポート体制が整っている経費精算システムを選ぶのが無難です。カスタマーサポートが用意されているサービスを選んでおけば、導入時のサポートだけではなくいつでも問い合わせできます。

6. 自社の会計ソフトと連携可能かをチェックする

中小企業が経費精算システムを選ぶ際は、自社の会計ソフトと連携可能かをチェックすることも重要です。経費精算システムには、会計ソフトと連携できるものがあります。

自社の会計ソフトと連携できれば、経費精算の内容を会計ソフトに1つひとつ入力する手間が省けて便利です。経費精算システムによって連携できる会計ソフトが異なるため、自社で使用しているソフトが対象となっているかを事前に確認しましょう。

7. 社内規定にあわせた設定が可能かを確認する

中小企業が経費精算システムを選ぶ場合、社内規定にあわせた設定が可能かを確認することもポイントとして挙げられます。

経費精算システムは、社内の規定やルールにあわせて柔軟にカスタマイズできることが重要です。たとえば、今までの紙の申請書と同様のフォーマットが作成できることを確認しましょう。

申請書の様式変更は、混乱や問い合わせの増加を招く原因です。従業員が問題なく利用できるよう、研修の実施が必要になることもあります。できる限り今までのやり方を変えずに自動化できるシステムを選定しましょう。

中小企業におすすめの経費精算システム6選

中小企業におすすめの経費精算システムを6つ紹介します。

1. ジョブカン経費精算（株式会社DONUTS）

引用：ジョブカン経費精算

ジョブカン経費精算は、株式会社Donutsが提供しているクラウドベースの経費精算システムです。シリーズ累計で120,000社以上の導入実績があり、大手から中小までたくさんの企業が利用しています。

ジョブカン経費精算の主な特徴は次のとおりです。

ジョブカン経費精算の機能

ジョブカン経費精算の主な機能一覧は以下のとおりです。

ジョブカン経費精算は特定の会計ソフトとの連携はしていません。「出力設定」をおこなうことで、仕訳データを自社の会計ソフトの形式にあわせて出力できます。

ジョブカン経費精算の料金プラン

• 初期費用：0円
• 月額料金：1ユーザーあたり400円（ジョブカンワークフローなし）
• 月額料金：1ユーザーあたり600円（ジョブカンワークフローあり）

ジョブカンには、申請書項目を自由にカスタマイズでき汎用的な申請書の作成が可能な「ジョブカンワークフロー」があります。ジョブカンワークフローは月額300円で、ジョブカン経費精算とセットで申し込むと月額600円で利用できてお得です。

ジョブカン経費精算は月額料金が業界最安クラスであり、予算が限られている企業でも気軽に導入しやすい経費精算システムです。30日間の無料お試しプランもあるため、安心して利用できます。

2. 楽楽精算（株式会社ラクス）

引用：楽楽精算

楽楽精算は、株式会社ラクスが提供しているクラウド型経費精算システムです。日本国内において、12,000社以上の企業が利用しています。

楽楽精算の主な特徴は次のとおりです。

セキュリティ面では、24時間365日の監視体制、暗号化通信、IPアドレスによるアクセス制限、プライバシーマーク取得など、安心材料が整っています。

楽楽精算の機能

楽楽精算の主な機能一覧は以下のとおりです。

多くの企業に利用されているだけあり、基本的な機能は網羅されています。

楽楽精算の料金プラン

• 初期費用：100,000円
• 月額費用：30,000円〜

月額費用は利用する従業員数に応じて変動します。詳細な料金を知りたい場合は、楽楽精算のホームページの料金シミュレーションで確認できる仕組みです。

無料のトライアル版も用意されているため、各機能のお試し利用ができます。

3. Concur Expense（株式会社コンカー）

引用：Concur Expense

Concur Expenseは、株式会社コンカーが提供しているクラウド型経費精算システムです。中小企業やベンチャー企業向けのStandard版、500名以上いる大企業向けのProfessional版の2種類のシステムが用意されています。

Concur Expenseの主な特徴は次のとおりです。

タイムスタンプを付与することや領収書の画像データを取り込むことも可能です。

Concur Expenseの機能

Concur Expenseの主な機能一覧は以下のとおりです。

詳しい機能は、Concur Expenseのホームページからダウンロードできる「早わかりガイド」資料にも掲載されています。

Concur Expenseの料金プラン

• 初期費用：0円
• Expense Standard Onlyの月額費用：月額30,000円台〜
• Expense Standard エントリーの月額費用：個別見積もり（要問い合わせ）
• Expense Standard ベーシックの月額費用：個別見積もり（要問い合わせ）
• Expense Standard ベーシックプラスの月額費用：個別見積もり（要問い合わせ）

初期設定費用はかかりません。4つのプランがあり、Expense Standard Only以外のプランの場合は個別見積もりのため、直接問い合わせる必要があります。

無料トライアルも実施しているため、まずはお試しで利用してみるといいでしょう。

4. TOKIUM経費精算（株式会社TOKIUM）

引用：TOKIUM経費精算

TOKIUM経費精算は、株式会社TOKIUMが提供している経費精算システムです。使いやすさや満足度の高い経費精算システムで1位を獲得した実績もあり、累計1,000社が導入しています。

TOKIUM経費精算の主な特徴は次のとおりです。

セキュリティ体制は、ISMS認証・Pマークのほか、SOCレポートも取得済みです。

TOKIUM経費精算の機能

TOKIUM経費精算の主な機能一覧は以下のとおりです。

乗換案内は「駅すぱあと」と連携しており、経路を入力するだけで金額を自動算出してくれます。

領収書自動データ化では、専任のオペレーター2名がベリファイ入力方式で領収書内容を代行入力します。精度の高い読み取りが可能です。

TOKIUM経費精算の料金プラン

TOKIUM経費精算では、基本機能を備えたビジネスプランと、さらに高いセキュリティ水準と充実した機能を搭載したエンタープライズプランがあります。

• 初期費用：要問い合わせ
• ビジネスプランの月額費用：10,000円〜
• エンタープライズプランの月額費用：100,000円〜

TOKIUM経費精算の料金は「初期費用＋月額基本料＋領収書／請求書の枚数に基づく従量費用」で構成されています。利用ユーザー数が無制限で、領収書や請求書の枚数による従量課金制のため、無駄な費用が発生しないのが特徴です。

5. jinjer経費 （株式会社ネオキャリア）

引用：jinjer経費

jinjer経費は、株式会社ネオキャリアが提供しているクラウド型の経費精算システムです。テレビ局、大学、通信会社なども利用しており、シリーズ累計13,000社以上の導入実績があります。

jinjer経費の主な特徴は次のとおりです。

セキュリティ面では、全通信の暗号化、第三者認証、不正アクセス、脆弱性診断などが備わっています。

jinjerでは企業の課題を解決するさまざまなサービスを展開しています。経費精算システムに加えて人事労務・経理・契約業務の各サービスを組み合わせることも可能です。

jinjer経費の機能

jinjer経費の主な機能一覧は以下のとおりです。

科目設定機能や自動仕訳機能は、自社の運用ルールにあわせてカスタマイズ可能です。承認漏れを通知するアラート機能をはじめ、便利な機能が多く搭載されています。

jinjer経費料金プラン

• 初期費用：要問い合わせ
• 月額費用：1ユーザーあたり500円〜

シングルサインオン、タイムスタンプ付与、電子帳簿保存などはオプション機能となり、別途有料となります。無料トライアルを実施しているため、まずはお試しで利用するといいでしょう。

6. マネーフォワードクラウド経費（株式会社マネーフォワード）

引用：マネーフォワードクラウド経費

マネーフォワードクラウド経費は、株式会社マネーフォワードが提供しているクラウド型の経費精算システムです。中小企業から従業員数1万名以上の大企業まで、企業の規模にあわせて経費精算のさまざまな課題に対応しています。

マネーフォワードクラウド経費の主な特徴は次のとおりです。

マネーフォワードクラウド経費は経理担当者だけではなく、申請者の申請のしやすさにも配慮されており、従業員全体の業務効率化を図れます。

マネーフォワードクラウド経費の機能

マネーフォワードクラウド経費の主な機能一覧は以下のとおりです。

スマートフォン向けのアプリもあり、いつでもどこでも手軽に利用できるのがポイントです。高額な立替が発生する場合には、事前に金額を受領するための仮払申請および仮払精算も可能です。

マネーフォワードクラウド経費の料金プラン

• 初期費用：0円〜
• 月額プランの月額費用：3,980円〜
• 年額プランの月額費用：2,980円〜

ユーザー数が5人までの場合、月額費用基本料のみで利用できます。6人以上で利用する場合、基本料金に加えて1ユーザー当たり500円の従量課金が必要です。

まとめ

経費精算を自動化し業務効率を上げる経費精算システムは、中小企業に大きく貢献します。本記事では、中小企業が経費精算システムを導入するメリット・デメリット、システムの選定方法やおすすめのシステムを紹介しました。

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監修者のコメント

株式会社GeNEE

代表取締役 日向野卓也

東京工業大学環境・社会理工学院卒業。慶應義塾大学大学院経営管理研究科修了。MBA（経営学修士）取得。国内最大手SIerの株式会社NTTデータで大手法人領域（大手流通企業、大手小売企業）の事業開発、事業企画等の業務に従事。米国スタンフォード大学への研修留学を経て、システム/モバイルアプリ開発会社の株式会社GeNEEを創業。

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経費精算システムは社内の全従業員が使用しますので、システム操作に不慣れなユーザにもわかりやすいものを採用する必要があります。iPhoneなどのスマートフォンで領収書やレシートの写真を読み取ることで申請書を作成できるOCR機能は非常に便利です。出先でも簡単に申請が可能となり、申請漏れや入力ミスを削減できます。

また、従業員が法人カードを利用している場合は、カード利用明細データと連携機能をもつシステムを採用するのがよいでしょう。手入力によるミスを削減でき、操作もより簡潔になることが多いです。これらの各機能の使用感について事前にデモ機能などで確認することをお勧めします。システム担当者だけでなく、使用頻度の高い現場の方々にも参加いただく方が良いでしょう。

自社で利用している会計管理システムへのデータ連携可否や、振込データ出力機能が備わっているかも、事前に確認しておくべきです。うまく連携できない場合や、効率的なデータ連携が難しい場合は、会計管理システムと一体型のシステムの導入を検討すると良いでしょう。

経費精算機能だけでなく、周辺機能も合わせた複合的なサービスも多いです。利用システムを集約することができれば、トラブル対応時などのサポート窓口も統一化でき運用負荷が軽減されます。

執筆者

比較ビズ編集部では、BtoB向けに様々な業種の発注に役立つ情報を発信。「発注先の選び方を知りたい」「外注する際の費用相場を知りたい」といった疑問を編集部のメンバーが分かりやすく解説しています。