オンプレミス型文書管理システムおすすめ5選｜クラウド型とどっちがいい？

文書管理システムとは文書の電子化・一元管理ができるもの

文書管理システムとは、文書の電子化・一元管理をできるシステムのこと。多くの企業が文書管理システムを導入している目的はコストの削減です。

紙の文書を利用している企業では、資料やデータを探すために年間100時間以上を費やしていると言われています。検索や閲覧を簡略化する文書管理システムを導入することで、時間の無駄を省けるのです。

文書管理システムには大きく分けて「オンプレミス型」「クラウド型」の2種類があります。

オンプレミス型は自社のサーバーにシステムを導入

オンプレミス型とは、自社で用意したサーバーにソフトウェアをインストールしてシステムを利用する仕組みのことです。

もともと文書管理システムはオンプレミス型が主流でしたが、近年はシェアを失いつつあります。現在もオンプレミス型の文書管理システムを導入しているのは、大企業や公的機関など、従業員数が多いもしくは文書の機密性が高い組織がメインです。

クラウド型はネットワーク上にあるシステムを利用

クラウド型とは、サービス提供会社が用意しているサーバーにインストールされたシステムを、インターネットを介して利用する仕組みのことです。

オンプレミス型と比較すると後発ですが、使いやすさが評価されて多くの企業・組織で導入されています。ただし機能・セキュリティ両面でのカスタマイズ性の低さは注意したいポイントです。

オンプレミス型の文書管理システムがおすすめなケース

オンプレミス型の文書管理システムは「機能性を重視したい」「セキュリティを重視したい」といった場合におすすめです。下記で詳しく解説します。

1. 機能性を重視したい

機能性を重視する場合にはオンプレミス型の文書管理システムがおすすめです。オンプレミス型文書管理システムには、下記のような豊富なオプションが用意されています。

ただし機能を追加するほど初期費用や運用コストが高くなる点には注意しましょう。

2. セキュリティを重視したい

セキュリティを重視したい場合にもオンプレミス型の文書管理システムがおすすめです。オンプレミス型の場合、自社に設置したサーバーで情報を管理します。オフライン環境でも利用できるため、外部からの不正アクセスといったリスクを軽減することが可能です。

クラウド型文書管理システムでもセキュリティを強化できますが、オンライン接続が必須な点はネックになります。また外部サーバーで情報を管理するため、サービス提供会社のスタッフによる故意的な漏洩にも注意しなくてはなりません。

【2023年最新】オンプレミス型文書管理システムおすすめ5選

おすすめのオンプレミス型文書管理システムは次の5つです。

下記ではそれぞれのシステムについてより詳しく解説します。

参照元：invoiceAgent

• データ化して一元管理
• 小規模な企業でも導入しやすい料金システム
• 電子帳簿保存法に対応

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参照元：evalue 2nd Edition

• 文書管理に関連した機能も豊富
• 社内システムを一本化
• オンプレミス型のグループウェア

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参照元：Confluence Data Center

• システム連携が簡単
• 幅広い情報を一元的に管理
• ナレッジにアクセスしやすい環境を構築

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参照元：Alfresco Content Services

• 柔軟なシステム連携
• 他のアプリケーションからアクセス可能
• 汎用性の高い文書管理システム

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参照元：FileBlog

• 基礎的な機能あり
• 社外から資料にアクセス可能
• 過不足の小さいプランを選択可能

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オンプレミス型文書管理システムを選ぶ3つのポイント

自社に合ったオンプレミス型文書管理システムを選ぶポイントは次の3つです。

導入してから後悔してしまわないように、あらかじめ確認しておきましょう。

1. 必要な機能が備わっているか

自社が必要とする機能が備わっている文書管理システムを選びましょう。具体例として下記のような機能が挙げられます。

特にほかのシステムとの連携に関しては、オプションとなっている場合も多いため注意しましょう。文書管理システムの比較検討をする前に、社内で必要な機能要件を洗い出しておくとスムーズに進みます。

2. セキュリティレベルは十分か

セキュリティ対策が甘ければ書類の流出や不正アクセスによる情報漏洩といったリスクが高まります。閲覧・管理権限の設定可否やシステムの堅牢さなどを吟味して文書管理システムを選びましょう。

3. ITリテラシーの低い従業員も扱えるか

高機能な文書管理システムを導入しても、全従業員が利用できなければ意味がありません。UI/UXがわかりやすかったり易しいマニュアルがあったり、ITに詳しくない従業員でも扱える文書管理システムを選びましょう。

サービス側の担当者が講習を行ってくれる場合もありますが、基本的に全従業員では受けられない点に注意が必要です。

オンプレミス型文書管理システムのメリット・デメリット

オンプレミス型文書管理システムを導入する前に、メリット・デメリットを確認しておきましょう。下記で詳しく解説します。

メリット：カスタマイズ性が高い

オンプレミス型文書管理システムのメリットはカスタマイズ性が高いことです。クラウド型と比較して豊富なオプションが用意されているほか、数百人以上の従業員で利用する場合にも対応できます。

自社に最適化された文書管理システムを構築しやすいため、グッと業務を効率化できるでしょう。

デメリット：導入費用が高い

オンプレミス型文書管理システムのデメリットは導入費用が高いことです。従業員の多い企業でオンプレミス型を導入する場合、初期ライセンス費用で数百万円かかるケースも珍しくありません。加えてサーバー構築のためのハードウェアやエンジニア費用もかかります。

ランニングコストを加味しても、費用面ではクラウド型に軍配が上がるでしょう。

まとめ｜オンプレミス型文書管理システムは機能性が魅力

この記事ではオンプレミス型文書管理システムの特徴やおすすめサービスなどを解説しました。

オンプレミス型文書管理システムは費用がネックになる一方で、機能性やセキュリティレベルの高さは魅力的です。機密性の高い文書や契約書のようにクライアントにも関係する書類を保存・管理する場合は検討したい選択肢でしょう。

自社に最適な文書管理システムを導入したいという方は、システム開発会社に依頼して0から構築する方法もあります。自社の要件に合わせて過不足のないように開発できるため、機能的で使いやすい文書管理システムの導入が可能です。

文書管理システムの開発を依頼できる会社をお探しの方は、ぜひ比較ビズをご利用ください。2分程度の簡単な入力で、実績豊富なシステム開発会社から一括見積もりを取得できます。

監修者のコメント

株式会社GeNEE

代表取締役 日向野卓也

東京工業大学環境・社会理工学院卒業。慶應義塾大学大学院経営管理研究科修了。MBA（経営学修士）取得。国内最大手SIerの株式会社NTTデータで大手法人領域（大手流通企業、大手小売企業）の事業開発、事業企画等の業務に従事。米国スタンフォード大学への研修留学を経て、システム/モバイルアプリ開発会社の株式会社GeNEEを創業。

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多くのクラウド型の文書管理システムでは、グループ設定、詳細なファイル共有／権限設定、外部ユーザへの公開、セキュリティ、マルチデバイスなどの基本機能が標準で搭載されています。紙データの電子化／管理／検索などの基本機能を利用したい場合は、クラウド型システムで大部分の要件が満たされるでしょう。

また、システムによっては多要素認証 (MFA) 機能やアクセスログ管理、IPアドレスによる接続制限などの機能を有するものもあります。このような機能を有効に活用して社内ルールを整備することで、セキュアな運用を実現可能です。

上記以外に、複雑なワークフローと組み合わせで文書管理を行う場合や、電子化された文書を基幹システムのデータと紐づけて管理したい場合は、カスタマイズやスクラッチ開発を検討する必要があります。

クラウド型で提供されるサービスと連携可能な機能を追加実装する方法や、クラウド環境上（またはオンプレミス環境）に文書管理システムを新規構築する方法などが考えられます。自社のシステム環境や実現したい要件によって適するな手法は異なりますので、関係のあるシステム開発会社に相談してみると良いでしょう。

執筆者

比較ビズ編集部では、BtoB向けに様々な業種の発注に役立つ情報を発信。「発注先の選び方を知りたい」「外注する際の費用相場を知りたい」といった疑問を編集部のメンバーが分かりやすく解説しています。